Việc đi lên từ nhân viên tới quản lý chuyên cũng như trở thành một nhà lãnh đạo đã được gọi là khó nhưng để trở thành lãnh đạo hiệu quả lại càng khó hơn. Lãnh đạo hiệu quả vô cùng cần thiết, cần có tổng hòa, đan xen với các kỹ năng lãnh đạo, đúc rút kinh nghiệm thực tế vận hành của doanh nghiệp.

Kỹ năng lãnh đạo là gì?

Trước khi tìm hiểu sâu những kỹ năng cần có của một nhà lãnh đạo hiệu quả, chúng ta cần định nghĩa kỹ năng lãnh đạo là gì. Có thể có các cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng lãnh đạo, tuy nhiên ở góc độ quản trị doanh nghiệp, kỹ năng lãnh đạo là kỹ năng làm chủ. Làm chủ nghĩa là làm chủ công việc, làm chủ bản thân, làm chủ các giải pháp và mục tiêu của tổ chức.

Khi đi vào thực tế vận hành ở doanh nghiệp, các kỹ năng lãnh đạo thể hiện qua cách thức dẫn dắt, điều phối, truyền nguồn cảm hứng để khuyến khích những hoạt động từ đội ngũ để hướng tới mục tiêu, thành công chung. 

Cũng trở nên thật khó để sở hữu nguyên mẫu kỹ năng lãnh đạo cho tất cả công ty, tổ chức. Bởi vì từng công ty, tổ chức có đặc thù riêng, mục tiêu, tầm nhìn và họ cần người lãnh đạo phù hợp với các đặc thù đó. Một nhà lãnh đạo thành công ở công ty này chưa chắc sẽ thành công ở công ty khác.

Tuy nhiên, khi xét về tổng thể, mặc dù lãnh đạo một tổ chức, công ty nào cũng nên quan tâm tới những kỹ năng chung như:

• Tư duy chiến lược
• Lập kế hoạch
• Giao tiếp
• Quản lý con người
• Quản trị sự thay đổi

Các kỹ năng quan trọng mà một nhà lãnh đạo cần có

Năm kỹ năng là những kỹ năng nền tảng để các nhà quản lý vươn tầm trở thành nhà lãnh đạo hiệu quả dành cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Kỹ năng tư duy chiến lược

Kỹ năng tư duy chiến lược là một trong các điều phân biệt giữa những nhà lãnh đạo hiệu quả so với các phần còn lại. Tư duy chiến lược lãnh đạo là cách xác định rõ được tầm nhìn, mục tiêu tổ chức để hướng tới và kết quả chính cần đạt để hướng tới mục tiêu đó.

Lãnh đạo có các kỹ năng tư duy chiến lược cần xác định và truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh tới thành viên trong tổ chức.

Kỹ năng tư duy chiến lược

Xác định tầm nhìn

Lãnh đạo hiệu quả nhìn nhận được sự vận động, phát triển của một tổ chức như một bức tranh toàn cảnh thay vì phải phân tâm bởi những vấn đề phụ và tiểu tiết. Những quyết định từ nhà quản lý có kỹ năng tư duy chiến lược phải xoay quanh trục định vị: quyết định này giúp tổ chức tiến gần tới mục tiêu đề ra hay chưa?

Xác định tầm nhìn không đơn giản như đề xuất ý tưởng cho một tổ chức. Tầm nhìn được xây dựng thông qua một quá trình thu thập dữ liệu, thông tin xuất phát từ nhiều hướng như nội bộ, khách hàng, thị trường… Tầm nhìn tốt cho các tổ chức cũng như đích đến hấp dẫn, thử thách mà từng thành viên trong tổ chức hào hứng muốn đạt được.

Truyền đạt tầm nhìn

Bên cạnh việc thiết lập tầm nhìn thực sự có thử thách, tạo động lực dành cho sự phát triển từ tổ chức thì người lãnh đạo có khả năng truyền đạt, lan tỏa tầm nhìn đến thành viên ở trong tổ chức của mình.

Tầm nhìn chiến lược có hấp dẫn tới đâu nhưng chưa “thẩm thấu” vào suy nghĩ, hành động từng nhân viên thì tầm nhìn đó vẫn chỉ nằm ở giấy tờ. Bạn nên tham khảo một số tầm nhìn được xây dựng từ chính tư duy chiến lược vượt trội để hỗ trợ doanh nghiệp phát triển nhanh chóng:

• Google: Sắp xếp nguồn thông tin của thế giới, giúp làm cho thông tin này thêm hữu dụng và dễ dàng truy cập trên toàn cầu
• SpaceX: “Bình dân hóa” việc thám hiểm không gian, biến việc du hành vũ trụ phổ biến như đi máy bay
• Facebook: Sử dụng mạng xã hội để kết nối với bạn bè, gia đình cũng như bày tỏ những điều quan trọng với bản thân

Một số mô hình phân tích, xây dựng tư duy chiến lược

Để có thể xác định rõ chiến lược, tầm nhìn cho các tổ chức hoặc để rèn luyện các kỹ năng tư duy chiến lược, nhà lãnh đạo tham khảo các mô hình, phương pháp phân tích sau đây:

• Phân tích SWOT: SWOT – mô hình phân tích dự án hoặc một tổ chức dựa vào 5 yếu tố điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats).
• Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh từ Michael Porter:  Đó là mô hình để xác định, phân tích được 5 lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng tới tổ chức. 5 lực lượng gồm đối thủ trong ngành; tiềm năng doanh nghiệp mới tham gia vào ngành; sức mạnh nhà cung cấp; sức mạnh khách hàng; nguy cơ, đe doạ từ các sản phẩm thay thế.
• Ma trận hình ảnh canh tranh CPM: CPM có viết tắt là Competitive Profile Matrix – đây là mô hình xác định đối thủ cạnh tranh của công ty, các điểm mạnh và điểm yếu từ chính công ty trong tương quan so với vị thế chiến lược của các công ty cạnh tranh.

Đặc biệt, để có thể xác định tầm nhìn mục tiêu với tư duy chiến lược hiệu quả, bạn cần tham khảo phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs – phương pháp quản trị bằng mục tiêu là Objective, các kết quả chính gồm Key Results. 

Kỹ năng lập kế hoạch

Nếu hình thành tư duy chiến lược thì việc xác định mục tiêu thì lập kế hoạch lập kế hoạch hướng đến con đường đi tới đích.

Kế hoạch lập kế hoạch là khả năng thực tế để dễ dàng xử lý được khối lượng công việc, hoàn thành được nhiệm vụ, cộng tác với thành viên trong đội ngũ. Các ví dụ khác như khả khả năng lập kế hoạch bao gồm việc lập tư duy phản biện, chi tiết và giao tiếp với đội ngũ. Việc nhà quản lý nên học cách cải thiện khả năng lập kế hoạch để nâng cao hiệu quả công việc hướng tới mục tiêu chung.

Để lập kế hoạch hiệu quả, nhà quản lý tham khảo nguyên tắc lập kế hoạch SMARTER:

• Specific (cụ thể): Kế hoạch hành động đưa ra phải cụ thể, tránh sự mơ hồ, khó hiểu để tạo lực cản đến hành động của team
• Measurable (đo lường): Kế hoạch nên gắn mục tiêu đo lường cụ thể, định lượng một cách rõ ràng
• Achievable (khả thi): Tầm nhìn hướng tới mặt trăng nhưng kế hoạch hành động đảm bảo việc khả thi với nguồn lực hiện có của tổ chức. Kế hoạch bất khả thi làm team chán nản, sợ hãi
• Relevant (liên quan): Kế hoạch hành động có liên quan, hướng tới mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn ngắn, trung và dài hạn
• Time bound (giới hạn thời gian): Giới hạn thời gian là một cách hiệu quả để giúp bản kế hoạch tạo ra áp lực lên team. Đội ngũ phải khẩn trương hành động mới hoàn thành thời hạn cần đề ra (deadline)
• Evaluate (đánh giá): Sau khi đưa kế hoạch vào thực thi, vận hành, bạn nên tiến hành đánh giá kế hoạch thực tế. Thực tế là việc kiểm chứng cho bản kế hoạch hành động
• Re-Adjust (điều chỉnh lại): Khi đánh giá kế hoạch, nếu phát sinh điểm vênh giữa kế hoạch và thực tế, nhà quản lý tiến hành điều chỉnh sao cho kế hoạch phù hợp.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng giao tiếp

Nhà lãnh đạo giỏi nên có kỹ năng giao tiếp, tạo sự cởi mở với các thành viên trong team. Họ giải thích ngắn gọn mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức thông qua việc sử dụng kênh giao tiếp khác nhau, như trao đổi trực tiếp, email, video trò chuyện…

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mà mọi chúng ta đều nên có. Tuy nhiên, ở cấp độ lãnh đạo, kỹ năng này cần rèn luyện chuyên sâu và thậm chí xử lý thành phản xạ.

Người có kỹ năng giao tiếp tốt chưa chắc đã có thể lãnh đạo nhưng khi đã là lãnh đạo, bạn cần có giao tiếp tốt. Một số kỹ năng giao tiếp người lãnh đạo cần có như:

• Lắng nghe chủ động
• Đặt câu hỏi mở, khuyến khích sự chia sẻ của nhân viên
• Thẳng thắn, tránh các ẩn ý
• Không nhận xét theo kiểu bánh mì kẹp (tích cực – tiêu cực – tích cực). Điều đó làm nhân viên khó hiểu khi giao tiếp mà khiến họ hoang mang

Kỹ năng quản lý con người

Con người là yếu tố khó có thể quản lý. Bởi lẽ, từng người không đơn thuần chỉ là cỗ máy cơ học mà còn chứa nhiều hỉ nộ ái ố với các mục tiêu, cảm xúc, động lực, niềm tin riêng. Quản lý con người – tài sản quan trọng của doanh nghiệp là kỹ năng quan trọng. 

Về các kỹ năng quản lý con người, từng nhà lãnh đạo nên lưu tâm một số điều sau:

• Hướng tới mục tiêu chung: Từng cảm xúc, niềm tin, động lực làm việc khác nhau. Tuy nhiên, ở góc độ quản lý, bạn nên hướng nhân viên tập trung vào các mục tiêu chung. Như vậy, xóa đi ranh giới của cái tôi để hướng tới tập thể giúp tem cộng hưởng để nỗ lực và đạt mục tiêu chung
• Quản lý con người như một tài sản quý báu: Nhà quản lý khi quản lý con người nên xem nguồn lực của tổ chức chứ không phải là khoản chi phí tổ chức chi trả hàng tháng. Nếu chỉ nhân sự như chi phí thì khó phát triển đội ngũ. Bạn nên nhìn nhận nhân lực chất lượng cao, giúp thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp là tài sản quý báu, là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững
• Ủy quyền, trao quyền hiệu quả: Nhà quản lý vi mô chỉ bận rộn cả ngày để có thể giải quyết vấn đề thay nhân viên. Bạn nên tìm cách để ủy quyền, trao quyền, học cách tin tưởng đội ngũ nhân viên. Quản lý không phải chuyên môn cụ thể hơn nhân viên và khi tiến hành giao việc đúng người thì hiệu quả cải thiện
• Truyền cảm hứng thay vì dùng uy quyền: Quản lý từ trên xuống theo dạng thác đổ là cách để quản lý thực hiện với việc nhân viên được yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ giống nhau, lặp lại. Nhân viên thực hiện theo quản lý từ sếp.

Kỹ năng quản lý con người

Kỹ năng quản trị sự thay đổi

Seth Godin – một nhà diễn thuyết nổi tiếng Mỹ phân biệt giữa leader – lãnh đạo và manager – quản lý để kể về câu chuyện người thầy dạy học sinh.

Một người thầy giáo dạy viết văn phân về khu nhà nghèo bang Florida. Bọn trẻ gồm 10 – 12 tuổi, da màu và nghèo. Nó ghét học, ghét sách giáo khoa với nội dung không liên quan gì tới chúng, lại có hướng phân biệt chủng tộc.

Người thầy thu hết sách lại, mua những máy ảnh đen trắng rẻ tiền, phát cho bọn trẻ và bảo về chụp cuộc sống hàng ngày của chúng. Rồi người thầy dạy chúng tráng phim, in ảnh. Rồi bảo: các em hãy viết về câu chuyện trong các bức ảnh này. Chúng trả lời: nhưng bọn em không biết viết. Và thế là chúng bắt đầu học. Bọn trẻ học với lòng khao khát chứ không phải bị bắt buộc, học cho chính mình chứ không phải chỉ để lấy điểm.

Seth Godin cho rằng: Khi thế giới thay đổi, việc quản lý luôn thất bại bởi vì chúng ta không hiểu làm thế nào để tiến lên. Ông xem leader là người làm chủ hoạt động của mình, sẵn sàng làm những việc không nằm trong agenda, trong kế hoạch đã đề ra còn manager là nô lệ của agenda.

Khả năng lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong thời điểm thay đổi. Bởi khi thay đổi bất ngờ, tổ chức của bạn phải đối diện với các vấn đề phát sinh ở ngoài kế hoạch. Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng quản trị sự thay đổi để kiểm soát thay đổi để làm chủ tình huống, tiếp tục dẫn dắt đội ngũ vì mục tiêu đã có sẵn.

Để quản trị sự thay đổi, nhà lãnh đạo nên tham khảo quy trình dưới đây:

• Nhận diện, hiểu rõ sự thay đổi và những ảnh hưởng của nó
• Thực hiện những điều chỉnh để thích ứng với thay đổi
• Vượt qua sự thay đổi để tiếp tục cùng team hướng tới mục tiêu

Bạn nên hình dung sự thay đổi cũng tương tự như việc team gặp trở ngại, ngọn núi tới mục tiêu thay đổi. Bạn nên dọn dẹp trở ngại đó và tìm cách đi đường khác để hướng tới mục tiêu chung.