3. Lỏng lẻo trong quản lý công nợ dẫn đến rủi ro mất vốn

Người ta nói “khổ nhất là đòi nợ mà như ăn xin”. Các khoản phải thu khách hàng luôn chứa đựng nhiều rủi ro do khách hàng có thể mất khả năng trả nợ bất cứ lúc nào, khách hàng có thể chây ỳ, trì hoãn việc thanh toán, hoặc vì một nguyên nhân nào đó khách hàng không thanh toán đúng tiến độ gây ảnh hưởng đến hoạch định dòng tiền của bạn.

Đơn cử trường hợp anh học viên của tôi, bán hàng cho gần trăm đại lý, hộ cá thể các tỉnh, chưa ký hợp đồng vẫn giao hàng, tiết kiệm gửi hàng xe khách, khách nhận hàng cũng không ký, đối chiếu định kỳ lại càng không, mọi giao dịch chỉ nhắn zalo, gọi điện, trao nhau mảnh giấy nhỏ. Kết quả là công ty này đã từng vài lần mất nợ tổng gần 2 tỷ chỉ vì tin tưởng, bán cho khách hàng được người quen giới thiệu, nợ không cần hồ sơ. Biết bị quịt nợ, đến kho thu thì hàng đã bốc hơi. Lúc này không có hồ sơ gì để kiện, mất nợ, mất thuế GTGT, TNDN và chi phí lãi vay để bù đắp phần vốn thiếu hụt. Đây gọi là lãi giả, lỗ thật! Bài học nhớ đời mà anh ý nói không bao giờ quên.

=> Lời khuyên: Trước khi chấp nhận cho nợ, bạn cần tìm hiểu con nợ qua ngân hàng, qua đối tác, thường xuyên thăm hỏi khách hàng, đọc báo cáo tài chính (nếu có). Và đừng quên xây dựng chính sách tín dụng, chuẩn chỉ hồ sơ thanh toán ngay từ khi cho nợ đặc biệt là biên bản nghiệm thu, đối chiếu, định kỳ theo dõi và báo cáo công nợ, gắn chỉ tiêu KPI công nợ cho đội ngũ Sales.

Ngược lại, với những nhà cung cấp, không trả nợ đúng hạn họ dừng giao hàng! Vì vậy, hãy lập kế hoạch thanh toán từng tháng để đảm bảo đủ tiền. Nếu khó cân đối thì 1 là cắt giảm chi tiêu, 2 là trì hoãn chi tiêu. Hết 2 chuyện đó vẫn không đủ, bạn nên nghĩ đến kế hoạch xin gia hạn nợ bằng văn bản, lên kịch bản thương lượng và bố trí người đi khất. Và khi khất nợ, hãy thể hiện thiện chí trả nợ trước một ít, thế mới là giữ uy tín.

4. Nộp thuế oan và nguy cơ mất nợ (sinh ra từ sai lầm thứ 3)

Khi bạn bán hàng, cơ quan thuế không quan tâm bạn bán nợ hay thu ngay, cứ nổi doanh thu là đến cuối kỳ phải tính thuế. Doanh thu bao gồm nợ phải thu đã phải nộp thuế. Nếu mất nợ thì sao? Mình không những mất tiền vốn làm hàng, mình mất tiền thuế phải nộp. Giải pháp là gì?

Thứ nhất: Phân tích tuổi nợ

Nếu công ty có số nợ phải thu bình quân là 5 tỷ thì việc đánh giá tốt hay xấu cần xem xét tuổi nợ: trong 5 tỷ đó bao nhiêu % nợ 10 ngày, bao nhiêu % nợ trên 60 ngày, … so sánh tỷ lệ nợ phải thu trên doanh thu giữa các kỳ để kịp thời ra quyết định.

Thứ hai: Trích lập dự phòng.

Để tránh nguy cơ, trích dự phòng nợ phải thu khó đòi, chỉ cần đạt 6 tháng là có quyền trích 30% nợ vào chi phí. Trên 1 năm trích 50%. 1-2 năm 70%, từ 3 năm trích 100%. Nếu tỉ lệ dự phòng 10%/ nợ phải thu chứng tỏ bạn bán cho 10 khách hàng thì bình quân có 1 khách nợ xấu. Nếu hồ sơ đầy đủ, thiệt hại này được tính vào chi phí để giảm thuế phải nộp, hoặc tăng chuyển lỗ 5 năm liên tiếp.

Muốn không làm việc 4 thì đừng sai lầm việc 3, bạn phải chứng minh thời điểm nợ, biên bản xác minh giao hàng, nghiệm thu công trình dự án, nó là bằng chứng chứng minh nguồn gốc nợ. Hơn nữa, 3 tháng 1 lần phải ký giấy xác nhận nợ. Việc không ký giấy gia hạn nợ để tái lập quyền đòi nợ, thì coi như không có bằng chứng để ghi nhận và tính tuổi nợ, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận.

Lời khuyên: Ngay bây giờ, nếu bạn đã tổ chức công tác kế toán thì xin chúc mừng. Nếu chưa, hãy tổ chức công tác kế toán, tập trung kế toán quản trị, tập trung công nợ và dòng tiền và xác lập mục tiêu trong trung hạn, 1 – 3 năm nữa hướng đến mục tiêu lành mạnh hóa. Chừng nào chúng ta chưa minh bạch tài chính nghĩa là năng lực tài chính của ta rất tệ, và doanh nghiệp vì thể cứ ngày càng còi cọc. Hãy dành 80% cho câu chuyện chiến lược, đùng dành cho việc chạy nợ.