01/03/2023 Bạn biết có những doanh nhân thành đạt, tài năng và có mối quan hệ rộng. Họ có nhà hộp, siêu xe và trang sức đắt tiền. Họ có những thứ mà có lẽ cả đời bạn làm thuê chăm chỉ cũng không thể có. Đằng sau những thứ hào nhoáng ấy, họ luôn cảm thấy cô đơn, họ không có gia đình hạnh phúc. Khi nhìn thấy bạn, họ lại ước có được những thứ bạn đang có: đó là cuộc sống giản dị, có người vợ/người chồng luôn yêu thương chăm sóc gia đình, có những đứa con xinh đẹp, ngoan ngoãn,… Bạn cho rằng hạnh phúc của mỗi chúng ta là không trọn vẹn, cuộc sống của chúng ta là không cân bằng?
Vậy làm thế nào để chúng ta có được hạnh phúc, cuộc sống của chúng ta được cân bằng? Muốn có được điều đó, chúng ta phải xử lý tốt các vấn đề về tài chính, mối quan hệ trong gia đình, ngoài xã hội, công ty của mình, các vấn đề về phát triển cá nhân. Đó chính là BSC – Thẻ cân bằng điểm cá nhân.
Quay trở lại với mô hình tổ chức, để quản trị tốt tổ chức, chúng ta có BSC (Balanced Score Card), được dịch là thẻ điểm và được cân bằng. BSC giúp tổ chức xác định được rõ sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu, kế hoạch và chuyển chúng thành hành động cụ thể. Có 4 khía cạnh chính trong BSC mà chúng ta bắt buộc phải nắm rõ khi sử dụng BSC tương ứng 4 thẻ điểm: Khách hàng; Quy trình nội bộ; Học hỏi phát triển; Tài chính.
BSC và KPI – Công cụ hiện thực hóa giấc mơ Doanh nhân
KHÁCH HÀNG
Triết lý quản lý gần đây đã cho thấy sự gia tăng trong nhận thức về tầm quan trọng của việc tập trung vào khách hàng và sự thỏa mãn của khách hàng ở bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. Đây là những chỉ số dẫn đầu: Lý do là bởi vì nếu như khách hàng không cảm thấy thỏa mãn, họ sẽ tìm đến các nhà cung cấp thay thế khác đáp ứng được nhu cần của họ. Hoạt động không hiệu quả trong khía cạnh này sẽ là điềm báo trước cho sự suy giảm trong tương lai, mặc dù bây giờ bức tranh tài chính có vẻ sáng sủa.
Trong việc phát triển các thước đo đánh giá sự thỏa mãn, khách hàng sẽ được phân tích dựa trên loại khách hàng và loại quy trình mà doanh nghiệp sử dụng để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ cho nhóm khách hàng đó.
Xem thêm: OKR – Công cụ tối ưu trong quản trị hiệu suất vượt trội
QUY TRÌNH NỘI BỘ
Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các rào cản về công nghệ, địa lý đang bị thu hẹp dần thì đây chính là sự khác biệt giúp tổ chức tồn tại và đứng vững. Chúng ta xây dựng quy trình nhưng làm thế nào không cản trở kinh doanh, đáp ứng nhanh, kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng, tạo ra các sản phẩm có giá trị gia tăng, xây dựng môi trường và điều kiện làm việc cho nhân viên, quản lý và điều hành sản xuất, dịch vụ khách hàng hiệu quả. Nhiều tổ chức xây dựng quy trình nhưng chính quy trình đó lại trói chân tổ chức, chẳng khác gì tổ chức bạn đang khoác trên mình một chiếc áo chật hẹp.
Một số tổ chức xây dựng quy trình thanh quyết toán quá chặt và cứng nhắc, các bộ phận khác không được ứng tiền để gọi hàng phục vụ kịp thời nhu cầu của khách, nhân viên luôn trong tình trạng ứng tiền ra để chi trả cho hoạt động của tổ chức, thậm chí không thu hồi được nếu lãnh đạo không phê duyệt, vì thế mà dần dần tâm lý nhân viên chán nản, khả năng phục vụ khách hàng kém dần… Bên cạnh quy trình thanh toán thì quy trình dịch vụ khách hàng cũng chính là chìa khóa giúp tổ chức cải thiện mối quan hệ sâu sắc, gắn bó với khách hàng, dù sản phẩm bạn có tốt đến đâu chăng nữa, nhưng không có một quy trình dịch vụ chăm sóc tốt cho khách hàng, thì sẽ chẳng bao giờ khách hàng nhớ đến ta,…
HỌC HỎI PHÁT TRIỂN
Một minh chứng mà ta có thể nhìn thấy rất rõ là Nokia “gã khổng lồ công nghệ một thời”, về mặt kỹ thuật Nokia không làm gì sai, nhưng chính vì họ không thay đổi và học hỏi những điều mới nên cuối cùng dẫn đến sự sụp đổ của chính họ. Bài học không ngừng hoàn thiện và sáng tạo ra cái mới chính là những lý tưởng được nuôi dưỡng bởi các Tập đoàn lớn như Google. Tập đoàn này cung cấp thêm “20% thời gian” cho nhân viên để họ có một ngày mỗi tuần làm việc trên các dự án họ đam mê. Chính điều này đã mang lại những công nghệ sáng tạo ra đầy sức lôi cuốn như Gmail và Adsense.
BSC – Học hỏi và phát triển giúp nâng cao năng lực quản trị
TÀI CHÍNH.
“Number don’t lie” những con số không biết nói dối, những con số biểu thị cho sự thịnh vượng hay nghèo đói nhưng nó cũng có thể cho chúng ta thấy tín hiệu bất thường của tổ chức. Đây là yếu tố then chốt để các cổ đông đưa ra quyết định đầu tư hay không?. Tiền là vua, có tiền tức có quyền, do đó nếu bạn không được trang bị đầy đủ kiến thức quản trị kinh doanh sẽ dẫn đến kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, quản trị tài chính áng chừng, không hoạch định và giữ kỷ luật tài chính vì thế mà dòng tiền suy yếu, tổ chức ngày càng teo tóp dần.
Thực tế cho thấy, đại đa số các tổ chức hiện nay chỉ tập trung vào setup hệ thống bán hàng trước. Điều đó là đương nhiên vì đó là hàng công, chúng ta luôn mong muốn tìm cách để giành giật thị trường và có được khách hàng. Chuyện đó là rất quan trọng vì đó là dấu hiệu để tổ chức có thể tồn tại hoặc xác định được định hướng kinh doanh hay không?
Đừng bỏ lỡ:
Ma trận RACI – Công cụ hữu ích giúp phân chia công việc trong Doanh nghiệp
Tuy nhiên, toàn bộ các phần còn lại về hành chính, nhân sự, tài chính thì chúng ta lại thường bỏ ngỏ, đặc biệt là khâu tài chính. Nhưng nếu chỉ nhắm vào tài chính thôi, mà không tính đến quy trình, khách hàng, học hỏi và xu hướng thì bạn chỉ được gọi là con buôn. Để khắc phục nguy cơ rủi ro, để tổ chức làm việc có lề lối, người ta sinh ra quy trình và kiểm soát nội bộ. Tài chính và quy trình tốt nhưng tổ chức không có năng lực tiến lên, đội ngũ nhân sự rệu rã, nhân sự bỏ đi hết. Khi đó, bạn phải có 1 thứ để tổ chức tiến lên, kháng cự rủi ro trong tương lai, đó là xu hướng và học hỏi, đừng để tổ chức của bạn trở thành Nokia thứ 2.
Tóm lại, muốn tổ chức bền vững phải đảm bảo đủ 4 chân trụ: khách hàng, tài chính, học hỏi và xu hướng, quy trình nội bộ. Mỗi trong số 4 chân trụ này phải vững, nếu để mất đi 1 chân trụ thì tổ chức khó mà tồn tại và phát triển, chẳng khác gì bạn đang đi trên 1 chiếc ô tô thiếu bánh. BSC cho phép chúng ta đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức dưới nhiều góc độ.
Đánh giá tổ chức phải nhìn nhận cả 4 góc độ cũng giống như người hạnh phúc phải nhìn toàn cục.Chính vì vậy, các tổ chức thường sử dụng BSC là hệ thống xây dựng kế hoạch, quản trị chiến lược, giám sát và đánh giá từ cấp chiến lược, chiến thuật nhằm đạt mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh. Nó giống như tấm bản đồ, kim chỉ nam giúp tổ chức đi đến đích nhanh nhất và thành công hay thất bại phụ thuộc vào tài năng, sự linh hoạt, nhạy bén và quyết tâm của nhà quản lý.
BSC giúp nhà lãnh đạo cụ thể hoá chiến lược, còn KPIs đóng vai trò gì? Tại sao nói BSC và KPIs là đôi bạn đồng hành giúp hiện thực hóa ước mơ của nhà lãnh đạo. Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu ở phần tiếp theo nhé.
Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.
