Ở bài viết trước, Học Viện Quản Trị BOS đã điểm qua Cắt giảm chi phí – Yếu tố quyết định hiệu quả kinh doanh (Phần 01) . Quản trị chi phí là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp, bởi lợi nhuận nhiều hay ít chịu ảnh hưởng bởi các khoản mục chi phí. Cạnh tranh bằng chi phí thấp không có nghĩa là cắt giảm chi phí. Nội hàm của giảm phí là giảm chi phí tính trên 1 đơn vị sản phẩm bán ra giảm, chứ không có nghĩa là cắt bỏ hay giảm về mặt giá trị. Trong giai đoạn khủng hoảng, thậm chí ngay cả thời kỳ hoàng kim thì cũng đòi hỏi ý thức tiết kiệm chi phí, liên tục tiến hành các chương trình giảm phí. Hãy cùng BOS tiếp tục tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này qua phần 2 của bài viết. 

Cắt giảm chi phí – Yếu tố quyết định hiệu quả kinh doanh

Làm sao để quản trị chi phí hiệu quả?

1. Hãy rà soát lại các khoản chi phí hoạt động để xem xét cắt giảm

​8 loại lãng phí cần được loại bỏ đầu tiên trước khi tiến hành chương trình giảm phí. Các khoản mục chi phí lớn nên được rà soát khi tiến hành chương trình giảm phí:

Hãy rà soát lại các khoản chi phí hoạt động để xem xét cắt giảm

Chi phí thuê mặt bằng

​Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ. Hãy xem xét việc đàm phán lại với chủ nhà về việc giảm giá hoặc giãn thời gian thanh toán trong thời kỳ khó khăn. Nếu giá thuê mặt  bằng cao hãy hỏi lại liệu văn phòng của bạn có thực sự cần mặt bằng như thế? Có cần diện tích lớn? Có cần nằm ở trung tâm? Có nên chuyển sang nơi khác có chi phí hợp lý hơn (cân nhắc các phương án kỹ trước khi quyết định). Một phần diện tích không sử dụng hết có thể tính phương án cho thuê lại.

​Để tối ưu sản xuất: doanh nghiệp nên thường xuyên đổi mới công nghệ sản xuất, kể cả thay đổi phương pháp sản xuất để giảm phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn đề ra. Cùng với đó là cải tiến quy trình sản xuất theo hướng loại bỏ tối đa thao tác dư thừa gây tốn nhân sự, nguyên liệu, tăng năng suất lao động và tăng chất lượng sản phẩm.

Chi phí mua hàng

Theo nguyên lý 80/20: 80 % nguyên liệu đầu vào đến từ 20% nhà cung cấp chủ chốt. Vì vậy, bạn hãy lọc những nhà cung cấp chủ chốt, đưa ra kịch bản đàm phán để đưa ra điều khoản có lợi về giá, chiết khấu, thời hạn nợ, giao hàng đúng và trước hẹn, thương lượng giảm giá trong thời kỳ khủng hoảng, giãn thời gian thanh toán, chia nhỏ nhiều lần thanh toán… để cân dòng tiền hoặc cầm cự qua giai đoạn khó khăn. Trong lúc khó khăn này, bạn sẽ nhận đâu là đối tác tin cậy và đâu là đối tác ngắn hạn.

Thêm vào đó, chúng ta có thể cải tiến quy trình bằng cách giảm thời gian từ lúc đặt hàng đến khi hàng về để giảm chi phí lưu kho (tăng tốc độ quay vòng hàng tồn kho – vốn lưu động). Bởi ôm hàng là ôm rủi ro cháy nổ, kém phẩm chất, hết hạn sử dụng…

Và đặc biệt quan trọng là bạn phải xây dựng hệ thống quản trị chuỗi cung ứng đảm bảo thông suốt giữa các công đoạn từ khâu tiếp nhận đơn hàng – xác định tiêu chuẩn nguyên liệu – lựa chọn NCC – lưu kho – xuất kho. Kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống phần mềm quản trị, phần mềm bán hàng. Khi càng ít bên tham gia vào chuỗi cung ứng thì chi phí càng rẻ, hàng đặt chuyển đến khách luôn không nhập kho sẽ tiết kiệm chi phí cho khách hàng và cho chính mình.

Đừng bỏ lỡ:

• 16 bí quyết tăng doanh số “SIÊU THẦN TỐC” trong kinh doanh online
• Các ví dụ về kế toán sản xuất tính giá thành trong các loại hình doanh nghiệp (Phần 2)

Chi phí nhân sự

Nếu doanh nghiệp của bạn có tỷ trọng chi phí tiền lương lớn thì đó luôn là yếu tố đầu tiên được xem xét trong các chương trình giảm phí. Tuy nhiên, nếu làm không khéo sẽ rất dễ đẩy DN rơi vào tình trạng nhân sự tâm lý chán nản, năng suất lao động sụt giảm. Đây nên là việc làm cuối cùng bạn nên nghĩ đến, thay vào đó hãy nghĩ cách để nhân sự đồng hành cùng bạn vượt qua khó khăn: cho nghỉ luân phiên, giảm lương. Nếu bất đắc dĩ phải cắt giảm chi phí nhân sự thì nên làm như sau:

• Xem xét lại định biên nhân sự của từng phòng ban, từ đó đưa ra chính sách cắt giảm phù hợp, không gây xung đột với nhân sự ra đi – khích lệ tinh thần người ở lại.
• Đầu tư công nghệ, công cụ hỗ trợ và đào tạo nâng cấp hệ thống để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ (tăng doanh thu bình quân đầu người, lợi nhuận bình quân đầu người)
• Chiến lược sử dụng nhân sự nên hướng tới đa nhiệm ở mức cơ bản, đừng để chuyên nghiệp hoá quá mức. 

Chi phí quản lý

• Thiết kế cơ cấu tổ chức tinh gọn, giảm xung đột giữa các quy trình phối hợp. Nhờ hệ thống quản trị vận hành tinh gọn, trơn tru, bạn sẽ giảm được chi phí.
• Cải thiện quy trình, sắp xếp lại công việc của nhân viên giúp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát tốt.
• Chi phí văn phòng phẩm: lãng phí xuất phát từ ý thức con người, nên xây dựng ý thức tiết kiệm thông qua cơ chế khoán, phạt khi gây lãng phí hoặc sử dụng hệ thống thông tin lưu trữ trên máy thay vì in quá nhiều giấy, chỉ in ấn khi thật cần thiết. Đây là khoản mục chi phí tưởng vụn vặt nhưng thực tế có thể là khoản chi phí khá lớn.
• Thực hiện quy tắc 5S: luôn đặt ra và trả lời các câu hỏi DN của mình đã giảm phí tốt nhất chưa? Đã sắp xếp công việc tốt nhất chưa? Tạo thêm lợi ích cho khách từng ngày, từng tuần chưa?

Xem thêm: Mô hình tài chính – Công cụ hỗ trợ ra quyết định của CEO (Phần 1 – Dự báo kết quả kinh doanh)

Chi phí marketing

Marketing dốt – đốt tiền công ty. Đừng bao giờ bước vào kinh doanh mà cứ “chung chung” theo kiểu “nhu cầu bây giờ nhiều mà, cứ mở ra là sẽ có khách”. Đó là sai lầm tai hại. Doanh nghiệp của bạn nên xác định cho mình một tập phân khúc khách hàng cụ thể, đừng nên dàn trải. Đây là kim chỉ nam để định hình giải pháp giá trị, triển khai chiến dịch marketing hiệu quả. Sau khi nhận diện chân dung khách hàng mục tiêu, bạn sẽ lựa chọn chỉ quảng cáo trên những kênh được đo lường là hiệu quả, đồng thời chăm sóc và nâng cao chất lượng sản phẩm, gia tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Lập Chương trình giảm phí

• Bước 1: Liệt kê các khoản mục phí phát sinh tại DN từng bộ phận/ dự án/ cửa hàng (trung tâm chi phí)
• Bước 2: Thống kê số liệu chi phí theo khoản mục trong quá khứ
• Bước 3: Tìm ra nguyên nhân và biện pháp cắt giảm bằng chương trình giảm phí. Tối thiểu 1 năm Doanh nghiệp nên đưa ra tối thiểu 2 lần giảm phí, giao phụ trách kế toán theo dõi, kiểm soát. Mỗi chương trình giảm phí phải thực hiện quyết liệt và có thưởng sau mỗi chương trình. Khi thực hiện thành công thì thưởng ai? Phân bổ kết quả sau khi giảm phí thế nào?
• Bước 4: Thường xuyên tiến hành kiểm tra, rà soát, nghiên cứu chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí để phù hợp với chi phí thực tế hiện tại và các chiến lược kinh doanh. Bởi các định mức phí, các tỷ suất có thể thay đổi theo từng thời kỳ, bởi trong sản xuất kinh doanh: số ca lỗi trong thời gian đầu bao giờ cũng nhiều, càng làm quen thì hao phí càng giảm. Đó chính là quy luật “đường cong kinh nghiệm” bạn cần nắm rõ trong quá trình vận hành.

2. Nâng cấp hệ thống quản trị vận hành

Nâng cấp hệ thống quản trị vận hành

Xây dựng cơ chế vận hành thông qua hệ thống kế hoạch bán, mua, sản xuất, nhân sự, tài chính, dòng tiền​

Muốn đưa kế hoạch báo cáo vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hãy làm ngay các việc sau:

• Thể chế hoá công tác kế hoạch bằng văn bản
• Truyền thông tập huấn: thuyết phục nhân sự tham gia để cùng góc nhìn, cùng phương pháp
• Đưa ra tiêu chuẩn cần truyền thông: độ nhạy, biểu mẫu, thời hạn và trách nhiệm giải trình
• Họp kế hoạch hàng 

Hệ thống kế hoạch, báo cáo là một phần của kiểm soát nội bộ, nhất định không được lơ là. Bạn phải biến cuộc họp kế hoạch hàng năm là một cuộc đàm phán sòng phẳng giữa chủ đầu tư, ban giám đốc và các Trưởng bộ phận.​

Kinh doanh không lập kế hoạch là đang lập kế hoạch cho sự thất bại

Đừng bỏ qua: Mô hình kinh doanh – định hướng con đường phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai

Xây dựng hệ thống định mức, hạn mức

Có kế hoạch rồi, cần tuân thủ hệ thống định mức, hạn mức. Xin lưu ý rằng: Không có định mức kế hoạch chỉ làm mò mẫm. Định mức là phần không thể thiếu trong cơ chế kiểm soát và cũng chính là căn cứ đánh giá/ khuyến nghị những điểm chưa tốt, căn cứ giảm phí, hạ giá thành và thể hiện vai trò tham mưu của Kế toán trưởng | CFO.

Có định mức chưa đủ, phải có hạn mức: hạn mức hàng tồn kho, tiền mặt, vay ngân hàng, hạn mức giá trị ký chứng từ của những người có trách nhiệm, thời gian đi công tác…

• Nếu bạn quản lý tốt hạn mức Hàng tồn kho thì lượng vốn phải lo sẽ ít hơn, ngược lại quản không tốt thì chu trình lưu kho dài hơn, lượng hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất nhiều hơn vì thế bạn phải XOAY lượng vốn lưu động nhiều hơn.
• Hạn mức nợ: hãy ứng xử tùy từng khách hàng, đừng ứng xử như nhau với tất cả khách hàng. Khách hàng lớn, có lịch sử tín dụng tốt phải ứng xử khác với khách hàng nhỏ, chậm trả. Bạn nên phân loại khách hàng, và mỗi loại cho nợ đến bao nhiêu? Phân loại khách hàng tốt thì bạn sẽ có chương trình chăm sóc, cho nợ, đòi nợ kiểu khác với khách hàng xấu.
• Hạn mức ký chứng từ: Giám đốc không có ở Doanh nghiệp thì ủy quyền cho PGĐ, KTT ký trong hạn mức đã ban hành và trong két được phép để 1 lượng tiền mặt tối thiểu duy trì hoạt động.

Xây dựng các quy trình tác nghiệp kèm mẫu biểu tại từng nút quy trình

Bạn không nhất thiết lập nhiều quy trình nhưng không thể thiếu: quy trình mua, quy trình bán, sản xuất, nhân sự, thanh toán, bởi những quy trình tác động trực tiếp đến tồn kho, công nợ, dòng tiền và năng suất lao động. Quy trình bán làm tốt thì doanh thu tốt, hạn mức công nợ của khách hàng được đảm bảo. Quy trình mua hàng làm tốt thì kế hoạch mua hàng tốt, thanh toán Nhà cung cấp tốt, tồn kho tối ưu.

Khống chế tỷ suất tối thiểu, tối đa và xác định nguyên nhân biến động

“Con số tuyệt đối không nói nên tất cả”, đó là lý do tại sao tôi chọn tỷ suất, tỷ trọng để phân tích các khoản mục phí thay vì chỉ nhìn vào giá trị tuyệt đối. Qua việc khống chế tỷ suất, bạn có thể phân tích biến động chi phí thực tế so với định mức nhằm đánh giá mức chênh lệch, đồng thời khích lệ nhân viên cắt giảm chi phí bằng cơ chế lương thưởng hấp dẫn. Tuỳ đặc thù DN lựa chọn quản trị chi phí theo chỉ số dưới đây:

• Tỷ trọng khoản mục chi phí / Tổng CP
• Tỷ suất chi phí / Doanh thu
• Tỷ suất lợi nhuận gộp
• Tỷ suất LN kinh doanh
• Tỷ suất lợi nhuận ròng

3. Tăng doanh thu

Tại sao tăng doanh thu lại giảm được chi phí? Bởi chi phí cố định trên một đơn vị sản phẩm càng giảm khi sản lượng tăng, nhờ vậy bạn có thể hạ giá thành sản phẩm và phát triển hệ thống khách hàng thông qua:

Tăng doanh thu qua việc tìm thị trường mới, khách hàng mới, sản phẩm mới, hợp tác bán chéo…

• ​Xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp, cơ cấu mặt hàng hợp lý tăng giá trị cho khách hàng
• Phát triển sản phẩm mới, thị trường mới, khách hàng mới, đối tác mới, hợp tác bán chéo,…
• Xây dựng kế hoạch, chính sách marketing tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu, truyền thông định vị thương hiệu
• Lựa chọn phương thức bán phù hợp (bán trực tiếp, bán qua đại lý, nhà phân phối, kết hợp bán tại cửa hàng và bán online qua Facebook, zalo, website, hợp tác với sàn thương mại điện tử,…), cùng với phương thức thanh toán thuận tiện và đặc biệt là nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán.

Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

Tác giả: Hà Quỳnh – MBA, CPA – Chủ tịch học viện BOS

Xem thêm: Khóa học “Setup & Chuẩn hóa Hệ thống tài chính – kế toán doanh nghiệp” 

Trải nghiệm thực tế: Bật Mí 3 Nhóm Việc Để Chuẩn Hóa Phòng TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Giúp CEO Và Kế Toán Nói Chung Ngôn Ngữ