Một trong những điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2014 là cho phép Doanh nghiệp (DN) có hơn 1 người đại diện theo pháp luật. Vậy nếu công ty có 2 hay nhiều Người đại diện theo pháp luật thì việc thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của Doanh nghiệp sẽ thực hiện như thế nào? Và gặp phải những rủi ro, hạn chế gì? Hãy cùng tôi phân tích vấn đề này ở bài viết dưới đây nhé!

​Trước hết, mời quý bạn đọc cùng tôi theo dõi một tình huống sau:

Công ty TNHH ABC có trụ sở tại Hà Nội gồm có 4 thành viên là Lan, Thuý, Ngọc, Minh. Theo điều lệ Công ty: Lan là Chủ tịch HĐTV – Đại diện theo pháp luật thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chủ tịch HĐQT, Ngọc là Tổng giám đốc Công ty – Đại diện theo pháp luật thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc. Các quyết định của bất cứ người đại diện theo pháp luật nào đều có giá trị thực hiện nhân danh Công ty.

Ngày 10/08/2019, Ngọc đã đại diện cho Công ty kí hợp đồng mua 10 tấn thép của Công ty TNHH XYZ trụ sở tại Vĩnh Phúc có giá trị >= 35% giá trị tài sản được ghi trong BCTC tại ngày 30.07.2019 mà chưa được hội đồng quản trị (HĐQT) thông qua. Ngày 20/08/2019, công ty XYZ đã vận chuyển hàng đến kho của công ty ABC, nhưng nhân viên công ty ABC không nhận nhập kho và không hoàn thiện thủ tục thanh toán cho công ty XYZ, gây thiệt hại cho công ty XYZ về chi phí đặt hàng, tồn kho cũng như lãi vay ngân hàng,…

​Ngày 31/08/2019, công ty XYZ đã gửi đơn kiện lên Toà án nhân dân thành phố Hà nội đề nghị xét xử vụ việc này.

Vấn đề đặt ra là: Một công ty có được nhiều người đại diện theo pháp luật? Hợp đồng được kí kết giữa Ngọc và Công ty TNHH XYZ có hiệu lực pháp luật hay không? Hợp đồng có dấu đỏ do người đại diện theo pháp luật ký có được mặc nhiên thừa nhận? Nếu giao dịch không được thừa nhận thì Ngọc có phải chịu trách nhiệm pháp lý với công ty TNHH XYZ trong trường hợp này?

Một trong những điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2014 là cho phép Doanh nghiệp (DN) có hơn 1 Người đại diện theo pháp luật. Vậy nếu công ty có 2 hay nhiều Người đại diện theo pháp luật thì việc thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của Doanh nghiệp sẽ thực hiện như thế nào? Và gặp phải những rủi ro, hạn chế gì?

1. Trước hết, ta cần hiểu rõ Người đại diện theo pháp luật (NĐDPL) – họ là ai? 

Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho DN thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của DN, đại diện cho DN với tư cách nguyên đơn, bị đơn, có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Toà án, và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”(Theo khoản 1, điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014)​

Do đó, việc quyết định chọn đúng Người đại diện theo pháp luật và phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ của mỗi Người đại diện theo pháp luật có ý nghĩa rất quan trọng với sự phát triển của DN.

2. Số lượng Người đại diện theo pháp luật của DN có bị giới hạn không?

Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều Người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của Người đại diện theo pháp luật của DN.” (Theo quy định tại khoản 2, Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014).

Như vậy, từ 1/7/2015, DN có thể có từ 2 Người đại diện theo pháp luật trở lên và toàn quyền quyết định số lượng Người đại diện theo pháp luật. Điều này giúp DN chủ động, linh hoạt hơn, góp phần tháo gỡ vướng mắc cho DN khi 1 Người đại diện theo pháp luật vắng mặt ở Việt Nam quá 30 ngày nhưng chưa uỷ quyền hoặc uỷ quyền không hợp lệ (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm Người đại diện theo pháp luật) hoặc Người đại diện theo pháp luật hiện tại bất hợp tác (không thực hiện đủ/ thực hiện sai trách nhiệm trong quản lý điều hành), bị tạm giam giữ phục vụ điều tra, tai nạn, hôn mê…

3. Việc sử dụng bao nhiêu Người đại diện theo pháp luật đòi hỏi DN cần xem xét rất kỹ và quyết định ai sẽ là người ký tên trên các giấy tờ ngân hàng, thuế, hợp đồng?

Để biết người đại diện nào là người ký tên trên các giấy tờ ngân hàng, thuế, ký kết hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động,… sẽ căn cứ vào điều lệ công ty để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ DN trước pháp luật (Theo quy định tại khoản 2, Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014).

Mặc dù Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Điều lệ Doanh nghiệp phải quy định chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ cụ thể của từng người đại diện theo pháp luật của DN nhưng thực tế hầu hết các DN chỉ coi điều lệ là thủ tục để hợp thức cho việc thành lập. Các sáng lập viên không hề có sự họp bàn, thảo luận và thống nhất các điều khoản trong điều lệ. Thực tế đáng buồn là trong điều lệ hoặc trong các văn bản thoả thuận khác của DN không công khai chi tiết phân quyền, không lường hết tình huống phát sinh dẫn tới tình trạng DN dù có nhiều  Người đại diện theo pháp luật nhưng lại không thể ký kết được các hợp đồng.

4. Doanh nghiệp tự quyết định số lượng Người đại diện theo pháp luật, lợi bất cập hại?

Đối với Doanh nghiệp:

​Bên cạnh những ưu điểm mang tính chất đột phá của Luật Doanh nghiệp 2014, thì quy định DN được tự quyết định số lượng Người đại diện theo pháp luật cũng mang lại nhiều hạn chế. Hãy cùng tôi phân tích qua hình ảnh dưới đây!

Với các đối tác kinh doanh của Doanh nghiệp:

Mặc dù pháp luật có quy định Người đại diện theo pháp luật phải thông báo cho bên thứ 3 biết phạm vi đại diện của mình nhưng trong trường hợp  Người đại diện theo pháp luật cố tình không thông báo thì luật chưa có chế tài nào để ràng buộc trách nhiệm của DN đối với giao dịch trong trường hợp này. Và nếu Người đại diện theo pháp luật của công ty đã được Đại hội đồng cổ đông ra quyết định bãi nhiễm nhưng cố tình ký hợp đồng nhân danh công ty trong thời gian thay đổi đăng ký kinh doanh thì cũng chưa được Luật Doanh nghiệp 2014 đề cập tới. Cho nên, rất dễ dẫn đến trường hợp giao dịch với người không có thẩm quyền đại diện hoặc người có thẩm quyền đại diện nhưng đã bị thay đổi, chấm dứt, từ đó sẽ dẫn đến những rủi ro do giao dịch vô hiệu mang lại.

​Bên thứ 3 khó xác định được phạm vi quyền và nghĩa vụ của Người đại diện theo pháp luật và khó tiếp cận được điều lệ cũng như các văn bản thoả thuận của DN (nếu có). Các văn bản đó chỉ là văn bản mang tính nội bộ và là nội dung không bắt buộc phải thông báo công khai. Hơn nữa, Điều lệ có thể thay đổi theo thời gian và nội dung dài nên có thể 1 số nội dung thay đổi mà bên thứ 3 không thể kiểm chứng. Thật khó để kiểm tra xem Người đại diện theo pháp luật ​ mà mình đang đàm phán có đầy đủ thẩm quyền để xác lập giao dịch hay không?

5.  Người đại diện theo pháp luật ký kết không đúng thẩm quyền, trách nhiệm thuộc về cá nhân hay DN?

Khi xung đột xảy ra, nếu DN không muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng do việc thực hiện không có lợi cho họ, đã lấy lí do người ký không đúng thẩm quyền để thoái thác trách nhiệm. DN không muốn bồi thường cho đối tác vì cho rằng người ký hợp đồng không nhân danh công ty, còn cá nhân ký hợp đồng hoặc thoái trách nhiệm hoặc không có khả năng tự chịu trách nhiệm nếu thiệt hại quá lớn. Vậy trách nhiệm với đối tác thuộc về cá nhân hay DN?

Tôi xin giải thích rõ hơn về trường hợp 1: Người ký là đại diện theo pháp luật của công ty nhưng không có thẩm quyền ký kết. (Trả lời cho tình huống minh họa ở đầu bài viết)

Hợp đồng vô hiệu toàn bộ khi chưa có quyết định, thông qua của Hội đồng thành viên công ty TNHH, Người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỉ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ (điểm d khoản 2 Điều 56 Luật Doanh nghiệp 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 67, khoản 1 Điều 86  Luật Doanh nghiệp 2014)

Hợp đồng vô hiệu toàn bộ khi chưa có quyết định hoặc thông qua của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty CP, NĐDPLký hợp đồng đầu tư hoặc bán, vay, cho vay tài sản… có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác (điểm d khoản 2 Điều 135, điểm h khoản 2 Điều 149  Luật Doanh nghiệp 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 162  Luật Doanh nghiệp 2014. Quy định này đã trả lời cho tình huống ban đầu được đưa ra là hợp đồng Ngọc ký với công ty TNHH XYZ dẫn đến vô hiệu toàn bộ vì Ngọc không đủ thẩm quyền giao kết.

Theo như quy định tại điều 142 và 143 – Bộ luật dân sự 2015 thì:

• Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm với đối tác nếu đồng ý hoặc biết mà không phản đối:

         i) việc ký kết hợp đồng của người không phải là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, hoặc

         ii) việc ký kết hợp đồng của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp vượt quá phạm vi đại diện;

• Người ký sẽ chịu trách nhiệm với đối tác nếu doanh nghiệp không đồng ý hoặc phản đối việc ký kết của họ.

6. Để hạn chế những rủi ro khi giao kết, thực hiện giao dịch, doanh nghiệp cần chú ý vấn đề gì?

Đối với Doanh nghiệp:

• Thứ nhất: Khi bắt đầu thành lập công ty, các sáng lập viên nên họp bàn, thoả thuận các điều khoản trong điều lệ. Điều lệ DN nên quy định cụ thể, rõ ràng chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của NĐDPL để tránh trường hợp đối tác rủi ro nếu người đại diện ký không đúng thẩm quyền
• Thứ hai: Ngoài điều lệ, DN cũng nên có văn bản quy định rõ ràng, công khai chi tiết phân quyền và nghĩa vụ của từng  Người đại diện theo pháp luật.

Văn bản đó phải phân định rõ trong quy chế do HĐTV/HĐQT phê duyệt: trình tự phê duyệt và kèm quy định bổ nhiệm của HĐQT, từng Người đại diện theo pháp luật được ký những gì? Hợp đồng từ 1 tỷ trở lên thì ai được ký và kèm theo chữ ký nháy của bên liên quan nào?. Để quản lý chặt chẽ các hợp đồng được ký kết thì về phía văn phòng nhất định phải yêu cầu theo dõi nhật ký đóng dấu.

• Thứ 3: DN cần công bố thông tin cho bên thứ 3 biết về việc thay đổi, chấm dứt tư cách Người đại diện theo pháp luật liên quan đến giao dịch tại thời điểm xác lập giao dịch. Với DN có nhiều Người đại diện theo pháp luật thì Người đại diện theo pháp luật còn lại sẽ thực hiện công bố thông tin. Trường hợp doanh nghiệp có một người đại diện theo pháp luật thì cấp phó phụ trách mảng hành chính thực hiện việc công bố thông tin.

​Với các đối tác kinh doanh của Doanh nghiệp:

• Thứ nhất: Trước khi ký kết hợp đồng, DN cần yêu cầu đối tác cung cấp giấy chứng nhận đăng ký DN, văn bản thoả thuận về phạm vi, nội dung đại diện pháp luật, ai là Người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp, người ký hợp đồng là đại diện pháp luật của DN thì phải xem xét đến trường hợp có cần thông qua HĐTV hoặc Đại hội đồng cổ đông hoặc HĐQT không? Nếu người ký không phải là Người đại diện theo pháp luật thì phải có uỷ quyền hợp pháp của người có thẩm quyền, thời hạn, phạm vi và nội dung uỷ quyền để xác định thẩm quyền của người ký.
• Thứ hai: Trường hợp đã ký kết hợp đồng với người không có thẩm quyền, muốn DN đó phải chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại thì phải tìm biện pháp chứng minh là DN đó công nhận việc ký kết hợp đồng, biết người ký không có thẩm quyền nhưng không phản đối, mà vẫn tổ chức việc thực hiện.Bởi theo quy định tại điểm b, khoản 1 Điều 143 Bộ luật Dân sự năm 2015: nếu người đại diện thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì sẽ vẫn phát sinh quyền và nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch vượt quá nếu người được đại diện kia biết mà không phản đối trong một thời gian hợp lý. Do vậy việc gửi hợp đồng và thư cảm ơn đến trụ sở của DN sẽ đảm bảo việc DN phải biết về giao dịch này nhằm có những phản hồi trong trường hợp phát hiện người đại diện ký kết không đúng thẩm quyền. Từ đó giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra cho DN cũng như trách nhiệm pháp lý cho chính DN đối tác.

Trên đây, tôi đã chia sẻ một số vấn đề liên quan mặt tích cực cũng như rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế các giao dịch rất đa dạng và khó lường, do vậy để đảm bảo tính an toàn pháp lý, các doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến của luật sư để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho từng giao dịch.