Lựa chọn hệ thống kế toán hai sổ – xu hướng được các doanh nghiệp lựa chọn phổ biến hiện nay. Mặc dù hiểu rõ tác hại của hệ thống kế toán hai sổ nhưng doanh nghiệp vẫn lựa chọn. Bài viết dưới đây của Học viện Quản Trị BOS sẽ lý giải cho bạn lý do vì sao bạn nên “né” hệ thống hai sổ. 

Không thu hút được vốn đầu tư nước ngoài

Trước đây, Học viện BOS có một học viên là chủ doanh nghiệp sản xuất trục máy công nghiệp. Anh có dự định mở rộng công ty nên quyết định kêu gọi vốn đầu tư nước ngoài. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nước ngoài luôn yêu cầu rà soát hệ thống kế toán rất cẩn thận. Khi biết doanh nghiệp anh đang dùng hệ thống kế toán hai sổ, họ đã từ chối hợp tác. Vậy công ty anh mất luôn cơ hội mở rộng và phát triển.

Xưa nay, rất nhiều nhà đầu tư nước ngoài đã ngầm cho rằng chỉ số minh bạch tài chính của doanh nghiệp Việt Nam vốn rất thấp, các số liệu cũng không đáng tin cậy. Khi làm hệ thống kế toán hai sổ, doanh nghiệp trình bày với họ có phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp hay không? Liệu doanh nghiệp có làm thêm sổ thứ ba, thứ tư để đối phó với họ. Hơn thế, việc làm hệ thống kế toán hai sổ vốn là vi phạm pháp luật, nguy cơ về mặt pháp lý rất cao. Đây không chỉ là rào cản trong việc thu hút vốn đầu tư mà còn là nỗi e ngại trong những giao dịch M&A.

Thực chất, các đối tác và ngân hàng dựa vào sổ sách kế toán để ra quyết định là bởi họ cần số liệu chính xác, thông tin trung thực, khách quan chứ không phải những báo cáo tài chính được chuẩn bị như cách người ta “sống ảo” trên mạng xã hội. Con số trên báo cáo tài chính không phải là yếu tố chính tác động đến quyết định của đối tác hay ngân hàng.

Chúng ta đều hiểu rằng khách hàng lựa chọn doanh nghiệp là vì chất lượng sản phẩm, chính sách mua hàng chứ không chỉ là báo cáo tài chính đẹp. Đối tác, ngân hàng lựa chọn đầu tư vào công ty bạn vì tầm nhìn chiến lược, vì văn hóa doanh nghiệp, chính sách hợp tác hơn là những con số dự kiến trông đẹp đẽ. Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống một sổ là nền tảng tạo nên niềm tin và hạn chế những rủi ro về pháp lý khi đối tác, ngân hàng muốn hợp tác với doanh nghiệp.

Lãng phí nguồn lực

Nhiều doanh nghiệp cho rằng làm hệ thống kế toán hai sổ giúp doanh nghiệp giảm tiền thuế, giảm lợi tức chia cho cổ đông, giữ được lợi nhuận nhưng thực chất, phần lợi nhuận ấy có đủ trang trải những chi phí ngầm, chi phí nhân sự và nguồn lực của phòng kế toán hay không? Hệ thống một sổ đã có thể khiến nhân viên kế toán xoay vòng đánh trận với số liệu và chứng từ, nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán hai sổ, sẽ cần bao nhiêu nhân viên kế toán, cần bao nhiêu giấy mực để in ấn chứng từ báo cáo? Với hệ thống hai sổ hoặc trên hai sổ, số lượng công việc tăng lên gấp nhiều lần và không ai có thể kiểm soát được số liệu tồn qua các năm. 

Bên cạnh đó, hệ thống hai sổ không chỉ lãng phí nguồn lực kế toán, tăng chi phí nhân sự mà còn tạo áp lực cho nhân viên kế toán. Khối lượng công việc quá tải, phải tìm mọi cách để đối phó, cân đối số liệu, biết luật mà vẫn phạm luật, rồi còn tìm cách lách luật khiến  họ luôn ở trong trạng thái căng thẳng. Tỷ lệ kế toán nhảy việc cao là do điều này.

Phát sinh dòng tiền ngầm, gian lận trong nội bộ doanh nghiệp

Việc sử dụng hệ thống hai sổ cho thấy nhiều khoản thu chi không thể đưa ra ánh sáng. Đó là những dòng tiền ngẫm lũng đoạn nền kinh tế, dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp và tệ nạn tham nhũng tiếp tục tồn tại. Vì những khoản tiền ngầm nên không thể làm hệ thống kế toán một sổ hay bởi vì không làm hệ thống kế toán một sổ mới phải chi ra những khoản tiền ngầm để “qua mùa” quyết toán thuế hoặc thanh tra thuế?

Khi doanh nghiệp làm hai sổ để đối phó với thuế, thay đổi số liệu báo cáo thuế, hợp thức hóa chứng từ thì nhân viên trong doanh nghiệp cũng sẽ có cơ hội gian lận, thay đổi số liệu trong báo cáo nội bộ để trục lợi. Cuối cùng, đâu mới là doanh thu, lợi nhuận, chi phí thực tế của doanh nghiệp? Tình trạng sức khỏe tài chính hiện tại của doanh nghiệp ra sao? Chình vì làm hai sổ như vậy nên mới có nhiều trường hợp nhân viên biển thủ của doanh nghiệp, hay các doanh nghiệp SMEs đột nhiên phá sản là vì vậy.

Hệ thống một sổ đương nhiên cũng không tránh khỏi sai sót. Song, nếu có khả năng tự kiểm tra và phát hiện sai sót khi số liệu chênh lệch, đó là lý do vì sao báo cáo của kế toán được gọi là bảng cân đối kế toán. Chí ít, hệ thống một sổ sẽ phản ánh chính xác kết quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận và chi phí của doanh nghiệp, từ đó tính ra được dòng tiền hiện có và dòng vốn có thể huy động nhằm đưa ra những kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp. 

Đối mặt với nguy cơ pháp lý

Đầu năm 2021, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuật Nhật Cường (Công ty Nhật Cường) bị phát hiện làm hệ thống kế toán hai sổ nhằm che giấu hành vi buôn lậu và trốn thuế. Theo kết luận của cơ quan cảnh sát điều tra, Công ty Nhật Cường đã ghi chép số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh tại hai hệ thống sổ sách trên phần mềm ERP và Misa. Trong đó, số liệu trên phần mềm ERP là số liệu nội bộ, không kê khai với cơ quan nhà nước, còn số liệu trên phần mềm Misa dùng làm các báo cáo tài chính, báo cáo thuế kê khai với cơ quan quản lý nhà nước.

Cụ thể, bạn đọc có thể xem trích đoạn trong bài viết “Hai hệ thống phần mềm tố cáo Công ty Nhật Cường trốn thuế số tiền “khủng” được đăng trên Tạp chí điện tử Kinh tế Chứng khoán Việt Nam ngày 06.05.2021 như sau:

“Tài liệu từ cục thuế Hà Nội thể hiện, giai đoạn 2014 đến năm 2018, Công ty Nhật Cường có tổng tài sản hơn 503 tỷ đồng, tổng lợi nhuận trước thuế hơn 4.889 tỷ đồng. Giai đoạn này, Công ty Nhật Cường đã nộp vào ngân sách hơn 1.378 tỷ đồng tiền thuế thu nhập doanh nghiệp và 12 tỷ đồng thuế GTGT.

Thế nhưng hệ thống bí mật ERP do Bùi Quang Huy và đồng phạm sử dụng thể hiện, giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2018, doanh nghiệp này có tổng tài sản hơn 883 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế lên tới 8.274 tỷ đồng. Như vậy, 2 hệ thống kế toán của Công ty Nhật Cường có sự chênh lệch rất lớn, hơn 379 tỷ đồng về tổng tài sản và hơn 3.384 tỷ đồng về lợi nhuận trước thuế.

Hệ thống ERP do Bùi Quang Huy và đồng phạm nắm giữ cũng thể hiện, Công ty Nhật Cường đã mua vào số hàng trị giá hơn 5.700 tỷ đồng nhưng chỉ nộp thuế số hàng hóa trị giá hơn 1.500 tỷ đồng, số hàng còn lại trị giá hơn 4.200 tỷ đồng không có hóa đơn chứng từ.

Sự chênh lệch giữa hai hệ thống ERP và Misa dẫn tới việc Công ty Nhật Cường trốn hơn 29 tỷ đồng tiền thuế. Vì vậy, viện kiểm sát truy tố Nguyễn Bảo Ngọc – Gíam Đốc tài chính và Nguyễn Thị Bích Hằng – Kế toán trưởng Công ty Nhật Cường về tội “vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng”. 

Như vậy, khi bị phát hiện làm hệ thống kế toán hai sổ, nhẹ thì doanh nghiệp phải xuất toán và giải trình với cơ quan nhà nước, nặng có thể bị truy tố hình sự như trường hợp của Công ty Nhật Cường ở trên.

Tình trạng doanh nghiệp làm hai sổ sách đã tồn tại từ lâu, gây thất thu cho ngân sách nhà nước và cản trở sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đây không chỉ là thách thức của kế toán mà còn là thách thức dành cho cả doanh nghiệp và nền kinh tế. Hy vọng các doanh nghiệp sẽ không vì lợi ích trước mắt mà đánh đổi tương lai của doanh nghiệp cũng như của cả những người gây dựng và vận hành doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống kế toán hai sổ.