Là chủ doanh nghiệp, bạn hãy coi NHÂN SỰ LÀ NGUỒN VỐN NHÂN LỰC, có tính chất của tài sản mềm, có cam kết và đo lường của hiệu quả. Trong cơ cấu chi phí của công ty luôn có một vị trí rất xứng đáng cho chi phí nhân sự. Dưới góc nhìn của chủ Doanh nghiệp, trong quá trình hoạch định nên coi đó là khoản đầu tư, khi tính Kết quả kinh doanh đó mới là hao phí. Vì vậy, cần một hệ thống vận hành kinh doanh chuyên nghiệp để khai thác hết tiềm năng của nguồn nhân lực. 

Hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực để Quản trị nhân sự hiệu quả

Lời khuyên: Hãy bắt đầu từ chiến lược nhân sự, hãy bắt đầu từ con người, hãy bắt đầu từ nội bộ mỗi doanh nghiệp. 

Thứ quý giá nhất trong Doanh nghiệp của bạn là gì? Tốc độ của sự thay đổi và áp lực liên tiếp trong thời đại 4.0 khiến kinh doanh thực sự là một cuộc chơi khắc nghiệt. Vai trò của nhân sự trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Xét cho cùng, chỉ có nhân sự mới tạo ra giá trị thặng dư, và chỉ có nhân sự mới tạo nên được sự khác biệt. Cần một hệ thống vận hành kinh doanh chuyên nghiệp để khai thác hết tiềm năng của nguồn nhân lực. Cũng giống như thầy trò huấn luyện viên Park Hang Seo muốn chiến thắng cần có chiến lược trước mỗi trận đấu và cách bài binh bố trận trước giờ bóng lăn. Doanh nghiệp cũng vậy, cần tạo lập mô hình kinh doanh và thiết kế tổ chức vận hành sao cho từng nhân viên cũng giống như mỗi cầu thủ chơi trên sân đều cống hiến được 100% (hoặc hơn) tài năng và sức lực của mình, vì màu cờ sắc áo.

Thật vậy, là chủ doanh nghiệp, bạn hãy coi NHÂN SỰ LÀ NGUỒN VỐN NHÂN LỰC, có tính chất của tài sản mềm, có cam kết và đo lường của hiệu quả. Trong cơ cấu chi phí của công ty luôn có một vị trí rất xứng đáng cho chi phí nhân sự. Dưới góc nhìn của chủ Doanh nghiệp, trong quá trình hoạch định nên coi đó là khoản đầu tư, khi tính KQKD đó mới là hao phí. Vì vậy, cần một hệ thống vận hành kinh doanh chuyên nghiệp để khai thác hết tiềm năng của nguồn nhân lực. 

Lời khuyên: Hãy bắt đầu từ chiến lược nhân sự, hãy bắt đầu từ con người, hãy bắt đầu từ nội bộ mỗi doanh nghiệp. Chiến lược nhân sự là một trong 3 chiến lược đầu bảng của chiến lược cấp chức năng và được sinh ra từ chiến lược công ty. Tôi đã xác lập chiến lược công ty, nhưng chiến lược ấy đòi hỏi phải có nguồn nhân lực nào để giải quyết, và từ quy mô kinh doanh dẫn đến việc xác lập mô hình tổ chức, từ tổ chức như vậy tôi ra quy mô nhân sự. Với quy mô nhân sự như vậy, cần chất lượng nhân sự thế nào? Chi trả thu nhập ra sao? Đãi ngộ thế nào?

Nhưng,…

• Làm sao tôi biết năng lực nhân sự, “giá” phải trả cho mỗi vị trí nhân sự. Nhân viên của tôi cần được đào tạo kiến thức và kỹ năng gì mà không phải theo cảm tính của tôi?
• Làm sao đo lường hiệu quả làm việc của nhân sự để có chế độ đãi ngộ, động viên, đảm bảo nguyên tắc công bằng chứ không cào bằng.
• Làm sao đo lường hiệu quả làm việc của nhân sự để có chế độ đãi ngộ, động viên, đảm bảo nguyên tắc công bằng chứ không cào bằng.

​Câu trả lời dành cho bạn là: Hãy bắt tay ngay vào lập chiến lược nhân sự với 7 thành tố: tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, phát triển, quản lý nhân sự, đãi ngộ, truyền thông (TUYỂN – DÙNG – GIỮ – THẢI). Đó chính là đường lối.

Tham khảo hình ảnh lập Chiến lược nhân sự với 7 thành tố: tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, phát triển, quản lý nhân sự, đãi ngộ, truyền thông

Thế nhưng, chiến lược nhân sự mới chỉ là đường lối và để chiến lược này cụ thể được, đi vào hoạt động của DN thì tôi phải cụ thể hóa tiêu chuẩn nhân sự cho từng vị trí, mà các vị trí sinh ra được nhờ thiết kế cơ cấu tổ chức, mô hình quản lý công ty (giám đốc, trưởng phòng, nhân viên,…) tạo ra sơ đồ chức danh. Làm thế nào để ghép luôn sơ đồ tổ chức, sơ đồ chức danh, nút vị trí như vậy cần có tiêu chuẩn nhân sự.

Nhiều DN coi trọng bằng cấp học nước ngoài khi tuyển dụng, nhưng quan điểm của chúng tôi là đừng quá nặng nề bằng cấp. Với chúng tôi, quan trọng là thái độ, kỹ năng cứng và mềm, kiến thức phải phù hợp với công việc tổ chức đang cần. “Thái độ quan trọng hơn trình độ”.

Chất lượng nhân sự phụ thuộc tiêu chuẩn nhân sự, mà tiêu chuẩn nhân sự dựa vào năng lực nhân sự. Năng lực nhân sự là tổng hợp của 3 yếu tố: thái độ, kiến thức và kỹ năng. Năng lực tốt tạo ra chất lượng quy trình, chất lượng thời gian của quy trình tốt (quản trị vận hành tốt) thoả mãn khách hàng, từ đó hiệu quả sử dụng nhân sự tăng và đạt mục tiêu tài chính, tầm nhìn của DN. 

Với tiêu chuẩn năng lực như thế, tôi sẽ xây dựng đội ngũ làm sao? Phỏng vấn tuyển dụng, đào tạo phát triển thế nào để giữ cho được giá trị cốt lõi của công ty và hướng về tầm nhìn sứ mệnh đã được hoạch định ban đầu (tối đa hoá chất lượng phục vụ khách hàng và nâng cao chất lượng của tổ chức). Tất cả những mô tả chi tiết các năng lực hiện có của DN và các cấp độ năng lực, năng lực của từng vị trí đảm bảo duy trì lợi thế cạnh tranh cho DN tạo nên khái niệm từ điển năng lực. Tôi từng chứng kiến rất nhiều DN lên mạng search từ điển năng lực và copy nguyên bản thực hiện, mặc dù không phù hợp với văn hoá và chiến lược của DN mình. 

Xem thêm: Cơ chế chi trả thu nhập – Phương pháp KPI Toàn diện – Làm sao để tối ưu (Phần 3)

Tổ chức nào thì yêu cầu / tiêu chuẩn năng lực ấy, không thể đưa ra tiêu chuẩn năng lực chung cho tất cả DN.

Một nhân sự giỏi và một nhân sự phù hợp, bạn sẽ chọn ai? Xin thưa, Nhân sự giỏi nhất chưa chắc đã tốt nhất, quan trọng là chọn đúng người vào đúng lúc! Chúng ta hình dung DN có cấu trúc tổ ong, mỗi lỗ ong chỉ có kích thước như vậy. Anh giỏi chi phí lương cao hơn, nhưng động cơ/ tham vọng của họ không phù hợp với DN mình. Tất nhiên nếu một nhân sự vừa giỏi vừa phù hợp thì còn gì bằng, nhưng nếu phải lựa chọn, tôi cần người phù hợp, làm tốt đúng vị trí công việc và tròn vai. 

Làm thế nào để tôi biết đó là nhân sự phù hợp, không theo cảm tính riêng?

Bước 1: Chuẩn hoá cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ phòng ban và mô tả công việc. Từ đó, hoàn thiện bảng hoạch định về nhân sự theo BSC gồm 4 thẻ chính.

Bước 2: Xác định năng lực lõi, năng lực khối và phân tích công việc để đưa ra tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí công việc, mô tả công việc cho từng vị trí đó.

• Năng lực lõi: là sở trường, là thế mạnh của doanh nghiệp, được hiểu là khả năng, kỹ năng của những nhân sự đó.
• Năng lực khối: là năng lực các nhân viên trong khối đều phải có (khối sản xuất, kinh doanh,…). Năng lực khối có thể là năng lực vị trí nếu khối đó chỉ có 1-2 vị trí.
• Năng lực vị trí: là những kiến thức, kỹ năng, thái độ phù hợp với vị trí công việc đó. Để xác định năng lực của từng vị trí, đầu tiên bạn cần xác định nhiệm vụ chính của từng vị trí và kết quả cần đạt được. Hãy trả lời câu hỏi: để làm tốt công việc ở vị trí này cần chuyên môn, kiến thức, kỹ năng gì? Để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ này của phòng, nhân sự ấy cần tiêu chuẩn như thế nào? Mục tiêu đưa ra tiêu chuẩn theo vị trí yêu cầu của tổ chức, đừng bị ám ảnh bởi cấu trúc 3 hay 5 người hiện tại hay tiêu chuẩn của các DN khác.

Nhớ rằng: ở bất kỳ vị trí nhân sự nào, đẳng cấp nhân sự khác nhau, cùng là bán hàng không phải nhân sự nào cũng giống nhau. Đẳng cấp khác nhau được hưởng thu nhập khác nhau, phải có 3 nấc tối thiểu, trung bình, tối đa. Ví dụ: tiêu chuẩn năng lực có 6 đầu mục thì nhân sự mới chỉ có 4 đầu mục đã tuyển thì mức lương thấp, 5 đầu mục là mức lương trung bình, 6 đầu mục là mức tối đa. Như vậy, Bản mô tả công việc khác nhau mỗi nhân sự khác nhau, bạn sẽ trả lời được thắc mắc của nhân sự là sao cùng vị trí nhưng sao người lương thấp, người lương cao. 

Bước 3: Xác định mức độ quan trọng của vị trí, mô tả tiêu chuẩn năng lực và mức độ thành thạo. Lên danh sách câu hỏi phỏng vấn tương ứng với từng năng lực.

Làm sao để tôi biết đó là nhân sự phù hợp, giá phải trả cho một vị trí nhân sự? Hãy cùng tôi hiểu một số khái niệm trước khi tiến hành xây dựng từ điển năng lực:

• Lương vị trí: là khoản tiền trả cho từng cá nhân ứng với ngạch, bậc và cấp năng lực của vị trí. Vị trí công việc là tên của một loại công việc có trong công ty.
• Ngạch: là khối công việc đặc thù, trong ngạch có nhiều các bậc lương khác nhau vì đẳng cấp (năng lực) mỗi nhân sự khác nhau. Ví dụ: ngạch quản lý, ngạch sản xuất, ngạch kinh doanh,…
• Bậc: Mỗi ngạch có khoảng 4-10 bậc hay còn gọi là thang năng lực (bậc càng cao thì năng lực càng cao). Mỗi năm người lao động được xét tăng một bậc nếu có thành tích tốt ở năm trước dựa trên một số tiêu chí. Chẳng hạn: điểm đánh giá bình quân >=80 + có chứng chỉ kép + không bị kỷ luật lần nào trong năm.
• Bậc chức danh: là việc phân chia chức danh giữa các nhân viên theo hướng quản lý. Một phòng có nhiều chức danh, ví dụ: nhân viên, trưởng phòng, giám đốc,… Mỗi một chức danh có nhiều vị trí như kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán công nợ,… Bậc chức danh cao không có nghĩa là năng lực cao hơn nhân viên, nhưng với năng lực quản lý thì bậc chức danh càng cao thì năng lực quản lý càng cao.

Phân cấp năng lực cho từng năng lực là xác định các cấp bậc năng lực, mỗi năng lực nếu chia thành 4-5 cấp độ thì mỗi cấp độ được định nghĩa như thế nào? Đến đây chưa đủ, việc xác định trọng số năng lực từ 1 đến 3 (hệ số đánh giá mức độ quan trọng của tiêu chí năng lực). Ví dụ: với vị trí kế toán trưởng, tiêu chí kiến thức “hoạch định chiến lược tài chính và kiểm soát dòng tiền” là quan trọng nhất và DN xác định trọng số = 3, tiêu chí “nghiệp vụ hạch toán” ít quan trọng hơn và được xác định trọng số là 2.

Sau khi xác định được tiêu chuẩn năng lực, bước tiếp theo là xây dựng thang năng lực và xác định cấp độ chuẩn của từng tiêu chí năng lực. Xây dựng thang năng lực: là xác định các cấp bậc năng lực. Thông thường thang năng lực có từ từ 4-5 bậc. Tập hợp các năng lực thành một bộ từ điển năng lực.

Bộ Từ Điển Năng Lực:

Như vậy, chúng ta đã lập được bộ từ điển năng lực. Tóm lại, tử điển năng lực là bộ tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng chung cho tất cả chức danh tại DN, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và mục tiêu của DN. Bộ từ điển này thường được xây dựng dựa trên mô hình ASK gồm 3 nhóm chính: THÁI ĐỘ (ATTITUDE), KIẾN THỨC (KNOWLEDGE), KỸ NĂNG (SKILL)

• Thái độ: thái độ không đơn giản chỉ là việc chào hỏi, thái độ là động cơ của nhân viên với công việc, động cơ quyết định thái độ với công việc. Nhất định phải nắm được động cơ làm việc của nhân viên thì bạn mới xây dựng được hệ thống tạo động lực. 
• Kiến thức: là kiến thức nền và kiến thức chuyên ngành phải phù hợp với công việc DN yêu cầu (Kiến thức chuyên môn, am hiểu ngành hàng, trình độ tin học, ngoại ngữ). Kiến thức không liên quan đến bằng cấp như chúng ta vẫn nghĩ hay một số DN tuyển dụng dựa vào bằng cấp.
• Kỹ năng: là khả năng thực hiện một việc thuần thục, có kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Kỹ năng cứng mang tính chất chuyên môn được đào tạo ở trường lớp. Nhiều người có kiến thức tốt nhưng thiếu rèn luyện thì hiệu quả công việc kém, ngược lại kiến thức ít nhưng rèn luyện chăm chỉ thì sẽ có hiệu quả tốt. Kỹ năng mềm không liên quan đến chuyên môn, là kỹ năng chạm vào trái tim và cảm xúc của người khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thương thuyết.

Thực tế cho thấy, người thành đạt chỉ có 25% là do những kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị. Một hệ thống không được xây dựng đúng và tốt thì mọi kỹ năng đều không giá trị. 

Mỗi yếu tố trên là một nhóm yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra cho cá nhân để hoàn thành xuất sắc vị trí công việc cụ thể. Sau đó, với mỗi vị trí công việc đặc thù, doanh nghiệp sẽ xác định và lựa chọn các mức độ kiến thức – kỹ năng – thái độ liên quan nhất để xây dựng từ điển năng lực cụ thể thông qua phân tích công việc.

Có tiêu chuẩn rồi phải đánh giá hiện trạng để xác định khoảng cách hiện trạng và tiêu chuẩn đồng thời ra 3 quyết định: 

• Kế hoạch đào tạo đạt chuẩn
• Bổ nhiệm luân chuyển
• Ký hợp đồng lao động và thỏa thuận chế độ rõ ràng. 

Bước 4: Lập phiếu đánh giá từng nhân sự hiện tại so với tiêu chuẩn năng lực

Đây là cơ sở để xác định lương theo năng lực (lương KPI). Lương vị trí chưa đủ, để hướng tới “công bằng là không cào bằng”, việc đánh giá năng lực thực tế của mỗi nhân viên để so sánh với năng lực chuẩn là rất quan trọng. Sau đánh giá, nếu nhân viên chưa đạt chuẩn thì hãy đào tạo nâng chuẩn. Đây là vấn đề cơ bản cốt lõi mà rất nhiều DN của chúng ta chưa làm được nên vẫn đang nhận định năng lực nhân viên một cách cảm tính. Nên nhớ rằng: Bản chất sâu sắc là tôi cần hoạch định ra số lượng vị trí, định biên nhân sự sau đó tôi xác lập mức lương cho từng vị trí. Nhưng nếu tôi xác lập mức lương như nhau cho cùng vị trí đó là dấu hiệu của sự cào bằng vì năng suất mỗi người khác nhau do năng lực của họ khác nhau, đẳng cấp khác nhau, thu nhập phải khác nhau chứ.

Theo quan điểm của tôi, chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập cơ cấu thu nhập của người lao động nên chia thành 3 phần:

• Phần 1: Thu nhập cơ bản (lương tối thiểu, phụ trội bảo hiểm, phụ cấp, đàm phán đặc thù riêng). Lương cơ bản không nên để quá cao bởi nếu tính lương KPI < 36% thì tác động là rất ít, nhân viên sẵn sàng không cần nhận lương KPI (Theo chuyên gia Vũ Long)
• Phần 2: Thu nhập theo kết quả (KPI, doanh số, nghiệm thu, thu nhập khác,…)
• Phần 3: Đãi ngộ, phúc lợi (Thưởng, phúc lợi, quà tặng, …)

Ví dụ: Nếu năng lực một các nhân <= 50 % so với năng lực chuẩn thì lương KPI = 0, ngược lại lương KPI được tính theo công thức: Lương KPI = Lương vị trí x tỷ lệ % KPI. Tỷ lệ KPI khuyến khích nên để >= 36% mới có ý nghĩa tạo động lực cho nhân viên và được đánh giá thông qua phiếu đánh giá hàng tháng. Đánh giá theo phương pháp OLE: Năng lực 1 nhân sự = Thái độ x Công việc họ làm x Kết quả họ đạt được.

Từ phiếu đánh giá năng lực trên, tôi xác định mục tiêu tiêu chuẩn năng lực trong giai đoạn kế tiếp phù hợp định hướng phát triển năng lực cốt lõi của DN. Nhưng lời khuyên: trước khi đánh giá, đừng bỏ qua khâu truyền thông giúp nhân sự hiểu rằng việc đánh giá không phải đế sa thải, để cắt lương, kỷ luật. Mục đích của việc này là để đưa ra lộ trình đào tạo 3-6 tháng, để nâng chuẩn nếu nhân sự chưa đạt chuẩn. Sau thời gian đào tạo, nếu không đạt chuẩn, tôi buộc phải thuyên chuyển, sa thải. Nhưng cũng đừng cứng nhắc không tuyển người không đủ tiêu chuẩn, có thể hạ thấp tiêu chuẩn khi tuyển, đào tạo rút ngắn khoảng cách so với chuẩn sau 2 tháng thử việc và giao hẹn nhất định 1 năm tiếp phải đạt chuẩn. 

Tham khảo Biểu mẫu Phiếu đánh giá và ghi nhận năng lực nhân sự do tôi biên soạn:

Bước 5: Chú trọng đào tạo nội bộ và định hướng lộ trình công danh. 

Để phát triển đội ngũ nhân sự bạn không còn cách nào khác là chú trọng đào tạo nội bộ: on the job training. Điều này có nghĩa là người đi trước đào tạo người đi sau, cấp trên đào tạo cấp dưới và phải kiểm tra bằng phiếu đánh giá. Phiếu đánh giá này cần xác nhận đã đào tạo xong, người được đào tạo được cầm tay chỉ việc và phải làm được. Lời khuyên của chúng tôi là Mỗi năm nên đào tạo ít nhất 2 lần. Đào tạo chuẩn nội bộ cần đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

• Quy chuẩn nhân sự phải phù hợp với khung năng lực
• Phải đào tạo từ 5 điểm lên 8 điểm đúng chuẩn công ty
• Nhiệm vụ của giám đốc là giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, nếu mình chưa đào tạo nhân sự tốt thì năng lực của họ kém là do mình.
• Thực hiện đào tạo nâng cấp liên tục ở cả 3 yếu tố: Thái độ, kiến thức và kỹ năng

Kết luận:

• Là chủ doanh nghiệp, bạn hãy coi NHÂN SỰ LÀ NGUỒN VỐN NHÂN LỰC, là khoản đầu tư.
• Năng lực nhân sự tốt tạo ra chất lượng quy trình, chất lượng thời gian của quy trình làm thỏa mãn khách hàng, từ đó hiệu quả sử dụng nhân sự tăng và đạt mục tiêu tài chính, tầm nhìn của DN.
• Tổ chức nào thì yêu cầu/ tiêu chuẩn năng lực ấy, không thể đưa ra tiêu chuẩn năng lực chung cho tất cả DN. 
• Đừng bỏ qua khâu truyền thông giúp nhân sự hiểu rằng việc Phiếu đánh giá không phải đế sa thải, để cắt lương, kỷ luật.
• Để phát triển đội ngũ nhân sự bạn không còn cách nào khác là chú trọng đào tạo nội bộ: on the job training.

Xây dựng từ điển năng lực đòi hỏi người làm nhân sự phải có một nền tảng kiến thức nhất định về quản trị doanh nghiệp, chiến lược nhân sự, đồng thời hiểu rõ động cơ của từng ứng viên cũng như có kinh nghiệm áp dụng các chuẩn năng lực. Việc xây dựng tử điển năng lực không hề dễ dàng, nhưng nếu có thể xây dựng thành công một bộ từ điển năng lực riêng cho doanh nghiệp, chắc chắn DN của bạn sẽ gặt hái thành quả xứng đáng.

– – Hà Quỳnh – MBA, CPA – Chủ tịch học viện BOS  – –

• Website: https://bos.edu.vn/
• Hotline: 0947289966
• Group: https://www.facebook.com/groups/492467615966738
• Youtube: https://www.youtube.com/@hocvienquantribos5849
• #BOS #hocvienquantriBOS #daotaodoanhnghiep #BOSgroup