18/04/2023 Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Tại sao vậy? Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp rất cần thiết cho nhà quản trị, nó giúp họ đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp. Một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Mặt khác sổ sách rõ ràng thì việc quyết toán về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển lâu dài trên thị trường thì đều phải hiểu khách hàng và làm hài lòng họ. Kế toán cũng vậy. Hiểu khách hàng là ai quyết định 70% thành công. Nếu như khách hàng của bộ phận Kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng là những người sử dụng cuối cùng sản phẩm, dịch vụ của chúng ta thì khách hàng của bộ phận kế toán là ai?
Với vai trò là kế toán trưởng, công việc chính của bạn là HOẠCH ĐỊNH – ĐO LƯỜNG – KIỂM SOÁT – PHÂN TÍCH & THAM MƯU:
- Hoạch định mô hình tài chính theo định hướng của ban giám đốc;
- Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản, tài chính, nguồn lực của công ty;
- Tổ chức lập, trình, duyệt các bộ chứng từ thanh quyết toán của các phòng ban
- Báo cáo thống kê tình hình tài chính theo tháng, quý hoặc đột xuất;
- Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá công tác thực hiện kế hoạch chi phí, đề ra các biện pháp giảm thiểu chi phí trên cơ sở kết quả phân tích, đánh giá;
- Giao dịch với ngân hàng và báo cáo nhà đầu tư, cơ quan thuế, tài chính, cơ quan thống kê.
Vậy, Khách hàng của bạn chính là các phòng ban có nhu cầu thanh quyết toán, là ban điều hành. Vậy làm thế nào để vừa đo lường, kiểm soát, phân tích, tránh rủi ro thất thoát tài sản của công ty vừa làm hài lòng các phòng ban nội bộ và ban điều hành? Và nguyên nhân nào khiến bạn không thể nói chuyện được với giám đốc? Bởi kế toán luôn nói ngôn ngữ của kế toán thuế, giám đốc luôn nói theo ngôn ngữ của kinh doanh.
Muốn đo lường kiểm soát bạn phải xây quy trình, muốn dựng quy trình bạn phải hiểu hệ thống, hỗ trợ, dẫn dắt các phòng ban, hiểu dòng chảy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tôi cho rằng: Phòng kế toán không phải đơn vị mang lại doanh thu nhưng là đơn vị mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tất cả dữ liệu đi ra từ kế toán, vào cũng từ kế toán. Phòng kế toán như trái tim bơm máu khắp cơ thể. Bạn cần đo lường xem bơm máu vào đâu và thu máu ở đâu? Với vai trò quan trọng như vậy, việc hiểu hệ thống để hỗ trợ các phòng ban, đặt mình vào vị trí của họ, phối hợp với họ cùng thực hiện mục tiêu chung của công ty là việc không thể thiếu nếu bạn muốn nắm giữ vị trí cao nhất trong phòng kế toán.
Hiểu được dòng chảy kinh doanh/ chuỗi giá trị rồi, bạn tiếp tục đưa ra các quy trình cụ thể, rõ ràng: quy trình dự trù, quy trình thanh toán, quy trình quản lý tài sản…
- Ai, bộ phận nào tham gia vào quy trình? Mỗi bước của quy trình có khả năng xảy ra rủi ro gì?
- Hạn mức thời gian của quy trình cần phải cụ thể;
- Chế tài áp dụng đối với các phòng ban không tuân thủ quy trình.
- Lấy ý kiến đóng góp của các phòng ban để tạo sự thống nhất chung của tập thể, và đó chính là việc họ cam kết thực hiện theo đúng quy trình đã ký.
- Tổ chức đào tạo hướng dẫn các phòng ban và lấy ý kiến bằng văn bản của trưởng các phòng ban để họ xác nhận về nội dung của quy trình.
- Hướng dẫn cụ thể cho các phòng ban trong quá trình thực hiện: trong quá trình thực hiện quy trình, các phòng ban nào chưa hiểu thì sẽ hướng dẫn lại cho họ hiểu và nếu quy trình có vấn đề thì tập hợp lại ý kiến từ các bộ phận thực hiện để xin điều chỉnh cho phù hợp.
- Đặt mình vào vị trí của các phòng ban khác, hướng dẫn để họ nhanh hiểu và nhanh chóng hoàn tất hồ sơ đầy đủ để có thể xin duyệt tiền nhanh nhất.
Hãy nguyên tắc nhưng vẫn cần linh hoạt. Kế toán luôn phải tuân thủ những quy định, quy trình, tuy nhiên có những lúc bạn cần linh hoạt nếu việc đó có lợi cho cả tập thể.
Ngoài ra, bên cạnh khách hàng nội bộ là các phòng ban, còn những khách hàng khó tính hơn nữa, đó là ban giám đốc, nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, tài chính. Để làm hài lòng những khách hàng này, điều quan trọng là bạn phải định lượng được khối lượng công việc, thời gian hoàn thành và gửi báo cáo đúng hạn, chính xác, minh bạch và đầy đủ.
Đừng bỏ lỡ:
- Đòn bẩy tài chính và rủi ro tài chính
- Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả, tại sao không? (Phần 1)
- Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả, tại sao không? (Phần 2)
Là một kế toán trưởng, hơn ai hết phải có chữ tâm về kế toán, yêu nghề và phải rèn luyện để có tính đạo đức nghề nghiệp kế toán. Đạo đức nghề nghiệp kế toán không chỉ đơn thuần là đạo đức của cán bộ mà bao gồm cả phẩm chất của nghề nghiệp kế toán theo nguyên tắc cơ bản: Độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn, tính thận trọng, tính bảo mật, tư cách nghề nghiệp, tuân thủ pháp luật quy tắc, chuẩn mực nghiệp vụ. Từ đó, bạn mới có hoài bão phát triển nghề nghiệp, có định hướng lâu dài để phát huy công tác kế toán ở đơn vị mình.
Hơn nữa, để trở thành nhà quản lý giỏi, để hoàn thành mục tiêu của bộ phận, không chỉ cần một đội ngũ nhân viên giỏi mà bạn cần có kỹ năng giao việc, bởi “Không có nhân viên kém, chỉ có lãnh đạo tồi”. Trước khi giao việc cho nhân viên, bạn phải xem xét kỹ mọi khía cạnh, năng lực và tính cách của từng nhân viên để quyết định ai là người phù hợp cho công việc. Sau khi đã chọn được người để giao việc, bạn sẽ cung cấp đầy đủ thông tin, nguồn lực đầy đủ đưa ra tiêu chuẩn về thời hạn, chất lượng và trao đổi thường xuyên với nhân viên trong quá trình thực hiện, tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành công việc. Và vấn đề mấu chốt khi giao việc cho nhân viên là bạn sẽ nói rõ mục đích, kỳ vọng của bạn về công việc và tính toán trước những tình huống có thể xảy ra khi giao việc, những phản hồi từ phía nhân viên.
Bạn có thể đặt ra một số câu hỏi để giảm thiểu rủi ro?
- Nhân viên được giao việc có phù hợp với công việc được giao hay không?
- Khi thực hiện công việc thường gặp những vướng mắc như thế nào?
- Ai sẽ là người phối hợp? Ai là người thay thế nếu nhân viên được giao không hoàn thành đúng deadline?
Còn nhiều lắm, nhưng Học Viện Quản Trị BOS xin phép chia sẻ ở các bài viết tiếp theo nhé! Chúc các bạn kế toán thành công trong nghề nghiệp của mình!
Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Học Viện Quản Trị BOS
Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, hệ thống kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member… Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!Tác giả Hà Quỳnh – MBA, CPA – Chủ Tịch Học Viện BOS
Đặc biệt, khóa học Elearning Tài Chính online của Học Viện Quản Trị BOS đã được gói gọn 06 chủ đề cô đọng, súc tích từ Tổ chức chuẩn hóa bộ máy kế toán, Xây dựng mô hình tài chính đồng bộ nhân sự – kinh doanh – cung ứng đến Thấu hiểu và phân tích báo cáo tài chính, sức khỏe của doanh nghiệp. Với ưu đãi học thử 30% toàn bộ giá trị cùng những bộ quà tặng, file biểu mẫu kế hoạch dòng tiền, điểm hòa vốn… miễn phí trong tháng 04 này, đừng bỏ lỡ những trải nghiệm các khóa học trực tuyến của Học Viện Quản Trị BOS tại đường link ngay bên dưới: https://e-learning.bos.edu.vn/
Xem thêm:
