Điều lệ là một văn bản thỏa thuận giữa các sáng lập viên với nhau, là sự cam kết, ràng buộc các thành viên theo quy định chung thống nhất.

Điều lệ được xây dựng trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận các bên thông qua họp, thảo luận, đàm phán. Nó là văn bản quan trọng nhất trong việc quản lý DN, và được ví như bản Hiến pháp của DN.

Điều lệ quan trọng ra sao mà nhất thiết phải có trong bộ hồ sơ khai sinh của DN? Tại sao điều lệ được ví như bản Hiến pháp của DN? Chi tiết sẽ có tại bài viết.

Trước hết, mời quý bạn đọc cùng tôi theo dõi một tình huống sau:

​“Vào đầu năm 2015, tôi và một người anh đồng nghiệp chơi thân với nhau hợp ý và cùng chí hướng nên quyết định thành lập công ty về kiến trúc xây dựng. Và anh còn rủ thêm một thành viên là bạn anh nhà có điều kiện hùn vốn vào. Vốn chúng tôi đầu tư vào công ty 200 triệu theo thỏa thuận: anh bạn anh hùn 100 triệu nhưng không làm lợi nhuận được chia 30%, anh 60 triệu lợi nhuận 38%, tôi 40 triệu lợi nhuận 32% và thỏa thuận miệng với nhau. Sau đó mới làm giấy sau, anh cũng định hướng là công ty TNHH và để anh làm giám đốc với vốn điều lệ 1.8 tỉ, anh đứng 1.1 tỉ (61.11%), tôi sau nhiều lần thỏa thuận anh mới cho tôi đứng 500 triệu (27.78%), còn một người bạn anh khác nhưng tôi không biết ai 200 triệu (11.11%).

​Lúc này tôi và anh vẫn đi làm cùng nhau ở công ty cũ. Anh nói anh nghỉ làm trước cộng tác với công ty khác để có thời gian đi giao dịch, anh là giám đốc là kiến trúc sư nên dễ đi quan hệ khách hàng bắt việc và ngoài thu nhập cộng tác và công ty cũng trích tiền để trả lương cho anh. Thời gian này em kinh tế yếu, anh cũng nói em thì cố đi làm đi qua tết ổn rồi về làm, anh trả lương cho để lo cho gia đình.

Công ty có nhiều công trình thiết kế và có công trình thi công, tôi cũng tham gia ngoài giờ công việc, cùng anh đi kí hợp đồng, tối về làm việc. Rồi công ty cũng ổn ổn nên có thu nhập. Anh dành quyền quản lý hết tài chính, ký hợp đồng rồi lấy tiền về bỏ vào tài khoản cá nhân có công trình trị giá 2.2 tỉ. Tôi là Phó giám đốc nhưng không được đụng đến tiền bạc. Anh làm nhiều nên quyết định tất cả mọi thứ, anh chỉ cho tôi phụ kĩ thuật. Công trình công ty thi công từ tháng 9 âm lịch đến 20/12 âm lịch 2015 hoàn thành. Trước khi 3 tuần chuẩn bị công trình xong và gần Tết anh gọi lên và nói cho tôi những lựa chọn anh tự đặt ra:

1. Em nghỉ ngay về làm và hạ mức cổ phần xuống còn 25% lương 3 triệu/tháng.
2. Lương 7-8 triệu tháng 1 cổ phần 15%.
3. Anh than là lỗ anh kêu lấy nửa vốn về không cổ phần.
4. Tôi là người làm dự toán và vẫn nắm chi phí công trình. Tôi biết công trình lời khoảng hơn 300 triệu. Tôi nói: vậy là không được, thỏa thuận ban đầu là như thế kia, tôi không đồng ý và muốn họp cổ đông với bạn anh, anh không đồng ý, anh nói anh giám đốc nên quyết định mọi thứ. Tôi không đồng ý chờ suy nghĩ và gặp sau. Lần sau cũng nói vậy còn tôi không đồng ý. Tôi nói khi công trình xong 2 tuần nữa anh em quyết toán hết công trình, rồi kiểm kê lại tài sản công ty, khấu hao đồ đạc giữ lại 200 triệu ban đầu. Còn lại chia theo tỉ lệ như thỏa thuận ban đầu. Anh nói anh giám đốc anh quyết định quyết toán vào tháng 12 dương lịch, lúc công trình chưa xong nên lỗ. Tôi không chịu, lúc này anh kêu  chỉ được rút vốn 40 triệu ban đầu thôi. Công trình thi công anh không khai báo thuế đóng hợp đồng nhân công, khai báo tài chính lỗ để không đóng thuế.Tôi buồn vì niềm tin đặt không đúng chỗ. Theo luật sư tôi phải làm như thế nào để quyền lợi của tôi được đảm bảo?”

(Nguồn: tình huống tại Luật Dương Gia)

• Vì sự tin tưởng, vì tình cảm anh em, họ chỉ thỏa thuận miệng về việc phân chia lợi nhuận và quản lý rất lỏng lẻo, hết sức cảm tính với triết lý “anh em bạn bè thì tin nhau là chính”.
• Họ kinh doanh nhưng không hề ngồi cùng nhau để thỏa thuận, họp bàn một cách nghiêm túc và cam kết bằng văn bản về thể chế ra quyết định, về nguyên tắc giải quyết tranh chấp, nguyên tắc tính thù lao, lương và nguyên tắc phân chia lợi nhuận, …
• Mọi hành xử trên thực tế đều không theo những gì thỏa thuận trên giấy tờ, không dựa vào điều lệ công ty. Họ khai khống vốn điều lệ và thoả thuận tỉ lệ phân chia hoàn toàn sai quy định của pháp luật.
• Hạch toán sổ sách, thiếu trung thực, không minh bạch là 1 trong những nguyên nhân dẫn đến những rủi ro, thất thoát, tham nhũng, truy thu thuế và là nguồn gốc của những tranh chấp nội bộ.

Có cần thiết phải có sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các sáng lập viên?

Tình huống nêu trên chỉ là 1 trong số rất nhiều những tình huống tranh chấp giữa các sáng lập viên trong quá trình khởi sự và điều hành công ty bởi sự không rõ ràng về những thỏa thuận ngay từ lúc đầu thành lập. Đã từng thành lập công ty, chúng ta không còn xa lạ gì với thuật ngữ gọi là ĐIỀU LỆ bởi bất cứ DN nào khi đăng ký khai sinh nhất định phải có đủ hồ sơ pháp lý và ĐIỀU LỆ là phần không thể thiếu được trong bộ hồ sơ pháp lý đó đó.

Nhưng thực tế đáng buồn là “có trên 90% DN chép điều lệ mẫu trong Luật Doanh nghiệp” và nhiều công ty cổ phần không biết hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông là gì? … Quản trị kinh doanh ở Việt Nam xếp vị trí 81/100 nền kinh tế được đánh giá. Trong Luật Doanh nghiệp năm 2000, 2005, 2014, phần quản trị doanh nghiệp gần như không được thực thi nhiều.” Đó là nội dung tại công văn số 2739/VPCP-ĐMDN (Văn phòng chính phủ) ngày 05/04/2019 “quy định về quản trị doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp chưa được thực thi”

Cũng trong một cuộc điều tra xã hội của ĐH Luật TPHCM, khi trả lời câu hỏi: “Bao nhiêu anh chị khởi sự kinh doanh cùng cộng sự?” thì câu trả lời là hơn 90% nhưng “Bao nhiêu anh chị có sự thoả thuận bằng văn bản giữa các sáng lập viên” thì ngược lại chỉ có trên 50%. Và không ít những tranh chấp nội bộ xảy ra với nguyên nhân các sáng lập viên chưa có biên bản thoả thuận rõ ràng ngay từ đầu để xác lập căn cứ đưa ra quyết định, căn cứ giải quyết tranh chấp, căn cứ phân chia lợi nhuận…vì đơn giản họ coi nhau là “Anh em” thì cần gì cam kết, cần gì văn bản thoả thuận. Văn bản tác giả nhắc tới ở đây chính là ĐIỀU LỆ.

Vậy Điều lệ là gì? Tầm quan trọng ra sao mà nhất thiết phải có trong bộ hồ sơ khai sinh của DN?

Dù Luật không định nghĩa, nhưng đọc nội dung điều lệ mẫu của Sở kế hoạch đầu tư, ta có thể khẳng định: điều lệ là một văn bản thỏa thuận giữa các sáng lập viên với nhau, là sự cam kết, ràng buộc các thành viên theo quy định chung thống nhất. Điều lệ được xây dựng trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận các bên thông qua họp, thảo luận, đàm phán. Nó là văn bản quan trọng nhất trong việc quản lý DN, và được ví như bản Hiến pháp của DN bởi những nội dung cốt lõi sau:

Tại sao nói điều lệ là hiến pháp của công ty? Đọc Luật DN, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy: xuyên suốt Luật Doanh nghiệp 2014, các cụm từ lặp lại rất nhiều lần: “Trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác”, “trong trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì”, “trường hợp điều lệ công ty không quy định thì”, “tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định”, “do điều lệ công ty quy định”. Khi có tranh chấp xảy ra thì điều lệ công ty được ưu tiên áp dụng trước quy định của pháp luật, miễn không trái luật. Đó là căn cứ pháp lý quan trọng nhất và được viện dẫn đầu tiên để các cơ quan có liên quan giải quyết tranh chấp và là sự thừa nhận của pháp luật với bản hiến pháp riêng này của mỗi DN.

Tuy nhiên, điều lệ công ty đang bị xem nhẹ, thậm chí bỏ qua hoặc quy định trái pháp luật. Các sáng lập viên chỉ xem điều lệ là văn bản để hoàn tất thủ tục với Sở kế hoạch đầu tư khi thành lập. Do vậy, các bản điều lệ hầu như giống nhau, các sáng lập viên không hề ngồi lại với nhau để thảo luận phù hợp với đặc thù của công ty mình. Khi tranh chấp xảy ra, họ rất khó có căn cứ giải quyết. Bởi không phải ai cũng biết điều lệ là công cụ để tự bảo vệ mình khi có tranh chấp xảy ra.

Ví dụ: Điều 162  Luật doanh nghiệp 2014 quy định: “Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng và giao dịch có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính, gần nhất hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty”. Trong trường hợp Điều lệ quy định một tỷ lệ khác mà “lớn hơn 35%”, tức trái với quy định pháp luật thì Điều lệ sẽ không được áp dụng.

Hoặc: Luật doanh nghiệp 2014 có quy định rằng mỗi cổ phần của cùng một loại đều tạo cho người sở hữu nó các quyền và nghĩa vụ và lợi ích ngang nhau. Do đó, nếu có thỏa thuận của sáng lập viên rằng sáng lập viên nắm giữ một cổ phần phổ thông mà bên cổ phần đó tạo ra nhiều quyền lợi hơn so với một cổ đông khác trong công ty không tham gia thóa thuận sáng lập viên thì thỏa thuận đó có thể bị xem là trái Luật doanh nghiệp 2014.

Tư vấn quản trị:

• Ngay từ khi chuẩn bị thành lập công ty, các sáng lập viên hãy cùng nhau thoả thuận rõ các điều khoản trong điều lệ. Có thể coi điều lệ là hợp đồng giữa các sáng lập viên trên nguyên tắc tự nguyện, thoả thuận để quy định quyền và nghĩa vụ của các sáng lập viên, tổ chức quản lý hoạt động của công ty.
• Điều lệ phải được xây dựng đảm bảo đúng quy định của pháp luật và không xâm phạm quyền lợi bên thứ 3.
• Điều lệ nên được xây dựng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh, yêu cầu riêng của mỗi DN để hạn chế tranh chấp phát sinh, và các thành viên căn cứ vào điều lệ để có cơ chế giải quyết tranh chấp.
• Kiện toàn hồ sơ tài sản, vốn góp ngay từ đầu. Hãy ghi nhận, hoàn thiện hồ sơ góp vốn một cách rõ ràng, cụ thể.
• Các sáng lập viên nên hiểu kỹ các quy định của pháp luật để tránh rủi ro pháp lý

Trên đây, tôi đã chia sẻ một số vấn đề liên quan tầm quan trọng của Điều lệ, nền tảng cho quản trị vận hành công ty và những rủi ro DN có thể gặp phải.