25/04/2023 “Ủa, chị có nhầm không đấy” – Đây là phản ứng của rất nhiều bạn kế toán trưởng khi thấy tôi chia sẻ “Là kế toán trưởng cần phải hiểu sơ đồ tổ chức, mô hình kinh doanh của DN”. Việc xây dựng sơ đồ tổ chức PKT là đương nhiên rồi nhưng tìm hiểu về sơ đồ tổ chức công ty, khi bạn nhận nhiệm vụ kế toán trưởng là không hề thừa đâu! Vì sao thế, hãy cùng dõi theo bài viết ngay sau đây của Học Viện Quản Trị BOS.
Là kế toán trưởng, tại sao cần hiểu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC công ty?
Lợi ích của việc nắm sơ đồ tổ chức doanh nghiệp
Thứ nhất, nắm được SƠ ĐỒ TỔ CHỨC của DN, bạn sẽ hiểu cấu trúc và hệ thống phân cấp trong công ty, cấu trúc sẽ biết mình có cơ hội để lên vị trí cao hơn không? Công ty có vị trí CFO hay trợ lý giám đốc không? Rồi bạn sẽ xây kế hoạch, lộ trình thăng tiến đến vị trí đó, đúng không nhỉ!
Thứ hai, nắm trong tay SƠ ĐỒ TỔ CHỨC của DN, bạn sẽ biết công ty có bao nhiêu phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ gì để phục vụ mục tiêu chung. Tôi vẫn thích so sánh doanh nghiệp như một đội bóng. Đội bóng mạnh không phải là đội bóng có nhiều cầu thủ “ngôi sao” mà là đội bóng có nhiều người biết phối hợp ăn ý với nhau. Cũng tương tự, doanh nghiệp mạnh là doanh nghiệp có sự vận hành trơn tru, nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Thứ ba, hiểu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC của DN, tiếp nối ý thứ hai, bạn sẽ biết cách phối hợp với các phòng ban bộ phận như thế nào để đạt hiệu quả cao trong công việc, khi xảy ra vấn đề bạn cần liên hệ với ai? Căn cứ vào đây, bạn có thể Thiết lập quy trình biểu mẫu, hình dung được luồng di chuyển của chứng từ. Nếu chưa hiểu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC, bạn sẽ rối như tơ vò, bạn mang quy trình DN A áp vào DN B thì tỷ lệ fail sẽ rất cao! Nếu đặt ra câu hỏi đâu là chiếc câu nối giữa mục tiêu của DN với các phòng ban trong công ty, thì đó chính là phòng kế toán.
Xem thêm:- CÂN ĐỐI LÀ VIỆC CỦA KẾ TOÁN, TẠI SAO CEO PHẢI HIỂU?
- Chỉ là kế toán thôi, tại sao cần hiểu chuỗi giá trị của doanh nghiệp?
- Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả, tại sao không? (Phần 1)
- Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả, tại sao không? (Phần 2)
Cách đây vài năm, khi đi tư vấn cho 1 DN, tôi luôn nghe anh CEO than phiền là kế toán bên anh chưa kiểm soát được em ạ, các bạn lúc nào cũng đòi thêm người! Haiz, khi vào xem mới thấy là do khâu luân chuyển chứng từ và sắp xếp công việc có vấn đề. Hiện trạng là bộ phận bán hàng chỉ làm công tác bán hàng, không đảm bảo chất lượng hồ sơ phát sinh tại khâu của mình, admin kinh doanh hay TP kinh doanh không kiểm tra chứng từ phát sinh tại bộ phận mình, dẫn đến việc bộ phận kế toán thường phải lẽo đẽo theo đòi chứng từ, nhận được chứng từ xong thì không thiếu cái này thì sai cái kia. Thử hỏi như vậy kế toán lấy đâu ra thời gian kiếm soát trong khi nhiệm vụ của kế toán là khâu kiểm soát chứng từ vòng 2. Như vậy phòng kế toán mới phát huy được vai trò kiểm soát chứ. Như vậy, vào 1 công ty bạn thấy tình huống tương tụ vậy, bạn sẽ biết cách tư vấn cho CEO sắp xếp lại quy trình phối hợp, luân chuyển chứng từ của các phòng ban, để giảm tải công việc cho bộ phận kế toán, từ đó tối ưu chi phí nhân sự (không cần tuyển 6 mà chỉ cần 4 thôi)
Thứ tư, hiểu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC, bạn dễ dàng nắm được số lượng nhân viên trong DN, dự kiến quỹ lương tổng, dự kiến chi phí quỹ lương cho từng phòng ban đồng bộ sơ đồ tổ chức, hay khi dẹp phòng ban này đi thì quỹ lương còn phải chi bao nhiêu? Nhiều người khi làm chi tiết rất giỏi, nhưng khi hỏi số tổng thì chưa chắc đã biết đâu đấy.
Thứ năm, hiểu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC, bạn sẽ biết cách tham vấn cho CEO là với cách sắp xếp và tổ chức phòng ban như này thì lỏng lẻo, dễ xảy ra gian lận lắm anh ơi. Ví dụ, phòng tổng hợp gồm bộ phận kế toán và bộ phận kho, nếu không phải là người nhà quản lý thì thất thoát là chắc. Việc kiểm soát chéo kho và kế toán ai đảm bảo là chính xác, ai dám chắc không có sự bao che hay bỏ qua sai sót nhầm lẫn khi kiểm kê, thất thoát, ai dám chắc là xuất 2 mặt hàng nhưng chỉ báo cáo xuất 1…
Vậy với 5 lí do trên đã thuyết phục để bạn tìm hiểu sơ đồ tổ chức của công ty rồi chứ. Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, là người đứng sau tham mưu, phò tá cho chủ doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần có tư duy hệ thống, hiểu sơ đồ tổ chức, hiểu mô hình kinh doanh của DN. Đừng để vào ngồi tại công ty lâu rồi mà mọi việc vẫn rối như tơ vò, không biết quy trình gì và xây dựng quy trình liên đới các phòng ban như nào?
Chúc các bạn thành công!Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Học Viện Quản Trị BOS
Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, hệ thống kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member… Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!
Hà Quỳnh – MBA, CPA – Chủ tịch học viện BOS
Các video hay của Học Viện Quản Trị BOS:
