Công ty chị doanh thu vài trăm tỷ, gần trăm đại lý trên toàn quốc, hàng luân chuyển rất tốt nhưng được hỏi chị có bao nhiêu tiền, tài sản chị có bao nhiêu gồm những gì thì chị lắc đầu hồn nhiên “Chị chịu”, “Giờ tài khoản có vài trăm triệu, tháng này không biết lấy đâu tiền trả lương nhân viên”, … Tình huống này đặc biệt rủi ro với những công ty kinh doanh kiểu chuỗi, chị không biết từng cửa hàng có bao nhiêu tiền, chị lấy tiền cửa hàng nọ nuôi cửa hàng kia, đến khi khủng hoảng thì không còn tiền đâu mà đắp, thế là chết.

Quay trở lại với tình huống Doanh nghiệp kinh doanh chuỗi tạp hóa  trên, khi được hỏi đến sổ sách thì kế toán chưa ghi nhận, số liệu quản  trị lại càng không. Họ đồng ý cho xuất hàng mà không cần đại lý ký  hợp đồng, không cần nghiệm thu, tiền chi ra không cần hồ sơ chứng từ, kế toán cứ báo và sếp chuyển tiền. Sếp thì nghi ngờ nhân viên biển thủ, nhân viên quản lý cửa hàng không gian lận cũng sợ sếp trách mình quản lý không tốt,…

Đó là lí do tại sao kế toán lúc nào cũng bận nhưng họ lại chưa được ghi nhận bởi chủ doanh nghiệp. Vậy, căn cứ nào để đo lường, kiểm soát, căn cứ nào để biết tôi có bao nhiêu tài sản, gồm những gì?

Nguyên lý cân đối tài chính: Bạn có bao nhiêu tài sản không quan trọng, quan trọng tài sản đó của ai. Sẽ không một xu nào mất đi, nó chỉ luân chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác, tiền không mất đi đâu, nó chỉ nằm ở đâu thôi.

Tôi đã bày cách như sau:

• Yêu cầu kế toán “Xây đập ngăn sông”, nếu không lỗi sai trong quá khứ sẽ ảnh hưởng kéo dài đến hiện tại, tương lai. Xây đập ngăn sông nghĩa là chốt số dư tại thời điểm cuối tháng (28.2.2022 chẳng hạn) và tiến hành kiểm kê, xác định giá trị toàn bộ tiền, tồn kho, nợ phải thu, phải trả, công cụ, Tài sản cố định, … Nếu kế toán muốn làm lại toàn bộ số liệu từ 1.1.2022, hãy nhập đầy đủ phát sinh từ 1/1/2022 đến 28/2/2022, số dư tại ngày 1.1.2022 được xác định bằng cách lấy số dư tại 28/2/2022 sau kiểm kê trừ đi phát sinh tăng + phát sinh giảm.
• Xem lại toàn bộ vấn đề ghi nhận vốn góp cổ đông: hoàn thiện hồ sơ, chứng từ các khoản vốn góp, đầu tư ban đầu để xác định vốn chủ sở hữu. Nếu bạn không đủ thông tin để ghi nhận thì thật sự botay.com. Bởi lúc ấy bạn sẽ khó tách bạch được chính xác số liệu lãi lỗ lũy kế và vốn góp chủ sở hữu.
• Sau kiểm kê tài sản và vốn góp, bạn xác định lãi/ lỗ lũy kế tại 28/2/2022 = Tổng tài sản – Nợ phải trả – Vốn đã góp.

Kết quả sau vụ này là tiền đang nằm ở các đại lý và trong kho công ty. Bắt đầu từ đó, sếp đã cảnh tỉnh và sát sao với công nợ, tồn kho hơn, các kế hoạch báo cáo, phân tích, đánh giá được triển khai hàng tuần, hàng tháng. Sau 3-6 tháng, dòng tiền của công ty đó đã cải thiện hơn hẳn và bây giờ họ đã trở thành một chuỗi nhượng quyền khá tốt. Đấy, bạn đã thấy số liệu kế toán phản ánh sức khỏe của doanh nghiệp rồi chứ.

Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh, cần cung cấp thông tin dữ liệu chuẩn để ra quyết định, đo lường và kiểm soát. Nếu hệ thống kế toán của bạn rối ren thì tôi tin hệ thống kiểm soát chắc chắn cũng sẽ không hiệu quả. Số liệu không đúng, bạn thiếu thông tin quản trị và nguy cơ mất vốn và tài sản chỉ là sớm hay muộn mà thôi.