Là chủ doanh nghiệp, đầu tiên khi chúng ta có ý tưởng kinh doanh nào đó, chúng ta chỉ quan tâm đến làm sao để bán được hàng, tạo ra doanh thu. Khi mới mở công ty, chúng ta bán được hàng ra chúng ta thỏa mãn lắm rồi. Khi chúng ta còn trẻ chúng ta chỉ có 2 người khi đi chơi chỉ cần xe đạp, chúng ta lập gia đình sinh con đẻ cái, chúng ta muốn đi chơi thì xe đạp không còn đủ chỗ chứa cho cả gia đình. Doanh nghiệp cũng vậy khi lên quy mô to hơn thì xe đạp không còn hiệu quả, chúng ta phải đi xe ô tô, cân bằng 4 góc theo BSC: Tài chính, khách hàng, quản trị vận hành, học hỏi phát triển.

Và trong hành trình phát triển đó, Chắc hẳn không dưới 1 lần chúng ta đặt ra các câu hỏi:

• Làm sao để tôi nhìn trước được nhiều kịch bản lãi lỗ, bức tranh tài chính 6 tháng/1 năm của doanh nghiệp?
• Làm sao để tôi không còn nơm nớp lo sợ khoản phí này chi ra doanh nghiệp lỗ hay lãi?
• Làm sao để tôi biết chi phí dành cho marketing, cho khách hàng bao nhiêu là chấp nhận được?
• Làm sao để tôi có thể đưa ngay cơ chế lương thưởng ngay từ đầu năm thay vì hiện tại cuối năm thấy còn tiền mới chi? Làm sao để tôi có căn cứ trả lương khi tuyển dụng nhân sự? Tôi nên trả lương cao hay thấp? Vì sao?
• Làm sao để các quyết định của tôi không còn cảm tính? Làm sao để tôi biết trước khi nào thiếu tiền, thừa tiền?
• Làm sao để tôi có thể kiểm soát tối ưu chi phí? Làm sao tôi có thể cùng góc nhìn với kế toán và hiểu được ngôn ngữ, đọc vị được báo cáo kế toán?

Vô vàn những câu hỏi làm sao cần được giải đáp trong hành trình vận hành doanh nghiệp? Vậy công cụ nào sẽ giúp các chủ doanh nghiệp thoát khỏi những nỗi đau trên?

Chìa khóa nằm ở mô hình tài chính.

1. Trước đây, chúng ta chưa bao giờ dự báo trước bức tranh tài chính của doanh nghiệp, sai đâu sửa đó, đợi tới cuối năm mới biết lỗ lãi, lúc ấy chúng ta không thể quay ngược thời gian để sửa sai được. Mô hình tài chính sẽ giúp chúng ta dự báo kết quả kinh doanh từng tháng/ quý/ cả năm, giúp chúng ta nhìn trước được các kịch bản kinh doanh thông qua việc điều chỉnh các thông số và là cơ sở để gọi vốn, định giá doanh nghiệp. Chúng ta sẽ không còn nơm nớp lo sợ là chi khoản này ra công ty có lỗ không? Nếu chúng ta nhìn trước được kịch bản, thấy lỗ rồi, thấy trước là vực thì biết dừng lại kịp thời để chuyển hướng, tiết kiệm chi phí và thời gian, may mắn chúng ta tránh được vụ làm ăn thua lỗ ngay từ khi lập Mô hình tài chính.

2. Trước đây, chúng ta thường tuyển nhân sự lương thấp, từ chối nhân sự lương cao vì sợ lỗ. Chúng ta đợi đến cuối năm xem còn tiền mới quyết định thưởng. Lúc này nhân viên chán nản, ca thán và ra vào liên tục. Mô hình tài chính sẽ giúp chúng ta có căn cứ tính toán quỹ lương, thưởng ngay từ đầu năm và tạo động lực để nhân sự hướng về mục tiêu chung. Cơ chế lương thưởng nhân viên chỉ phát huy tác dụng nếu họ nhìn thấy phần thưởng hay quyền lợi phía trước.

Trước đây, chúng ta tuyển 1 vị trí trưởng phòng, anh này yêu cầu mức lương 30 triệu, anh kia yêu cầu mức lương 50 triệu, chúng ta biết tuyển ai và căn cứ vào đâu? Thế là quyết định tuyển người lương thấp cho nhẹ chi phí. Nếu như có mô hình tài chính, cơ chế lương thưởng từ trước chúng ta sẽ có căn cứ quyết định nên tuyển ai, với mức lương 30 triệu họ phải trả về kết quả doanh thu là bao nhiêu, mức 50 triệu trả về kết quả doanh thu bao nhiêu? Kể cả chi 100 triệu/ tháng cũng sẵn sàng nếu họ mang về doanh thu gấp 5 lần, tội gì không chi?

3. Trước đây, Chúng ta muốn chi cho marketing nhưng không biết chi bao nhiêu? Lúc thì hứng lên chi cả đống, doanh thu tăng nhưng công ty vẫn lỗ, lúc lại không dám chi vì sợ, chi xong còn xương gặm không. Mô hình tài chính giúp chúng ta có căn cứ ra quyết định chi bao nhiêu cho marketing, cho khách hàng là hợp lý. Chi khuyến mãi 1 đồng nhận về 10 đồng, tội gì không chi?

Khi chúng ta gặp biến cố làm sụt giảm doanh thu, điển hình là giai đoạn covid, nếu đã lập mô hình tài chính chúng ta sẽ thấy trước mức lỗ bao nhiêu, với lượng tiền còn lại thì sống sót được mấy tháng. Doanh thu giảm 50%, lỗ 100 triệu/tháng có 1 tỷ biết là sẽ sống được 10 tháng. Nhưng nếu không còn tiền, chúng ta biết phải xoay mỗi tháng bao nhiêu, khi nào cần xoay, tiền đâu tài trợ, ứng phó ra sao?

Đôi lúc chúng ta lãi nhiều quá, tiền một đống không biết làm gì mang gửi tiết kiệm chả được bao nhiêu, trong khi nếu có Mô hình tài chính, ta biết tháng mấy dư bao nhiêu tiền và lập sẵn kế hoạch đầu tư cho số tiền dư đó.

Hoặc trước đây chúng ta thấy đối thủ hạ giá chúng ta cũng hạ trong khi họ hạ giá họ vẫn lãi vì đã hòa vốn, nhưng chúng ta hạ khi chưa hòa vốn thì lỗ lại càng lỗ. Nhìn vào Mô hình tài chính, chúng ta sẽ dự đoán được doanh thu đạt bao nhiêu thì hòa vốn, thời điểm nào hòa vốn?

4. Trước đây, chúng ta muốn giao khoán cho các trưởng bộ phận cho nhẹ gánh nhưng chúng ta không biết giao định biên hay chi phí bao nhiêu? Nên mọi việc vẫn đổ vào đầu sếp, cái gì cũng hỏi chi không, mua không, bán không, chiết khấu không …? Lúc nào cũng 2 tay hai súng điện thoại cháy máy không thể rời khỏi văn phòng. Người có năng lực không phát huy được giá trị, họ không được quyết, không được sáng tạo nên tài năng thui chột hết, nhân viên trở nên thụ động.

Chúng ta đang căng thẳng không phải do đối đầu với sóng to gió lớn ngoài chiến trường mà căng thẳng chính bởi sự vụ do công tác của các phòng ban do thiếu kế hoạch, thiếu giao khoán. Căn cứ vào Mô hình tài chính, chúng ta sẽ biết giao chi phí bao nhiêu? Định biên bao nhiêu? Quyền hạn trách nhiệm thế nào cho trưởng bộ phận? Các khoản đã nằm trong kế hoạch, định mức, trưởng bộ phận được quyền quyết không cần hỏi ý kiến sếp. Và chúng ta có nhiều thời gian hơn cho các ý tưởng, dự định lớn lao hơn thay vì giải quyết sự vụ vụn vặt.

5. Trước đây chúng ta không kiểm soát được chi phí, bội chi là đương nhiên, chúng ta không giữ lại 1 phần lợi nhuận cho mình như sư tử, đến cuối năm không những lợi nhuận không có, cục xương cũng chẳng còn. Khi các phòng ban trình thanh toán, chúng ta luôn trong tâm lý lo sợ, ký thì không biết công ty lỗ hay lãi mà không ký thì việc không chạy. Nếu có mô hình tài chính rồi, kế toán trưởng sẽ phát huy vai trò, kế toán lúc này không chỉ là bức ảnh chụp lại mà giữ vai trò kiểm soát chi phí, chi phê duyệt các khoản mục chi phí trong kế hoạch và định mức. Bộ phận nhân sự không chỉ đơn thuần làm công tác tuyển dụng, thay vào đó là xây dựng và quản trị chi phí lương trong định mức/ kế hoạch. Các bộ phận khác cũng vậy, họ sẽ biết vai trò của họ thế nào trong việc giúp công ty đạt/ vượt mục tiêu.

6. Trước đây chúng ta không thể hiểu giá trị của những con số biết nói, nhìn vào báo cáo kế toán như nhìn vào bức vách, đọc báo cáo kế toán không biết là đúng hay sai, không thể phản biện, không thể cố vấn cho họ. Kế toán nói a chúng ta biết là a, họ nói b chúng ta biết là b. Mình bảo số liệu chưa tốt, họ bảo tốt lắm rồi. Và thế là 2 bên không cùng góc nhìn, không nói chung một ngôn ngữ. Không có kế hoạch thì báo cáo chẳng có ý nghĩa gì. Nhưng mô hình tài chính sẽ giúp chúng ta và kế toán cùng ngôn ngữ, phát huy vai trò của họ. Giúp chúng ta đọc vị được báo cáo của họ, biết phân biệt đúng hay sai, so với kế hoạch là tốt hay xấu, cần điều chỉnh gì?

Với những lí do trên, tại sao chúng ta không bắt tay ngay vào việc xây dựng mô hình tài chính, tạo trò chơi cho giám đốc, nhìn nhiều kịch bản với nhiều thông số, đặt các số liệu lên bàn cân, cân đối giữa mong muốn và nguồn lực để tối ưu mục tiêu. Chúng ta sẽ nhận về những trái ngọt thật xứng đáng.