Quản trị hàng tồn kho – 10 bí kíp Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
31/03/2023

Lựa chọn quyết định giữa lợi ích đầu tư hàng tồn kho để đảm bảo tính mùa vụ/ chi phí lưu kho tăng hay chọn kênh đầu tư sinh lời khác (đầu tư chứng khoán, gửi tiền mặt để sinh lời,…), đồng thời giảm rủi ro ứ động vốn lưu kho lớn khi giá cả biến động mạnh, cầu giảm, hàng hư hỏng lỗi mốt? Đó là câu hỏi làm đau đầu không ít nhà quản trị doanh nghiệp.

Quản trị hàng tồn kho - 10 bí kíp Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Là nhà quản trị, bạn đã từng đối mặt với hàng tồn kho tăng do chậm luân chuyển, vòng quay chậm lại, doanh số bán hàng sụt giảm và đồng thời với đó là việc phải cân đối vốn lưu động (cân đối vòng quay tài sản khác để bù đắp vốn lưu động). Một số biện pháp thường được áp dụng để cứu vãn dòng tiền, đó là: giãn nợ phải trả, tăng tiền khách hàng ứng trước, vay ngân hàng chấp nhận trả lãi, chấp nhận công nợ khách hàng tăng, chấp nhận cắt lãi nhằm dọn dẹp hàng tồn kho và bù đắp việc đầu tư hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc này tạo ra sức ép thu hồi công nợ nếu không muốn biến thành nợ xấu và việc giảm lãi lấy tiền là giải pháp cuối cùng chắc chắn không ai mong muốn.

Lựa chọn quyết định giữa lợi ích đầu tư hàng tồn kho để đảm bảo tính mùa vụ/ chi phí lưu kho tăng hay chọn kênh đầu tư sinh lời khác (đầu tư chứng khoán, gửi tiền mặt để sinh lời,…), đồng thời giảm rủi ro ứ đọng vốn lưu kho lớn khi giá cả biến động mạnh, cầu giảm, hàng hư hỏng lỗi mốt? Đó là câu hỏi làm đau đầu không ít nhà quản trị doanh nghiệp.

Thêm vào đó là những rủi ro khó lường nếu công tác quản lý kho bị lơi lỏng:

  • Không sắp xếp hàng hoá vật tư khoa học gây khó khăn cho việc kiểm kê và tìm kiếm, xác định vị trí của hàng
  • Không xác định được tồn kho tối thiểu, tối đa dẫn đến thừa thiếu hàng ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Tại sao phải xác định tồn kho tối thiểu, tối đa.
  • Kiểm kê kho không thường xuyên liên tục, thậm chí kiểm kê mang tính chất hình thức cho có để báo cáo.
  • Không dành thời gian cho đào tạo, nâng cấp đội ngũ nhân sự quản lý kho

Và đây là một số dạng tồn kho và chi phí lưu kho:

Vậy làm thế nào để đề phòng và ngăn người rủi ro liên quan đến hàng tồn kho?Từ đó tiết kiệm chi phí đầu vào, đảm bảo cung ứng đủ hàng ở mọi thời điểm, tăng tính cạnh tranh của DN.

  • Làm thế nào để tính được tồn kho tối ưu (tối thiểu, tối đa) để lên kế hoạch mua chuẩn xác? Khi nào nên nhập hàng? Khi nào nên tăng hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng?
  • Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho khoa học: xác định đúng vị trí từng nhóm hàng, xuất hàng kịp thời, không bị hết date?
  • Làm thế nào để tránh nguy cơ thất thoát hàng hoá khi lưu trữ?
Không ít câu hỏi làm đau đầu các nhà quản trị, nhưng nếu bạn trang bị kỹ năng quản lý kho hàng khoa học, sẽ rất nhiều chi phí tiết kiệm được và ngăn ngừa những rủi ro từ khâu nhập xuất, bảo quản,… trong quá trình quản trị.

Quản trị hàng tồn kho – 10 bí kíp Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản trị hàng tồn kho - 10 bí kíp Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

1. Tổ chức, quy hoạch kho hàng phù hợp với từng chủng loại hàng hoá với kệ, khu vực hàng.

​Hãy tưởng tượng bạn bước vào siêu thị, nếu không có khu vực cụ thể để sắp xếp mặt hàng, hàng hoá được để lộn xộn không xếp lên kệ ngay ngắn, liệu bạn có đủ kiên trì để tìm mua? Kho hàng của bạn cũng vậy, hãy bố trí kho hàng theo từng khu vực, theo từng chủng loại hàng hoá, theo mức độ xuất nhập hàng như: khu vực hàng khô, hàng đông lạnh, hàng ăn, hàng dễ vỡ, dễ cháy, hàng máy móc, hàng cố định cất trên cao, hàng thường xuyên nhập xuất để tầng dưới, gần cửa ra vào, hàng nguyên đai nguyên kiện và hàng lẻ để riêng…

Cùng với đó là thiết kế khoảng cách giữa các kệ hàng, nơi soạn hàng ở mức phù hợp để thuận tiện cho việc vận chuyển, lưu thông không khí, hạn chế ẩm mốc, hạn chế tác động xấu lẫn nhau, … Lối đi nên tổ chức thành các đường thẳng song song, tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập hàng cũng như quản lý. Và một việc không kém phần quan trọng là bạn nên tách bạch giữa cửa nhập và xuất để tránh nhập lẫn và ùn tắc khi nhập xuất hàng.

Quy tắc 5 KHÔNG khi sắp xếp hàng trong kho

2. Lập lưu đồ lưu kho, bảng chỉ dẫn

​Sơ đồ lưu kho là bản vẽ thể hiện vị trí của từng loại hàng hoá, khu vực trong kho, khu vực nhập, xuất, đóng gói, …giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, làm tăng hiệu suất và lợi nhuận. Thủ kho nhất định phải nắm vững vị trí hàng hoá bằng sơ đồ này, bất cứ sự thay đổi nào cần được phổ biến ngay đến toàn bộ những người có liên quan. Cùng với sơ đồ lưu kho là các bảng chỉ dẫn các khu vực để nhân viên của bạn có thể tìm được hàng hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng trong kho.

3. Sắp xếp theo mã SKU

​SKU là mã hàng hóa, gồm một chuỗi ký tự (chữ và số) sao cho khi nhìn mã này, có thể xác định ngay vị trí của hàng hóa lưu trong kho. Ví dụ: đối với sản phẩm áo lưu ở khu B, dãy 2, tầng 02, ô 10, màu trắng, size 40, mã SKU gợi ý là B20210TR40. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn cụ thể, do mỗi doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong quá trình quản lý.

4. Dán nhãn từng lô hàng hoặc gắn mã vạch

​Theo truyền thống, các cửa hàng chủ yếu quản lý tồn kho bằng sổ sách, việc làm này rất dễ gây sai sót và mất thời gian. Với cách làm cũ đó, bạn không thể quản lý hàng hoá tồn, lượng nhập, xuất, thống kê doanh thu, … kịp thời. Do vậy, việc ứng dụng mã vạch trong quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết.

Mã vạch cho phép chi tiết hoá hàng hoá thông qua phần mềm chuyên biệt, giúp bạn nắm rõ tồn kho, tuổi hàng, giảm thiệt hại do tồn kho quá lâu, đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng, giảm thao tác nhập liệu,… Mỗi mặt hàng sẽ tương ứng một mã vạch và quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, xuất chứa toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hoá đó để áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý.

5. Quản lý bằng thẻ kho, sổ kho, phần mềm quản lý

​Mỗi thẻ kho được dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ và sản phẩm hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán có nhiệm vụ lập thẻ và điền vào các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách và đơn vị tính mã số vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa tiến hành giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý kho để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát. Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng và quản lý kho đang được nhiều học viên của chúng tôi ứng dụng và đánh giá tốt.

Phần mềm quản lý kho tốt nhất định sẽ giúp bạn quản lý vị trí của sản phẩm trong kho, quản lý thời gian của từng sản phẩm, báo cáo nhập xuất tồn, thống kê sản phẩm bán chạy, chậm luân chuyển để có kế hoạch thanh lý kịp thời.

Xem thêm:

6. Áp dụng xuất kho theo phương pháp FIFO

Với những mặt hàng cũ, nhanh hỏng, lỗi mốt, bạn nên để bên ngoài, ngược lại để ở trong những mặt hàng mới, hàng mới ở dưới, hàng cũ ở trên sao cho hàng nhập trước sẽ xuất trước. Nguyên tắc này thường áp dụng với hàng thực phẩm, thời trang, công nghệ…

7. Lắp camera theo dõi

​Nếu để ý bạn sẽ thấy bất kỳ cửa hàng nhỏ hay lớn hiện nay đều được trang bị camera quan sát. Vậy lợi ích của camera là gì? Camera giúp: Quản lý nhân viên từ xa, bảo vệ an ninh trong kho, quan sát mọi lúc mọi nơi, lưu trữ hình ảnh xem lại hoặc kiểm tra bất kỳ lúc nào…

8. Tuyển chọn kỹ nhân sự quản lý kho, phân quyền/ đảo nhân sự và có chính sách thưởng phạt rõ ràng

​Theo thống kê, tỉ lệ thất thoát hàng nguyên nhân chủ yếu đến từ nội bộ do nhân viên mang hàng ra ngoài, nhân viên sử dụng cho mục đích cá nhân, cố ý viết chứng từ sai thực tế, … Hãy tuyển thủ kho là người có lí lịch rõ ràng, đáng tin cậy. Bên cạnh đó, bạn nên đảo nhân sự thường xuyên để tránh trường hợp nhân viên làm lâu dễ thông đồng và che dấu gian lận. Quy trình sẽ mất tác dụng nếu có sự thông đồng. Đồng thời cần tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: thủ kho và kế toán kho phải tách bạch và phân quyền rõ ràng với từng nhân sự để tránh đùn đẩy trách nhiệm khi sự cố xảy ra.

9. Kiểm kê kho định kỳ, đột xuất

​Tại sao lại phải kiểm kê? Kiểm kê là để điều chỉnh số lượng tồn kho sổ sách (tồn kho trên phần mềm) theo đúng số lượng thực tế. Lượng chênh lệch bắt buộc phải tìm ra nguyên nhân và cần điều chỉnh ngay sau khi phát hiện, đồng thời xử lý những mặt hàng hư hỏng, cận date … Đừng làm cho có! Tần suất kiểm kê có thể 1 tháng/ lần, 1 quý/ lần, hoặc 6 tháng/ lần thậm chí kiểm kê đột xuất đối với từng nhóm hàng, từng kho hàng, từng khu vực.

Việc kiểm kê đột xuất giúp bạn biết chính xác tình hình hoạt động của kho hàng và chất lượng để kịp thời tìm ra biện pháp xử lý phù hợp. Và đừng quên xác định hàng tồn kho tối ưu (tối thiểu – tối đa) để giảm chi phí đầu tư cho vốn lưu động và đảm bảo cung ứng đầy đủ:

Xác định lượng tồn kho tối đa (Max) - tồn kho tối thiểu (Min)

​10. Thực hiện đúng quy trình quản lý kho

Bên cạnh quy trình mua bán hàng tham khảo dưới đây, bạn cần đưa ra những quy tắc trong quản trị kho hàng – Quy tắc 5S: quy tắc vào kho làm việc, quy tắc đưa hàng ra vào kho, quy tắc lưu trữ, quy tắc bốc xếp, quy tắc phân loại, sắp xếp,…

​Trên đây, Học Viện Quản Trị BOS đã chia sẻ Quản trị hàng tồn kho – 10 bí kíp Quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Có thể nói, quản trị hàng tồn kho là bài toán cân não với các nhà quản trị. Quản trị hàng tồn kho tốt là đảm bảo hàng luôn đủ để cung ứng ra thị trường, ngăn ngừa rủi ro ứ đọng vốn, hư hỏng, thất thoát, lỗi thời, hết date, cân đối các khâu mua – dự trữ – sản xuất tiêu thụ và tối ưu lượng tồn kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư. Hãy áp dụng các bí kíp nêu trên đặc biệt là lập kế hoạch mua – bán – dòng tiền, Chúng tôi tin rằng bạn sẽ công trong việc quản lý kho hàng ứng phó với những biến động không mong muốn của thị trường.

Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

Để lại email ở phần comment cuối bài. Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này. Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Học Viện Quản Trị BOS.

​​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member…

Xem thêm:

Để lại email ở phần comment cuối bài. Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này. Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Học Viện Quản Trị BOS.

​​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member…

Tác giả Hà Quỳnh – MBA, CPA – Chủ tịch Học Viện BOS

https://www.youtube.com/watch?v=RLNiemqKpEk&t=8s
Các bài viết khác