22/02/2023 Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, mua bán diễn ra thường xuyên xuất phát từ nhu cầu của bộ phận sử dụng. Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên cho hoạt động kinh doanh và cũng là khâu mở đầu của chu kỳ kinh doanh, lưu chuyển hàng hoá. Vấn đề đặt ra là nếu không thiết lập quy trình, quy chuẩn, lưu đồ kiểm soát quá trình mua hàng thì rủi ro gì sẽ xảy ra?
Rủi ro thất thoát trong khâu mua hàng và giải pháp khắc phục cho Doanh nghiệp
- Người sử dụng nhắm đến một số nhà cung cấp vì mối quan hệ hay được hưởng hoa hồng từ giao dịch mua bán này
- Đề xuất mua hàng trong khi hàng vẫn còn tồn trong kho do thiếu công tác kiểm kê, báo cáo định kỳ
- Mua hàng sử dụng cho mục đích cá nhân chứ không phục vụ cho hoạt động của công ty
- Mua hàng từ những nhà cung cấp không đủ năng lực: kém chất lượng, dịch vụ kém, giao hàng chậm
- Đơn đặt hàng không được xử lý đúng quy trình
- Mua giá cao, gửi giá do nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp
- Số lượng thực tế mua chênh lệch so với số lượng chứng từ
- Đặt hàng trước khi dự trù được phê duyệt…
Vô vàn những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động mua hàng đòi hỏi doanh nghiệp cần sớm nhận diện để có biện pháp ngăn ngừa. Nếu xét từng khâu của quá trình mua hàng thì có thể liệt kê rất nhiều rủi ro và khi không nhận diện được, xin cảnh báo là doanh nghiệp của bạn sẽ gánh những hậu quả không hề nhỏ đâu nhé.
Những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động mua hàng đòi hỏi DN cần sớm nhận diện để có biện pháp ngăn ngừa
- Cơ chế vận hành và hệ thống kế hoạch
- Có kế hoạch rồi, cần tuân thủ hệ thống định mức, hạn mức
- Các quy trình tác nghiệp
- Hệ thống biểu mẫu tác nghiệp kèm theo từng nút trong quy trình
- Chương trình làm việc và biểu mẫu kiểm soát nội bộ (KSNB) của phòng KSNB hoặc nhân sự phụ trách KSNB trong DN.
Dân gian có câu: “Phòng bệnh hơn chữa bệnh” điều đó có lẽ luôn luôn đúng. Học Viện Quản Trị BOS xin chia sẻ các hoạt động, thủ tục kiểm soát mua hàng thường được thiết lập để hạn chế những rủi ro tiềm ẩn nêu trên.
Việc đầu tiên để phòng ngừa rủi ro, việc không hề phức tạp mà đơn giản chính là Hoàn thiện – kiện toàn hồ sơ kế toán thanh toán.
Kiểm soát nội bộ giao dịch mua hàng
Trên đây là 1 số rủi ro và giải pháp hữu ích giúp Doanh nghiệp của bạn tránh được những thất thoát không đáng có. Bên cạnh đó, hãy chấm dứt việc xây dựng quy trình, quy chuẩn, biểu mẫu “gom nhặt” và áp dụng mang tính chất hình thức. Hãy bắt tay ngay để xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh phù hợp với chính doanh nghiệp của bạn!
Xem thêm: Khóa học “Setup & Chuẩn hóa Hệ thống tài chính – kế toán doanh nghiệp”
Hà Quỳnh – CPA, MBA – Chủ tịch Học viện BOS
Đừng bỏ lỡ: Nỗi đau mất tiền, mất kiểm soát, phá sản của doanh nghiệp do đâu?
