Trang chủ / Sách quản trị / Đọc Vị Tài Chính SMEs – Đọc thật, Làm thật, Thành công thật
Cuốn sách gối đầu giường cho CEO và Kế toán trưởng.
Những người đang chuẩn bị khởi nghiệp hay doanh nghiệp đã vận hành trong thời gian dài mà vẫn “mơ hồ” về tài chính, “làm hoài mà không thấy tiền đâu”.
CEO, CFO, Kế toán trưởng – là những người đang trực tiếp làm những công việc liên quan đến quản trị tài chính nói riêng mà không biết phải xây dựng hệ thống kế toán và phòng Kế toán như thế nào.
Những người đang quan tâm đến quản trị tài chính doanh nghiệp nói chung.
Tôi luôn tâm niệm: “Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh” và “Tài chính là huyết mạch của công ty”. Thiếu kế toán – tài chính, doanh nghiệp có thể không “chết” ngay tức khắc nhưng sẽ nó “chết” từ từ. Bên cạnh đó, trong quá trình đồng hành cùng học viên và tư vấn cho các doanh nghiệp, tôi nhận thấy đằng sau những câu chuyện thực tế của họ là những nỗi đau, những giọt nước mắt không thể chia sẻ cùng ai. Đa phần, chúng ta đều là những người đi lên từ chuyên môn trong lĩnh vực mình hoạt động và chỉ là “tay ngang” chưa có chút kiến thức nào về tài chính. Chính vì không có chút kiến thức nào về tài chính mà họ phải trả giá bằng tiền bạc khi bị thất thoát tiền, trả giá bằng danh tiếng khi vay nợ, thậm chí đánh đổi cả doanh nghiệp và sự nghiệp khi phá sản. Tôi cho rằng: “Tài chính – kế toán là nỗi ám ảnh của CEO” không phải là nói quá. Là người lắng nghe nỗi niềm của bạn, tôi hiểu được những khó khăn mà bạn đang phải đối diện:
Nguyên nhân của hầu hết các vấn đề kể trên xuất phát từ cùng một gốc rễ: Chưa ý thức tầm quan trọng của quản trị tài chính trong lập kế hoạch – kiểm soát – ra quyết định để xây dựng ngay từ đầu do thiếu hệ thống quản trị tài chính bài bản!
Những vấn đề này đều phát sinh từ việc bạn chưa được đào tạo bài bản về tư duy quản trị tài chính, kế toán. Đã đến lúc bạn cần phải thay đổi!
Những nỗi đau của CEO, những thiếu sót của một bộ phận kế toán kể trên cũng là những trăn trở của tôi sau bao năm gắn bó với nghề. Từ đó, tôi nhận ra sứ mệnh của bản thân là hỗ trợ các chủ doanh nghiệp vận dụng hiệu quả các kiến thức quản trị, đặc biệt là quản trị tài chính. Cũng chính những trăn trở ấy đã thôi thúc tôi viết nên cuốn sách “Đọc vị tài chính SMEs” này – cuốn sách được chắt lọc những tinh hoa của khóa học “Setup và chuẩn hóa hệ thống quản trị tài chính” – đúc kết những kiến thức, kinh nghiệm thực tế mà tôi đã áp dụng tại một số doanh nghiệp tôi từng làm việc hoặc các doanh nghiệp tôi có cơ hội tư vấn.
Cuốn sách này dành cho bạn – những người đang chuẩn bị khởi nghiệp hay doanh nghiệp đã vận hành trong thời gian dài mà vẫn “mơ hồ” về tài chính, “làm hoài mà không thấy tiền đâu”.
Cuốn sách này cũng dành cho bạn – những người đang quan tâm đến quản trị tài chính doanh nghiệp nói chung và dành cho CEO, CFO, kế toán trưởng – là những người đang trực tiếp làm những công việc liên quan đến quản trị tài chính nói riêng mà không biết phải xây dựng hệ thống kế toán và phòng kế toán như thế nào.
Tài chính có vững, doanh nghiệp mới bền. Cuốn sách này chính là chìa khóa giúp bạn “mở” những cánh cửa mới, vượt qua khó khăn và viết tiếp hành trình xây dựng doanh nghiệp bền vững.
Nếu ví thương trường là sân cỏ, các doanh nghiệp là đội chơi thì hoạt động kinh doanh có thể được xem là “hàng công” và tài chính – kế toán chính là “hàng thủ”. Kinh doanh sẽ mang lại dòng tiền cho doanh nghiệp, kế toán sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và phân bổ dòng tiền ấy. Một doanh nghiệp chỉ làm ra tiền mà không biết giữ tiền, dùng tiền một cách hợp lý thì khác nào một đội bóng dù ghi bàn nhưng vẫn là kẻ thua cuộc. Song, vấn đề nằm ở chỗ không tổ chức tốt công tác kế toán thì đừng hy vọng quản trị tài chính hiệu quả. Mấu chốt của hàng phòng thủ yếu không chỉ nằm ở những hậu vệ tồi.
Có lần, tôi được mời tham dự một buổi họp mục tiêu cuối năm của phòng kế toán với giám đốc của một công ty. Hai bên xảy ra tranh cãi nảy lửa, không ai chịu nhường ai. Câu chuyện bắt đầu từ việc giám đốc yêu cầu phòng kế toán tối ưu nhân sự.
Giám đốc quả quyết:
– Tôi thấy phòng kế toán chỉ cần ba người là đủ. Có mỗi việc báo cáo tài chính thôi sao phải cần đến bốn, năm nhân sự? Việc đâu mà làm? Tiền đâu để chi trả lương thưởng cho nhân viên?
Kế toán trưởng ấm ức giải trình:
– Chỉ có ba người phòng em không thể hoàn thành KPIs đâu ạ. Hiện tại có đến bốn nhân sự mà chúng em còn phải tăng ca đến tám, chín giờ tối. Chúng em phải ghi chép sổ sách, kiểm tra hồ sơ, chứng từ, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng, đối chiếu quỹ với ngân hàng, soát các lệnh thu chi… mới có thể ra được bảng báo cáo. Lại còn thêm bao nhiêu công việc khác. Ba người sao mà làm xuể được sếp?
Giám đốc phản bác:
– Vậy thì chị phải coi lại năng lực của nhân viên phòng kế toán. Tại sao các phòng khác hoàn thành chỉ tiêu, phòng kế toán lại không thể hoàn thành chỉ tiêu? Suốt ngày chỉ biết đòi tuyển thêm người. Tính toán có mấy con số, nhập dữ liệu rồi cộng trừ nhân chia thôi, có gì to tát? Phòng kinh doanh phải chạy doanh thu bán hàng, gặp khách hàng, chốt đơn mỗi ngày tôi có thấy họ đòi thêm người bao giờ đâu.
Đến đây, kế toán trưởng định nói tiếp nhưng sếp đã ngắt lời:
– Tôi nói ba người là ba người. Chị làm sao thì làm!
Cứ như vậy, mỗi lần họp là mỗi lần cãi vã. Trong mắt quản lý hay chủ doanh nghiệp, hoạt động kinh doanh mới mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kế toán đã không kiếm được tiền, mà doanh nghiệp còn phải tốn chi phí lương thưởng cho họ.
“Tính toán mấy con số, nhập dữ liệu rồi cộng trừ nhân chia” – đó chính là kế toán trong mắt người khác. Công tác kế toán có thật sự nhẹ nhàng như thế?
Nỗi lòng người trong nghề
Là người học kế toán, cũng tích lũy không ít kinh nghiệm ở vị trí này, tôi hiểu hơn ai hết khó khăn và giá trị của kế toán trong doanh nghiệp. Bốn năm ngồi trên giảng đường, sinh viên kế toán không ai là không đau đầu với hệ thống tài khoản dài mấy chục trang học hoài không nhớ, suốt ngày phân chia “nợ” và “có”, “tài sản” và “nguồn vốn”, rồi ám ảnh với những nguyên lý kế toán.
Đến khi ra trường, làm ở vị trí kế toán nhưng bưng trà, rót nước, đánh máy, in ấn văn bản, thử hỏi có kế toán nào chưa làm qua? Khi đụng đến được giấy tờ thì ôi thôi! Phiếu chi làm như thế nào? Phiếu thu làm như thế nào? Làm sao để xuất hóa đơn? Thử hỏi những lúc như vậy, liệu những người không có chuyên môn, nghiệp vụ có thể làm thay kế toán hay không? Ấy là chưa kể đến báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán mà hàng tháng, hàng quý và cuối năm kế toán phải nộp cho chủ doanh nghiệp, báo cáo thuế nộp cho chi cục thuế.
Kinh doanh là hoạt động mang lại doanh thu trực tiếp cho doanh nghiệp, nhưng đó không phải là lợi nhuận thực tế mà doanh nghiệp có. Nếu không có kế toán, làm sao chủ doanh nghiệp biết được chi phí và doanh thu đã hợp lý chưa, tổng tài sản của doanh nghiệp là bao nhiêu, đâu là nguồn vốn doanh nghiệp có thể huy động, thuế phải đóng cho ngân sách nhà nước thế nào? Kế toán là người vẽ nên bức tranh tài chính của doanh nghiệp để từ đó kiểm soát, đo lường, phân tích và tham mưu cho chủ doanh nghiệp.
Một người lãnh đạo có tầm không bao giờ khinh rẻ quân sư của họ. Mà kế toán chính là quân sư của chủ doanh nghiệp.
Bao nhiêu kế toán là đủ?
Quay lại vấn đề trong câu chuyện những cuộc cãi vã không hồi kết ở trên, giám đốc và kế toán trưởng không thể tìm được tiếng nói chung vì một bên không biết định biên nhân sự kế toán, bên còn lại thì không thể tham mưu, đóng góp cho công tác định biên.
Vì không biết định biên nhân sự, nên giám đốc hoàn toàn không nắm được công tác kế toán cần xử lý những gì, quy trình ra sao, công việc tiêu tốn thời gian như thế nào để tính toán bao nhiêu nhân sự là đủ. Trong khi đó, kế toán trưởng không hỗ trợ tạo bảng mô tả công việc chi tiết, tính toán thời gian của mỗi nghiệp vụ và công việc phát sinh để tham mưu cho sếp trong việc định biên. Cuối cùng, một bên khăng khăng “ba người là đủ”, một bên ấm ức “làm không xuể sếp ơi!”.
Vậy bao nhiêu kế toán là đủ? Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta cần định biên nhân sự.
Định biên nhân sự là việc xác định khối lượng công việc và thời gian hoàn thành công việc cụ thể, từ đó tính được số lượng nhân sự cần thiết cũng như chất lượng nhân sự cho từng vị trí. Cụ thể hơn, định biên nhân sự sẽ phân tích và dự báo ở từng khâu trong quy trình sẽ phát sinh bao nhiêu công việc trong một tháng, với điều kiện hiện tại của công ty và năng lực trung bình của nhân sự thì giải quyết những công việc đó cần bao nhiêu thời gian. Lấy tổng số thời gian chia cho 26 ngày/tháng và trung bình 6-7 tiếng/ngày sẽ tính ra số lượng nhân sự cần thiết để xử lý công việc.
Tuy nhiên, giám đốc không phải là người trực tiếp định biên nhân sự. Người trực tiếp định biên nhân sự là trưởng bộ phận cùng trưởng phòng hành chính nhân sự. Giám đốc là người giám sát, điều phối và nắm định biên nhân sự để có những quyết định về quản trị nhân sự đúng đắn.
5 hạn chế khi không định biên nhân sự
Một anh giám đốc công ty cung cấp máy móc công nghiệp dạo gần đây hay than phiền với tôi về vấn đề nhân sự phòng kế toán. Anh chia sẻ: “Không tuyển thì thấy phòng kế toán làm việc quá tải, thương mấy bạn nhân viên phải tăng ca. Nhưng tuyển thì anh lại thấy lãng phí. Anh mới nhận một nhân viên kế toán kho mới. Buổi sáng bạn làm việc nhưng đến chiều bạn chỉ ngồi chơi. Khi anh hỏi thì bạn bảo đã hoàn thành công việc, anh cũng không có lý do gì để khiển trách bạn.”
Anh không phải là người đầu tiên than thở với tôi về chuyện này. “Trả thừa lương”, lãng phí chi phí nhân sự là tình trạng phổ biến khi doanh nghiệp không định biên nhân sự. Kỳ thực, không định biên nhân sự sẽ khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều hạn chế. Ở đây, tôi xin liệt kê ra 5 hạn chế lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải. Doanh nghiệp bạn có đang vấp phải những vấn đề này:
5 hạn chế khi không định biên nhân sự
1. Không cân đối được cơ cấu nguồn lực, rơi vào thế bị động nguồn nhân lực.
2. Bối rối và ra quyết định không chính xác trong việc điều chuyển, kiêm nhiệm, tuyển mới, bổ nhiệm hay sa thải nhân sự.
3. Thiếu cơ sở để đánh giá năng suất lao động của đội ngũ.
4. Thiếu cơ sở để đánh giá tính hiệu quả của quy trình, không phát hiện được nguyên nhân gây lãng phí thời gian để tối ưu quy trình.
5. Không tối ưu được chi phí nhân sự và làm suy giảm hiệu quả sử dụng lao động.
Định biên nhân sự là một phần quan trọng của chiến lược nhân sự, được xây dựng trên nền tảng chiến lược doanh nghiệp và có sự đồng bộ với các chiến lược chức năng khác. Tuy nhiên, thực tế các doanh nghiệp lại thường định biên nhân sự bằng cảm tính. Doanh nghiệp lớn muốn phòng ban hoành tráng nên tuyển dụng nhiều. Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí lương nên tuyển ít. Vấn đề mấu chốt là tối ưu nguồn lực và chi phí nhân sự lại không được quan tâm hoặc không biết cách quan tâm.
“Nỗi oan Thị Kính”
Sau mỗi lần gặp gỡ bạn bè cùng làm kế toán, tôi thường có cảm tưởng như mình vừa tham dự một buổi hội thảo về “bán than”. Mà than cũng phải! Vì kế toán và lãnh đạo tuy nói chuyện với nhau song không có chung ngôn ngữ nên chẳng thể hiểu nhau. Lãnh đạo không có nhiều kiến thức chuyên môn nên để mặc nhân viên kế toán tự xây dựng quy trình, chỉ cần đến hạn, phòng kế toán nộp đủ báo cáo theo yêu cầu là được.
Tôi không phản đối việc kế toán xây dựng quy trình bởi kế toán là người hiểu nhất để hoàn thành mỗi bộ hồ sơ thì cần những yêu cầu gì. Tuy nhiên, kế toán là công tác mang tính liên phòng ban. Bất kể công tác nào có liên quan đến dòng tiền đều sẽ có mặt kế toán. Bộ phận tài sản mua hàng, bộ phận kinh doanh bán hàng, bộ phận sản xuất mua nguyên vật liệu, chi phí công tác, gặp mặt đối tác… kế toán đều phải ghi chép và định khoản.
Bên cạnh đó, việc liên quan đến thu chi dòng tiền đều cần có hồ sơ, giấy tờ chứng từ hợp lệ đính kèm. Bộ phận tài sản mua hàng thì cần có hóa đơn mua hàng, giấy bàn giao hoặc nghiệm thu sản phẩm. Bộ phận kinh doanh bán hàng thì cần có hóa đơn bán hàng. Mua nguyên vật liệu thì cần có hóa đơn mua hàng, biên bản nhập kho, xuất kho. Theo nguyên tắc, các bộ phận, phòng ban cần bàn giao đầy đủ chứng từ cho kế toán để hoàn thiện hồ sơ. Song thực tế, kế toán lại là người phải lẽo đẽo theo sau các phòng ban để đòi chứng từ. Khi công tác kế toán chậm trễ, người bị cấp trên khiển trách lại chỉ có kế toán. Kế toán phân trần thì lãnh đạo lại cho rằng kế toán vô trách nhiệm, đổ lỗi cho người khác. Đây là “nỗi oan Thị Kính” mà kế toán không sao giãi bày được với lãnh đạo.
Kiếp “đổ vỏ”
Yêu cầu các phòng ban cung cấp chứng từ để hoàn thiện hồ sơ tạm chấp nhận là một phần công việc của kế toán. Vì thiếu sự hợp tác giữa các phòng ban nên kế toán mới gặp khó khăn. Song, không biết từ bao giờ kế toán còn kiêm luôn vai trò “nhân viên đòi nợ” cho doanh nghiệp. Khi hoàn thành bảng cân đối kế toán, phát hiện nguồn tiền của doanh nghiệp đang “bị đứng” ở một số hợp đồng chưa được thanh toán, kế toán sẽ nhắc nhở bộ phận kinh doanh để họ liên hệ với khách hàng đề nghị thanh toán nợ hoặc gia hạn nợ. Tuy nhiên, mỗi lần như vậy câu…
Kế toán nghỉ việc: Lãnh đạo sợ hay ứng viên sợ?
Có lần đang làm việc, bạn tôi gọi điện tới, giọng hớt ha hớt hải:
– Kế toán công ty mình lại nghỉ rồi, giờ sao đây?
– Kế toán nghỉ thôi mà, cũng đâu phải trời sập đất lở. Sao bạn lo lắng quá vậy? Tôi đáp.
– Mỗi lần kế toán nghỉ là phải tuyển nhân viên mới, mỗi người mỗi cách làm, lại phải đào tạo lại. Đau đầu lắm bạn ơi!
Tôi cười:
– Không chỉ bạn sợ tuyển kế toán mới đâu, kế toán cũng sợ nhận việc ở một công ty mới lắm đấy!
Đứng ở vị trí người tư vấn, tôi hiểu được tâm tư của người lãnh đạo, cũng thấu được nỗi lòng của một kế toán ứng tuyển vào công ty mới. Mỗi công ty, mỗi kế toán lại có phong cách làm việc, hạch toán khác nhau. Nếu công ty chưa có quy trình hạch toán chuẩn, nhiều khi lãnh đạo cũng bị xoay vòng theo kế toán. Kế toán yêu cầu thay đổi phần mềm này, điều chỉnh quy trình kia khiến sếp cũng không biết đường nào mà lần. Mặt khác, một núi giấy tờ, hồ sơ, sổ sách lộn xộn là đủ “ám ảnh” kế toán mới. Vậy nên mới xảy ra nhiều trường hợp kế toán nhận việc sau một, hai tuần lại xin nghỉ.
Bắt đầu làm kinh doanh là bước vào cuộc rượt đuổi của đầu tư và lợi nhuận. Không phải cứ đầu tư, bỏ thời gian, bỏ sức lực là chắc chắn sẽ thành công và mang lại khoản lãi mong đợi. Thế nên lời khuyên là “đừng làm kinh doanh nếu không biết điểm hòa vốn”.
Tôi đã từng chia sẻ quan điểm này với một vài người bạn, người thân của mình khi họ có ý định kinh doanh, và cũng có người đặt lại câu hỏi cho tôi: “Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu tôi muốn kinh doanh nhưng tôi chưa biết rõ về khái niệm này hoặc công ty tôi không xác định được điểm hòa vốn?”
“Điểm hòa vốn” có thể hiểu ngắn gọn là “tại điểm hòa vốn thì lợi nhuận sẽ bằng doanh thu trừ đi chi phí mà khi đó kết quả của chúng sẽ về bằng không”. Nói cách khác, tại điểm hòa vốn, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là không lãi và cũng không lỗ.
Thật vậy, “điểm hòa vốn” chính là nơi bắt đầu đột phá của doanh nghiệp. Vì hơn lúc nào hết đó là thời điểm công ty sau khi trải qua một chặng đường “lấy đà”, đã có đủ động lực, sức mạnh và còn được trang bị một quy trình vận động đi lên sau những trải nghiệm thực tế trong suốt giai đoạn đầu tư và thử nghiệm mô hình hoạt động. Xác định được điểm hòa vốn, ban lãnh đạo sẽ có cơ sở để hình dung cụ thể, rõ ràng hơn về bức tranh tài chính. Điều này cho phép chủ doanh nghiệp mạnh dạn hơn trong việc điều chỉnh mục tiêu về lợi nhuận, thay đổi giá bán phù hợp với định hướng mở rộng kinh doanh hoặc thêm khoản đầu tư để xây dựng thương hiệu,…
Ngược lại, nếu là chủ doanh nghiệp mà bạn chưa xác định được điểm hòa vốn và cũng không có người cố vấn rõ ràng ngay từ đầu thì khả năng cao sẽ dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát hoạt động kinh doanh…
Hãy đánh giá Đọc Vị Tài Chính SMEs – Đọc thật, Làm thật, Thành công thật để giúp những độc giả khác lựa chọn được cuốn sách phù hợp nhất!
Bạn cần đăng nhập để gửi đánh giá.
1. Chọn cuốn sách yêu thích từ danh sách có sẵn.
2. Nhấp 'Mua sách in' và điền thông tin giao hàng.
3. Chọn phương thức thanh toán phù hợp: chuyển khoản, thẻ tín dụng, hoặc ví điện tử.
4. Nhận mã xác nhận qua email, sách sẽ đến tay bạn trong 3-5 ngày.
1. Chọn cuốn sách yêu thích từ danh sách có sẵn.
2. Nhấp 'Mua sách điện tử' và đăng nhập/đăng ký tài khoản.
3. Chọn phương thức thanh toán phù hợp: chuyển khoản, thẻ tín dụng hoặc ví điện tử.
4. Nhận mã truy cập qua email để đọc/nghe sách trực tuyến ngay lập tức.
1. Nhấp 'Affiliate' để đăng ký.
2. Tạo mã liên kết cá nhân sau khi điền thông tin.
3. Chia sẻ liên kết giới thiệu sách (in hoặc điện tử).
4. Nhận hoa hồng với mỗi giao dịch thành công.
Bộ sách BOS được biên soạn bởi các chuyên gia hàng đầu có kinh nghiệm thực chiến từ 10–20 năm, không chỉ dừng ở lý thuyết mà đi sâu vào giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp Việt Nam. Mỗi cuốn sách đều kết hợp kiến thức quản trị hiện đại với thực tiễn triển khai trong các doanh nghiệp thực tế, giúp người đọc áp dụng được ngay – không cần “học rồi để đó”.
Bộ sách được thiết kế cho CEO, quản lý cấp trung và nhân sự muốn phát triển lên vị trí lãnh đạo. Từ việc hoạch định chiến lược, quản trị tài chính, phát triển đội ngũ đến tối ưu chuỗi cung ứng – tất cả đều được trình bày theo tư duy hệ thống, dễ hiểu, và có ví dụ thực tế để ai cũng có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Tất cả sách in đều đi kèm phiên bản điện tử và sách nói (audiobook) – giúp người học có thể đọc, nghe và tra cứu mọi lúc mọi nơi.
Bộ sách được chắp bút bởi ông Nguyễn Xuân Tuấn (20 năm lãnh đạo & tư vấn chiến lược doanh nghiệp), ông Vũ Đức Tuấn (15 năm kinh nghiệm trong tài chính và công nghệ quản trị), và bà Hà Thúy Quỳnh (12 năm kinh nghiệm trong kinh doanh và phát triển đội ngũ).
Bởi vì đây không chỉ là sách, mà là “bản đồ vận hành doanh nghiệp hiện đại.” Bộ sách giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả quản trị lên đến 15%, xây dựng hệ thống bền vững và đội ngũ chủ động – sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng mới. Với BOS, mỗi trang sách là một bước tiến trên con đường trở thành nhà lãnh đạo thực chiến.
Hồng Phi –
Nội dung cuốn sách đọc rất thực tế, chuyên sâu về quản trị tài chính