Đã bao giờ bạn đặt ra câu hỏi:

• Là một CEO, bạn có biết trung bình doanh nghiệp của mình kiếm được bao nhiêu trên mỗi lần bán hàng (lãi gộp) và có ghi chép trên sổ sách kế toán không?
• CEO và đội ngũ đã ngồi lại với nhau để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay chưa?
• Bạn cần phải đặt mục tiêu doanh số, khách hàng hay kiếm được bao nhiêu doanh thu mỗi ngày/ mỗi tuần/ mỗi tháng để đạt được điểm hòa vốn?
• Doanh nghiệp của bạn đã bao giờ lập kế hoạch dòng tiền hay chưa?
• Doanh nghiệp của bạn có báo cáo lãi lỗ hàng tháng bao nhiêu?
• Doanh nghiệp của bạn xây dựng được kế hoạch tài chính, kinh doanh chi tiết hay chưa? 

Một phần nguyên nhân này dẫn đến tình trạng nhiều doanh nghiệp SMEs sạt nghiệp đó là tầm quan trọng của kế toán. Vậy vai trò của kế toán như thế nào trong kiểm soát hệ thống nội bộ của doanh nghiệp, hãy cùng dõi theo bài viết dưới đây để giải đáp thắc mắc về chủ đề “Thực trạng quản trị tài chính SMEs và mô hình CẤU TRÚC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ” của Học viện quản trị BOS. 

1. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH SME

Trước khi đưa ra giải pháp cho vấn đề này, chúng ta cần hiểu rõ về thực trạng quản trị tài chính SMEs hiện nay.

CEO chỉ lo kiếm tiền, coi nhẹ tổ chức công tác kế toán, chi tiêu vô tội vạ 

Một trong những sai lầm của các startup là coi nhẹ công tác kế toán. Cho nên, gần 100% doanh nghiệp thất bại do không quản trị và xây dựng được đội ngũ kế toán năng lực. Cụ thể, theo thống kê của Ngân hàng Thế giới Mỹ, 82% các doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản do không quản trị được dòng tiền.

Ngoài ra, cũng có nhiều doanh nghiệp hoạt động hơn 10 năm nhưng không thể nhìn được tổng thể bức tranh tài chính của doanh nghiệp. (Bởi bức tranh tài chính đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, nó được thể hiện qua 3 loại báo cáo là Báo cáo Kết quả Kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Cân đối kế toán dưới phương pháp thuyết minh báo cáo tài chính). 

Không thể kiểm soát chi phí, chờ rủi ro xảy ra mới ứng phó

Đây là một thực trạng phổ biến mà phần lớn các doanh nghiệp gặp phải. Thay vì việc xây dựng mô hình tài chính để nhìn rõ bức tranh tổng thể cuối năm trước, các doanh nghiệp đang có xu hướng đợi xem mô hình tài chính đang diễn ra như thế nào trong cuối năm sau. Cuối năm doanh nghiệp mới biết có bao nhiêu tiền, lợi  nhuận ra sao rồi sau đó đưa ra quyết định có thưởng hay không.

Theo đúng quy trình, cơ chế thưởng phát huy tác dụng khi được đưa ra từ đầu năm để nhân sự tiếp nhận công việc dễ dàng xác định mục tiêu, hướng triển khai công việc và phát huy năng lực. 

Xem thêm: 06 Lợi Ích Tuyệt Vời Từ Mô Hình Tài Chính | Học Viện BOS

Quản trị tài chính giúp bạn kiểm soát chi phí, dự đoán rủi ro để ứng phó

Chưa bao giờ có kế hoạch và báo cáo đồng bộ, Không thể đọc vị báo cáo kế toán

Các doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng chưa từng có báo cáo, kết quả từng tháng. Kế toán chưa hoạch định chính xác từng khoản tiền chi tiêu khiến sai sót về số  liệu phát sinh của năm, không điều chỉnh được số dư đầu kỳ. Điều này kéo theo những tổn thất, khó kiểm soát cho CEO điều hành doanh nghiệp. 

Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch đồng bộ với báo cáo để đo lường xem có hoàn thành mục tiêu hay không, nếu không hoàn thành mục tiêu thì nguyên nhân là gì để từ đó tìm ra giải pháp và hướng giải quyết đúng đắn. 

Đặc biệt, khi doanh nghiệp muốn thuê người khác quản trị tài chính, chúng ta phải biết cách quản lý tài chính của mình. Nếu CEO cứ phó mặc cho kế toán mà các ông CEO không biết gì về kế toán, tài chính kéo theo vấn đề làm thất thoát doanh thu. Chính vì vậy, giám đốc cũng cần phải đọc được báo cáo tài chính.   

CEO quản trị chuyển giao – đào tạo – thực chiến 

Xung đột giữa các phòng ban do không có quy trình và biểu mẫu chuẩn để kiểm soát

Quy trình là các bước thực hiện công việc giúp chúng ta nhìn ra tổng thể một giao dịch phát sinh đến lúc giao dịch kết thúc. 

Nếu không có quy trình, cụ thể là quy trình thanh toán trong quản trị tài chính. Nếu không có quy trình rõ ràng, biểu mẫu chuẩn chỉ thì các phòng ban không hình dung được với từng khoản mục sẽ cần hồ sơ nào để hoàn thiện. Hoặc trong một trường hợp khác, nếu phòng kế toán xây dựng một quy trình cứng nhắc, phải đầy đủ mọi giấy tờ chứng từ mới thanh toán thì câu hỏi đặt ra “Hoạt động kinh doanh có trôi, suôn sẻ hay không?” 

Vì vậy, vai trò của kế toán là kiểm soát tài chính cho doanh nghiệp và thúc đẩy hoạt động kinh doanh, đào tạo quy trình và dẫn dắt phòng ban khác.   

Hạch toán sổ chợ, một mớ bòng bong sổ sách không biết gỡ từ đâu? Nội quản sổ thực, ngoại quản sổ đảo đảo lộn

Hiện tại, công ty không có sổ sách, muốn gỡ không gỡ được. Doanh nghiệp chỉ còn cách xây dựng từ đầu và lấy con số kiểm kê làm mốc.  

Thực tế hiện nay, cứ mỗi lần tuyển kế toán mới lại yêu cầu hồ sơ chứng từ, hạch toán khác nhau? Nguyên nhân nằm ở đâu? Nguyên nhân nằm ở chưa xây dựng được sổ tay hạch toán thống nhất. Việc xây dựng sổ tay hạch toán giúp doanh nghiệp kiểm soát biểu mẫu, hồ sơ chứng từ và yêu cầu các phòng ban khác cần tuân thủ. 

Xem thêm: Trình tự xây dựng hệ thống báo cáo quản trị đạt chuẩn

Kế toán tổng hợp thực hành: Nhiệm vụ của Kế toán thanh toán và công nợ phải trả trong doanh nghiệp

Không biết xây dựng phòng kế toán bắt đầu từ đâu 

Doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế định biên nhân sự theo khối lượng, giao dịch của công ty chứ không định biên theo số lượng nhân sự. Ngoài ra, nhiều công ty thực hiện chính sách định biên nhân sự theo doanh thu. Đó đều là các cách định biên sai. 

Chúng ta cần biết cách định biên nhân sự để tối ưu chi phí của doanh nghiệp. 

Đặc biệt, đội ngũ nhân sự phần lớn không được đào tạo bài bản, phân công nhiệm vụ chồng chéo giải quyết sự vụ, không định biên nhân sự và đo lường chất lượng kế toán. 

Quản trị doanh nghiệp gặp khó khăn khi không biết xây dựng phòng kế toán từ đâu?

Thiếu nguồn dữ liệu   

Hiện tại, doanh nghiệp gặp phải tình trạng dữ liệu rời rạc lộn xộn, form dữ liệu không đồng nhất. Ngoài ra, kế toán mất quá nhiều thời gian bóc tách thủ công và chuẩn hóa dữ liệu dẫn đến chậm trễ sai sót.  Mỗi dữ liệu để 1 file excel riêng dẫn đến tình trạng khó kiểm soát. Đặc biệt, các doanh nghiệp thiếu tính đồng bộ kết nối các phòng ban. Từ đó, làm ảnh hưởng đến việc lên báo cáo quản trị. 

ALT: Quản trị tài chính giúp tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp dựa vào vốn cổ phần 

Nguyên nhân dẫn đến thực trạng này nằm ở đâu?

1. Chưa nhận thức rõ vai trò của Tổ chức công tác kế toán trong việc kiểm soát – ra quyết định
2. Chưa được đào tạo bài bản về tài chính kế toán
3. Thiếu tính đồng bộ và hệ thống 

=> Cốt lõi nằm ở chưa tổ chức bộ máy kế toán bài bản và chuẩn chỉnh. 

Các doanh nghiệp SMEs gặp khó khăn khi không tuyển dụng được đội ngũ nhân sự bài bản và có năng lực. Đặc biệt, trong thời đại 4.0 như hiện nay, mọi quyết định, hành động đều dựa trên con số. Nếu không có đội ngũ kế toán giỏi, năng lực thì không thể kêu gọi được các nhà đầu tư, mở rộng mô hình kinh doanh. Vậy thắc mắc đặt ra “Chuẩn hóa Phòng kế toán bắt đầu từ đâu?” sẽ được giải đáp ở phần sau của bài viết thực trạng quản trị tài chính SMEs.

Xem thêm: Ứng dụng PDCA trong việc triển khai & thực thi chiến lược doanh nghiệp theo BSC/KPI.

2. MÔ HÌNH CẤU TRÚC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ SPACE

Học viện Quản trị BOS đưa ra giải pháp cho doanh nghiệp về một mô hình “CẤU TRÚC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ” theo tư duy hệ thống  (Viết tắt SPACE).

Space – tên Tiếng Anh là Strategy: Chiến lược tài chính (CHIẾN LƯỢC TÀI CHÍNH)

• P – tên Tiếng Anh là Plan: Lập kế hoạch
• A – tên Tiếng Anh là Action: Tổ chức thực thi 
• C – tên Tiếng Anh là Control: Phương thức kiểm soát
• E – tên Tiếng Anh là Enhance: Cải tiến 

Chi tiết nhóm công việc chính của từng giai đoạn như sau: 

Mô hình quản trị tài chính SPACE – Cấu trúc hệ thống quản trị

S:  Chiến lược tài chính

• Chiến lược nguồn vốn
• Chiến lược đầu tư hàng tồn kho, nợ phải thu
• Chiến lược giảm phí
• Chiến lược giá bán tối ưu lợi nhuận

P – Plan: Đánh giá thực trạng và lập kế hoạch:

• Hệ thống sổ sách
• Hệ thống kế hoạch báo cáo
• Chất lượng nhân sự và phân công
• Công cụ phần mềm
• Kế hoạch ngân sách
• Kế hoạch hành động…

A: Tổ chức thực thi

• Chức năng, nhiệm vụ, cơ chế phối hợp
• Mô tả công việc/ định biên
• Sơ đồ tổ chức
• Xây dựng phương thức tổ chức tuyển dụng, đào tạo
• Xây dựng quy trình, biểu mẫu
• Xây dựng sổ tay hạch toán, quy chuẩn hồ sơ

C: Phương thức kiểm soát

• Báo cáo đối chiếu với hệ thống kế hoạch
• Xây dựng phương thức kiểm tra số liệu
• Xây dựng phương thức đánh giá hiệu quả làm việc

E: Cải tiến

• Xây dựng phương thức họp giao đưa giải pháp xử lý chỉ tiêu không đạt và lập kế hoạch hành động.

Đặc biệt, bất cứ một phòng ban nào cũng đều có thể tuân theo. Khi xây dựng mục tiêu, chúng ta cần nắm rõ tầm nhìn sứ mệnh, tư tưởng và mô hình kinh doanh của công ty. Từ việc hoạch định mô hình kinh doanh để phát triển chiến lược tài chính, chiến lược cắt giảm chi phí, tối ưu lợi nhuận.

BOS hy vọng thông qua những chia sẻ trên sẽ phần nào giải đáp những thắc mắc của nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Hy vọng đó là một phần thông tin hữu ích để doanh nghiệp dễ dàng hiểu rõ về thực trạng quản trị tài chính SMEs và mô hình hệ thống quản trị SPACE.

Học viện Quản trị BOS tổ chức Khóa đào tạo Setup Hệ thống Tài Chính – Kế Toán – Báo cáo Quản trị bài bản. Đến với khóa học, chủ doanh nghiệp, CEO nhận được những giá trị như sau: 

• Nhìn được bức tranh tổng thể tình hình tài chính của doanh nghiệp
• Biết cách kiểm soát công nợ, chi phí, tồn kho, dòng tiền và đọc vị số liệu kế toán
• Dữ liệu tổ chức khoa học để lên báo cáo quản trị
• Ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu, chủ động và ngăn ngừa rủi ro 
• Có cơ sở xây dựng cơ chế lương thưởng win – win, công bằng, cân bằng và đồng bộ 
• Yên tâm trao quyền cho nhân sự cấp trung
• Biết cách tổ chức cuộc họp tập trung phân tích nguyên nhân và tìm giải pháp thay vì đổ lỗi
• Ổn định nhân sự và đánh giá đúng năng lực kế toán 

Bên cạnh đó, khóa học Setup hệ thống tài chính bài bản còn nhiều lợi ích và kinh nghiệm quản lý được chia sẻ trực tiếp từ đội ngũ chuyên gia của Học viện. 

Setup và chuẩn hóa phòng marketing (khai giảng 19-11-2022) 

Setup và chuẩn hóa phòng nhân sự (khai giảng 12-11-2022)

Công ty TNHH Học viện BOS

• Văn phòng đại diện & Giảng đường: Tầng 3, Tòa A3, Ecolife Capitol số 58 Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
• Gmail: bos11052021@gmail.com
• Hotline: 0984 561 442