Vừa chia sẻ phòng kế toán cần bao nhiêu nhân sự là đủ thì có 1 vài ý kiến là “Công ty nhỏ có hay không có kế toán cũng chẳng sao!”. Thực tế, có những công ty không có kế toán nhưng vẫn kiểm soát tốt và lớn lên, nhưng thật sự phải khâm phục ông chủ vì họ chắc một mình làm đủ mọi thứ, tất bật từ sáng đến tối, việc gì cũng đến tay để kiểm soát. Nhưng thử ngẫm lại xem mình mở DN làm chủ hay là DN làm chủ mình, mục đích cuối cùng là hướng đến sự bình an nhưng cảm giác lúc nào cũng như có tảng đá đè người. Vậy chúng ta hãy cùng tìm lí do tại sao DN dù nhỏ cũng cần kế toán nhé!


Thứ nhất, vấn đề đau đầu nhất là Lợi nhuận. 95% chủ DN là dân tay ngang, đi lên từ nghề, nên chúng ta thậm chí còn không phân biệt được doanh thu và tiền thu, lợi nhuận và dòng tiền, chi phí và chi tiêu. Đơn cử là một bạn học viên của tôi có trung tâm tiếng Anh, thu tiền trước của học viên theo gói 1 năm và nghĩ đó là doanh thu, tưởng lãi khủng lắm, cứ thấy tiền trong túi đủng đỉnh là nghĩ cách tiêu tiền. Tiêu hết rồi, kinh doanh chỉ cần dừng lại là đứt. Vì sao thế, vì chúng ta lấy tiền của người sau để phục vụ người trước, một khoản tiền thu đồng nghĩa với phát sinh nghĩa vụ trả nợ, phải thuê văn phòng, trả lương nhân viên và đủ thứ chi phí khác nữa. Khi dừng lại không có nguồn thu hoặc điển hình giai đoạn covid, khách hàng yêu cầu hoàn tiền là đứt, không có tiền trả vì tiêu rồi còn đâu nữa mà trả.

Thứ hai, bất mãn xung đột cổ đông. Tiếp nối vấn đề trên, nếu cổ đông không cùng góc nhìn thì thấy tiền hỏi sao không chia? Chia rồi thì sau này ai là người mang trả khách hàng?. Thêm nữa, hoạt động bao lâu rồi mà không thấy báo cáo lãi lỗ rõ ràng như nào, cứ bảo lãi lắm mà chẳng thấy tiền đâu, chẳng chia anh em? Tính nhẩm, áng chừng, mua 5 bán 10 lãi gấp đôi nhưng lúc nào cũng nợ nần như chúa chổm, chạy tiền quanh năm. Chia lương thưởng cho anh em cũng không có căn cứ, hứng lên thì chia, chia xong nơm nớp lo cuối năm mình còn tiền không hay cái nịt cũng chẳng còn? Số liệu nội bộ quyết định sự sống còn của DN nhưng không quản, đi quản số ảo, chủ yếu đối phó thuế.

Thứ ba, không có số liệu nên quyết định cảm tính, áng chừng suy đoán. Con số đã chứng minh, 95% start-up không được đón sinh nhật lần 2. Vì sao thế? Chi tiêu vô tội vạ, đã vô tội vạ rồi còn không ghi chép, báo cáo. Chi phí lương là để chi trả lương cho nhân sự, chi phí thuê mặt bằng là để chi trả cho việc thuê mặt bằng, chi phí điện nước là để thanh toán điện nước, chi phí mua hàng là chỉ dùng để mua hàng. Mà cớ sao cứ tiêu nhầm hoài, lấy chỗ nọ đập chỗ kia, dật gấu bá vai. Không phải ngẫu nhiên mà kế toán phải định danh các khoản chi phí, sau đó còn phải phân loại đâu là định phí, đâu là biến phí. Thậm chí, việc định danh và phân loại sai sẽ dẫn đến báo cáo tài chính sai, điểm hòa vốn sai và khó kiểm soát. Hậu quả là người làm chủ đánh giá sai sức khỏe doanh nghiệp, ra quyết định và chiến lược không phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Thứ tư, số liệu chung chung, lẫn lộn cá nhân và công ty nên không thể biết vận hành DN tạo ra bao nhiêu tiền?

May ra chỉ biết tổng thu tháng này là bao nhiêu? Nhưng cứ tưởng mặt hàng nào bán số lượng nhiều là tốt, là lãi nhiều; mặt hàng bán ít nhưng lợi nhuận cao thì không biết; công nợ thu rồi hay chưa thu cũng không hay. Thu chi lẫn lộn cả công ty lẫn gia đình, lấy tiền bán hàng mua đất, đầu tư bên ngoài nên lúc cần tiền mở rộng thì chỉ nghĩ đến vay. Lá chắn thuế chả thấy đâu, chỉ thấy còng lưng trả lãi ngân hàng.

Tin tôi đi, nếu có kế toán ghi nhận đầy đủ giúp mình NẮM RÕ và THÔNG SUỐT số liệu: doanh thu / số lượng phân loại theo từng dòng hàng, chi phí cũng vậy, biết rõ loại nào bán chậm, loại nào bán ế. Và đặc biệt là không chi LẪN LỘN những các khoản gia đình. Từ đó biết khi nào gần hết hàng để đặt, biết lãi / lỗ từng dòng hàng, khi nào cần chiết khấu giảm giá để đẩy hàng thu hồi vốn, chiết khấu mỗi mặt hàng là bao nhiêu?

Khi công ty nhỏ, còn đang dễ quản mà mình không quản được, thì liệu khi công ty lớn hơn, số lượng nhân sự nhiều hơn, mã hàng nhiều hơn, phức tạp hơn, mình có quản lý được không? Dễ vỡ trận lắm. Giai đoạn đầu tiền về anh đút túi, lúc nào cũng rủng rỉnh, nhưng khi DN phình to thì tiền bao nhiêu anh không nắm được, mỗi đợt trả lương, trả NCC là cảm giác mệt mỏi, cảm giác chi lương thấy phí.

Khổ nỗi là người ngoài khuyên thì bảo biết rồi khổ lắm nói mãi, phải đến lúc phá sản, sắp sập mới nhận ra thì đã muộn rồi. Giá như mình kiểm soát được lãi lỗ, dòng tiền, chi tiêu có kỷ luật, có kế hoạch và định mức, được tư vấn những rủi ro về thuế,… thì đã không ra cơ sự này.

Lời khuyên: Đã sinh ra DN phải có trách nhiệm phát triển và nuôi dưỡng nó chứ. Hãy học cách quản trị tiền của mình trước khi phó mặc cho người khác. Nếu bạn là chủ DN nhỏ, mới khởi nghiệp, bạn muốn DN của mình lớn, bền vững thì quyết định lựa chọn tự làm hay tuyển kế toán cùng mình kiểm soát? Bạn tự quyết định nhé!

Tác giả Hà Quỳnh – MBA, CPA – Chủ tịch học viện BOS