Một quy trình phù hợp gồm các bước ăn khớp với nhau và các hành động cụ thể để hoàn thành công việc giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp với nhau nhịp nhàng, chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng các ký hiệu khi xây dựng quy trình và một số nguyên tắc khi vẽ lưu đồ như sau:

Quy trình hướng dẫn vẽ lưu đồ và xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

Quy trình được thiết kế khoa học, rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp

​Hầu hết các lưu đồ được tạo bởi 3 ký hiệu đầu tiên, trong mỗi ký hiệu, hãy viết nội dung phù hợp, các ký hiệu liên kết với nhau bằng phím mũi tên, cho thấy thứ tự các bước thực hiện công việc. Đầu tiên, hãy vẽ ký hiệu số 1, ghi là “bắt đầu”, sau đó chuyển sang các bước công việc cụ thể bằng ký hiệu số 2, ghi các bước công việc phù hợp và đúng trình tự. Khi cần ra quyết định, bạn sử dụng ký hiệu số 3 – “hình kim cương”, và vẽ các mũi tên tương ứng và viết kết quả lên mũi tên đó “duyệt” hay “không duyệt”. Ngoài 3 ký hiệu đầu, bạn lựa chọn các ký hiệu khác như hình để vẽ cho phù hợp. Và khi kết thúc quy trình thì bạn vẽ ký hiệu số 1 và ghi vào đó là “Kết thúc”. Cuối cùng, bạn kiểm tra lại lưu đồ xem trình tự các bước thực hiện đã đầy đủ, chính xác chưa, có mẫu biểu đính kèm từng bước và giao người phụ trách đúng chưa? Có bị chồng chéo không? Có cần thêm hay rút bước không?

Vẽ lưu đồ sẽ trở nên đơn giản nếu bạn nắm vững các quy tắc, các ký hiệu và phân tích kỹ tiến trình công việc trong quy trình. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu và làm đúng. Học Viện Quản Trị BOS xin chia sẻ một số sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi xây dựng quy trình: Nhân sự cần áp dụng quy trình phải thuộc quy trình, phải cầm bút vẽ ra quy trình và giải thích từng bước quy trình, chỉ ra được từng nút trong quy trình sử dụng biểu mẫu nào? Với hạn mức xử lý thời gian bao lâu? Đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp phải làm được việc đó. Ở một số doanh nghiệp sau khi tuyển nhân sự tuần đầu tiên phải học thuộc mô tả công việc. học thuộc lòng, tác nghiệp thực hiện rồi hiểu. Người ta thực sự hiểu khi người ta biết cách làm và biết cách dạy cho người khác biết làm. Không những anh phải học mà học xong dạy cho người khác biết làm. Đó là nguyên lý của truyền thông và cách tiếp cận thông tin, khi dạy được cho người khác thì tiếp cận đủ 100% thông tin.

• Vay vốn lưu động ở ngân hàng, Kế toán và Giám đốc cần biết và lưu ý điều gì?
• Vốn lưu động cần bao nhiêu là đủ?

Thiết lập quy trình nhưng không giới hạn về mặt thời gian.

Ví dụ: Nhân viên của DN đi công tác về sau 1 tuần phải hoàn thành hồ sơ, gửi văn bản phải quy định trả lời trong vòng 5 ngày làm việc, nếu không quy định tôi tự làm theo ý của tôi. Đừng để nhiều người ngồi chờ 1 người, đừng để bộ phận kế toán om hồ sơ thanh toán của các bộ phận khác. Việc xử lý đề nghị tạm ứng trong 4-8h làm việc phải có định mức thời gian, khách hàng khiếu nại thì trong chính sách bán hàng khi tiếp nhận yêu cầu khiếu nại phòng kinh doanh phải xử lý trong thời gian bao lâu. Trong thời gian như vậy, vấn đề lớn hơn cần xử lý vượt thẩm quyền thì phải chuyển lên đâu.

Vội vàng vẽ quy trình khi chưa thực hiện phân tích tiến trình và phân tích công việc

Đừng vội vàng vẽ quy trình luôn, trước tiên bạn hãy phân tích tiến trình như sau: