​Nhiều vị CEO tâm sự: “Tháng nào kế toán, kinh doanh cũng trình tôi cũng xem số liệu, biểu đồ và đọc báo cáo đấy nhưng tình hình doanh số vẫn không được cải thiện”, hay là “Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh nhưng hàng tháng, tôi cũng chỉ nhận được báo cáo kết quả kinh doanh là chấm hết”, “Kế toán trưởng của tôi mới chỉ giữ vai trò key worker (nhân viên chủ chốt), chưa thể phân tích dữ liệu và tham mưu”.

Làm sao để Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh?

​Chắc hẳn khi bước chân vào kinh doanh, nhiều người đã trải qua tình cảnh cứ làm theo lối mòn, không tính toán cụ thể, cuối cùng lại phải “bỏ đi làm lại”. Tại sao phải bỏ đi làm lại? Tại sao không xây dựng hệ thống báo cáo quản trị bài bản để phân tích số liệu?

Khi được hỏi: “Khi anh/ chị xem báo cáo, anh chị có nhận ra vấn đề gì hay có tìm được giải pháp gì không?” thì hầu hết các vị CEO đều trả trả lời là “KHÔNG”. Còn công ty các bạn thì sao?

Một số biểu hiện của hệ thống báo cáo quản trị tồi tại các công ty:

• Nhiều công ty không có báo cáo/ báo cáo trễ hạn, hay một hệ thống báo cáo quản trị tồi. CEO không biết yêu cầu cấp dưới các loại báo cáo nào phục vụ cho điều hành/ không truyền thông được yêu cầu đó xuống cho cấp dưới.
• Cấp dưới không hiểu rõ ràng về yêu cầu quản trị, mục tiêu báo cáo của ban giám đốc.
• Cấp dưới chưa có ý thức hoặc không thấy được tầm quan trọng của hệ thống báo cáo quản trị tốt nên làm hời hợt, làm đối phó đến ngày nộp báo cáo là hết trách nhiệm.
• Các CEO chỉ xem báo cáo, biểu đồ so sánh doanh số hay chi phí giữa các địa điểm kinh doanh hàng tháng để thấy sự lên xuống của doanh số hay chi phí, mục đích chính là cập nhật tình hình bán hàng hàng tháng hay xu hướng thay đổi của doanh số mà thôi.
• Các cuộc họp kinh doanh hầu như chỉ dừng lại ở một loại số liệu như “Doanh số” và không có sự kết nối với nguồn dữ liệu khác để tìm giả thuyết nguyên nhân và hướng giải quyết. Giá trị của báo cáo bị giới hạn ở chỗ đó. Nếu bạn quản lý một công ty quy mô tương đối, chắc hẳn sẽ giải thể sớm nếu chỉ ngồi họp với kiểu báo cáo như thế.
• Báo cáo mới chỉ dừng lại ở mức độ phục vụ chính bộ phận đó và ban giám đốc nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của các bộ phận liên quan, dữ liệu thiếu tính hệ thống.
• Công ty không có hệ thống kế hoạch hoặc kế hoạch một đằng, báo cáo một nẻo.

Hệ quả của một hệ thống báo cáo quản trị tồi là:

• Công việc được giải quyết một cách sự vụ, không hình thành nên phong cách lãnh đạo.
• Công ty ai cũng bận rộn nhưng hiệu quả công việc không cao.
• CEO trở thành trợ lý bất đắc dĩ cho nhân viên: điều gì cũng phải hỏi ý kiến sếp, giấy tờ gì cũng phải đợi sếp thông qua, sự kiện gì cũng do sếp nghĩ và chỉ đạo mới làm. Vậy thì thời gian ngồi trả lời những câu hỏi vụn vặt, hay ký giấy tờ cho nhân viên (tiền điện, mua văn phòng phẩm,…) thì anh còn đâu đầu óc tập trung nghĩ chiến lược….
• Họp hành liên miên nhưng hiệu quả kinh doanh không cải thiện, thậm chí đi xuống.
• CEO không thể đưa ra quyết định chính xác, kịp thời (nợ nhà cung cấp quá hạn không đủ khả năng thanh toán dẫn đến nguy cơ phá sản, nợ phải thu không thể thu hồi, hàng tồn kho lỗi mốt, hàng tồn kho thiếu hay tồn nhiều nhưng vẫn nhập,…) hoặc nếu có thì cũng chỉ đạo miệng, thiếu văn bản hoá.
• Nhiều công ty lập báo cáo thu chi nhưng cứ nghĩ đó là báo cáo kết quả kinh doanh, tưởng lãi mà hoá lỗ.
• Tình trạng trộm cắp, gian lận ngày càng nhiều cùng sự phát triển của công ty.

Tất nhiên với các công ty chưa có báo cáo quản trị thì có báo cáo như slide dưới đây đã là tốt rồi nhưng chúng tôi muốn hệ thống báo cáo ấy phải phục vụ việc ra quyết định chính xác, kịp thời, thay vì xử lý dữ liệu, hãy phân tích nguyên nhân để tìm giải pháp.

​Công ty ABC hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ quần áo may đo bán sẵn (gồm quần âu, áo sơ mi, vest). Năm 2019 công ty có 2 cửa hàng ở Quận Trung Hoà, Hoàn Kiếm, đầu năm 2020 công ty mở thêm 1 cửa hàng nữa ở Hai Bà Trưng chỉ cách cửa hàng ở Hoàn Kiếm 2 km. Hàng tháng/quý, CEO yêu cầu bộ phận kế toán nộp báo cáo theo mẫu dưới đây:

Liệu báo cáo trên đã đủ cơ sở để phân tích và ra quyết định kinh doanh?

​Mẫu báo cáo trên được đánh giá là khá tổng quan, công ty đã ý thức được việc tách biến phí, định phí trong báo cáo tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở việc xử lý và ghi lại số liệu. Nếu chỉ dựa vào bảng này, ta chỉ đưa ra ý kiến phân tích một cách tổng thể là doanh thu công ty tăng trưởng 7,11% so với cùng kỳ nhưng ngược lại hiệu quả kinh doanh giảm mạnh, cụ thể là tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận ròng sau thuế không theo kịp tốc độ tăng của doanh thu (hay nói cách khác, tốc độ tăng trưởng chi phí lớn hơn so với tốc độ tăng trưởng doanh thu).

Có thể nhận định: hiệu quả kinh doanh sụt giảm bất hợp lý khi doanh thu tăng, tăng số lượng cửa hàng, định phí trên 1 đơn vị sản phẩm giảm, chính sách giá không thay đổi, đáng lẽ hiệu quả kinh doanh phải tăng lên. Vậy nguyên nhân do đâu? Do doanh thu hay do chi phí? Do ảnh hưởng của cửa hàng nào? Nhóm hàng nào? Biên lợi nhuận nhóm hàng nào mang lại lợi nhuận cao? Hiệu quả quản trị tồn kho và dòng tiền ra sao?

​Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề xây dựng hệ thống báo cáo quản trị đồng bộ và bài bản.