6 VẤN ĐỀ DOANH NGHIỆP THƯỜNG GẶP TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

1. Không chiến lược:
Không xây dựng được định hướng chiến lược, mục tiêu, giải pháp chiến rõ ràng, doanh nghiệp phát triển theo cảm tính, bản năng nên sức cạnh tranh rất yếu kém
2. Không kế hoạch:
– Không có bộ kế hoạch đồng bộ từ cấp công ty đến cấp phòng ban, cấp nhân viên và phân rã ra kế hoạch tháng, tuần, ngày
– Không giao khoán được mục tiêu cho từng phòng ban và từng nhân sự
3. Nhân sự không được tổ chức bài bản
– Việc tổ chức đội ngũ nhân sự lộn xộn, không có mô tả chức năng nhiệm vụ phòng ban, không có mô tả trách nhiệm nhân sự rõ ràng nên có việc thì dẫm chân lên nhau, có việc thì không ai chịu trách nhiệm. Nhân sự chờ sếp sai việc mới làm
– Không đo lường hiệu quả công việc nên không đánh giá được nhân sự, không tạo được lộ trình thăng tiến cho nhân viên, không có cơ chế lương thưởng theo năng lực và hiệu quả công việc dẫn đến người giỏi thì ra đi, người kém thì ở lại
4. Không quản trị được chi phí:
Không lập được hạn mức chi phí, không xác định được kế hoạch lợi nhuận, dòng tiền dẫn đến bán được hàng lỗ lãi bao nhiêu cũng không biết. Các cơ chế, chính sách cho nhân viên, cho khách hàng thì đưa ra mù mờ cảm tính, không dựa trên số liệu
5. Không có đo lường, báo cáo, đánh giá hiệu quả kinh doanh
Các chỉ tiêu kinh doanh không được đo lường và báo cáo, so sánh với kế hoạch để đánh giá nên không biết tình hình kinh doanh đang như thế nào
6. Không phòng ngừa và kiểm soát rủi ro tốt
Không nhận diện được các vấn đề nên cũng không đưa ra được giải pháp để cải thiện tình hình, các vấn đề tồn tại dai dẳng, lưu cữu nhiều năm

NGUYÊN NHÂN

1. Sai lầm ngay từ đầu trong tư duy xây dựng hệ thống
Nhiệm vụ của doanh nghiệp không phải là xây dựng hệ thống mà phải là nhận chuyển giao trên nền tảng hệ thống quản trị đã được xây dựng bài bản, chuyên nghiệp rồi ứng dụng vận hành

2. Việc xây dựng hệ thống quản trị chuyên nghiệp rất khó khăn
Vì việc xây dựng hệ thống quản trị là một công việc cực kỳ phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên ngành rất rộng từ tài chính, kinh doanh, nhân sự, kế toán, sản xuất …. Mà khó lòng một doanh nghiệp có đội ngũ đủ đáp ứng, hơn nữa lại đòi hỏi những công cụ rất phức tạp để kết nối và đồng bộ dữ liệu trên toàn bộ hệ thống lên một nền tảng dữ liệu. Doanh nghiệp không thể có đủ nguồn lực tri thức, kinh nghiệp, nhân sự cũng như thời gian để xây dựng hệ thống như vậy. Việc đòi hỏi doanh nghiệp phải tự xây dựng hệ thống quản trị cho mình cũng tương tự việc đòi hỏi người dân muốn có xe ô tô để đi thì phải đi học cách và tự chế tạo cho mình một chiếc. Điều đó là bất khả thi. Nhiệm vụ của người dân chỉ là mua, cài đặt mục tiêu, lộ trình, đổ xăng và tự lái chiếc xe của mình. Cao cấp hơn nữa, người đó sẽ có lái xe riêng của mình, nhiệm vụ còn lại anh ta cần làm là xác định mục tiêu để người lái xe đưa mình tới đó

GIẢI PHÁP HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CỦA BOS

Để đóng gói và chuyển giao được một cách dễ dàng, trước tiên BOS đã thiết kế một cấu trúc hệ thống quản trị doanh nghiệp rất đặc biệt được gọi là cấu trúc 3-4-5 với các đặc trưng là

ĐỒNG BỘ – CHUYỂN GIAO – THỰC CHIẾN

1. Ý nghĩa của số 3: hệ thống quản trị thiết kế có 3 tầng là: THƯỢNG TẦNG – TRUNG TẦNG VÀ HẠ TẦNG Thượng tầng: chức năng hoạch định và quản trị chiến lược gồm hạch định sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, định hướng doanh nghiệp, các mục tiêu dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và các giải pháp chiến lược để đạt được các mục tiêu đó.
Trung tầng: chức năng thực thi các chiến lược đó, gồm 4 chức năng chính là KINH DOANH – TÀI CHÍNH – NHÂN SỰ – CUNG ỨNG.
Hạ tầng: là nguồn động lực giúp công ty phát triển, đến từ 4 động lực là NHÂN LỰC – TRÍ LỰC – TÀI LỰC – THẾ LỰC.

2. Ý nghĩa của số 4: Phần trung tầng, là trọng tâm của hệ thống được chia làm 4 cấu phần cốt lõi gồm: KINH DOANH – TÀI CHÍNH – NHÂN SỰ – CUNG ỨNG

3. Ý nghĩa của số 5: Mỗi cấu phần lại được thiết kế đầy đủ 5 chức năng theo một mô hình rất đặc biệt do BOS đưa ra, đó là mô hình S.P.A.C.E. Trong đó thực hiện đầy đủ các chức năng cần phải có của mỗi hệ thống quản trị bài bản.

S: Stratergy: Chiến lược: Giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược chức năng, trong đó trả lời cho 3 câu hỏi lớn là:

• Doanh nghiệp định hướng gì ở cấu phần này?
• Doanh nghiệp muốn đạt được các chỉ tiêu nào ở cấu phần này?
• Giải pháp nào giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó?

P: Plan: Kế hoạch: Giúp doanh nghiệp:

• Lập được kế hoạch để thực hiện các giải pháp đã nêu trong phần chiến lược, trong đó phân rã các chỉ tiêu đã nêu thành các chỉ tiêu của quý, tháng, tuần, ngày cho từng nhân sự trong công ty
• Lập được kế hoạch hành động theo mô hình RACI với chi tiết ai làm việc gì, bắt đầu và kết thúc, phối hợp với ai, ai là người chịu trách nhiệm

A: Act: Thực hiện: Giúp doanh nghiệp thực hiện các việc sau:
Tổ chức nhân sự:

• Xây dựng hệ thống sơ đồ tổ chức gồm có danh mục phòng ban, danh mục vị trí, danh mục nhân sự
• Xây dựng hệ thống mô tả chức năng nhiệm vụ ừng phòng ban, mô trách nhiệm, mô tả công việc từng vị trí
• Xây dựng hệ thống các KPI với các mục tiêu đồng bộ với hệ thống mục tiêu của phòng ban và công ty
• Xây dựng hệ thống khung năng lực của từng vị trí bám sát với mô tả trách nhiệm của vị trí đó
• Xây dựng hệ thống lương theo cơ chế 3P công bằng và khích lệ
• Xây dựng hệ thống thưởng nhân động lực làm việc lên nhiều lần

Tổ chức tài chính:

• Xây dựng hệ thống định mức hạn mức từng khoản mục chi phí cho từng đơn vị phòng ban
• Tiến hành giao khoán cả mục tiêu, cả chi phí và cả nhân sự cho phòn ban đó

C: Control: Kiểm soát: Giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị bằng Dashboard đa tầng, đa chiều với các phân tích chuyên sâu tất cả các chỉ tiêu của cấu phần đó
• Có sự so sánh tương quan giữa kế hoạch đã lập với thực tế thực hiện để thấy được thực trạng tiến trình thực thi kế hoạch. Có đo lường đánh giá tỷ lệ hoàn thành kế hoạch lũy kế đến hiện tại
• Có hệ thống cảnh báo các chỉ tiêu đang không đạt kế hoạch

E: Enhance: Cải tiến: Giúp doanh nghiệp:
Tổ chức cuộc họp theo tư duy giải quyết vấn đề trong đó nêu rõ:

• Chỉ tiêu không đạt là gì
• Nguyên nhân vì sao không đạt
• Các giải pháp để cải tiến
• Phân tích là lựa chọn giải pháp tối ưu
• Lập kế hoạch hành động thực hiện giải pháp
• Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch

CÁC YẾU TỐ KHÁC BIỆT NỔI TRỘI CỦA HỆ THỐNG QUẢN TRỊ BOS

1. ĐỒNG BỘ:
Do ứng dụng phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp BOS với hệ thống dữ liệu doanh nghiệp được cập nhật và lưu trữ trên cloud nên các dữ liệu đều tương tác ảnh hưởng đồng bộ lẫn nhau, một dữ liệu ở bất cứ cấu phần nào thay đổi đều làm thay đổi các dữ liệu ở các cấu phần liên quan. Ví dụ khi tăng thêm một nhân sự hay tăng lương cho một ai đó thì lập tức kế hoạch chi phí, lợi nhuận của toàn công ty sẽ thay đổi theo.
Giữa cấu trúc hệ thống với cấu trúc chi phí: việc chia doanh nghiệp thành 3 khối với mỗi khối tương đồng với một loại chi phí:

• Khối cung ứng sử dụng chi phí giá vốn
• Khối kinh doanh sử dụng chi phí bán hàng
• Khối back office sử dụng chi phí QLDN

Tạo nên sự đồng bộ và nhất quán giữa cấu trúc tổ chức doanh nghiệp và cấu trúc chi phí doanh nghiệp
Giữa các chức năng: với việc đề xuất mô hình SPACE đã làm cho việc vận hành hệ thống quản trị trở thành một chuỗi hoạt động đồng bộ móc nối với nhau không thể chia tách:
2. CHUYỂN GIAO:
Hệ thống quản trị BOS sau khi xây dựng sẽ được đóng gói trên với nền tảng là phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp BOS và sẽ được chuyển giao cho doanh nghiệp thông qua hợp đồng tư vấn chuyển giao đầy đủ 8 bước:
Trong đó đăc biệt bước cung cấp công cụ giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống quản trị trên một nền tảng cực mạnh phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp BOS (BUSINESS OPERATION SYSTEM) giúp doanh nghiệp thực hiện được tất cả 4 nhóm hoạt động chính trong doanh nghiệp gồm:
(BÁN HÀNG MARKETING) – (TÀI CHÍNH KẾ TOÁN) – (NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH) – (SẢN XUẤT MUA HÀNG)
và đủ 5 chức năng cho mỗi hoạt động là CHIẾN LƯỢC – KẾ HOẠCH – THỰC THI – KIỂM SOÁT – CẢI TIẾN trên 1 phần mềm duy nhất, kết nối dữ liệu tới các nguồn số liệu cung cấp từ phần mềm kế toán MISA, KIOT Việt … với báo cáo quản trị dạng dashboard trực quan sinh động, làm việc trên môi trường online, phân quyền linh hoạt. Đặc biệt cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên server do khách hàng tự quản lý, giúp doanh nghiệp yên tâm hoàn toàn về bảo mật thông tin. 3. THỰC CHIẾN:
Hệ thống được thiết kế với mục đích ứng dụng cho doanh nghệp thực chiến nên rất sát với đặc thù các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Đồng thời hệ thống đã thiết kế sẵn các mô hình mẫu (template) cho nhiều ngành nghề như sản xuất, thương mại B2B, B2B2C, xây dựng … Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn và chỉnh sửa, giúp tiết kệm 90% thời gian setup hệ thống.

NỘI DUNG CHUYỂN GIAO

1. Chuyển giao cấu trúc thượng tầng doanh nghiệp
a. Chuyển giao hệ thống tư duy cần có của nhà quản trị, nhà quản lý

• Chuyển giao tư duy nhân quả và ứng dụng trong hoạch định chiến lược
• Chuyển giao tư duy giải quyết vấn đề và ứng dụng trong quản lý doanh nghiệp
• Chuyển giao tư duy “ĐÚNG” và ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp
• Chuyển giao tư duy phản biện và ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp

b. Chuyển giao tư duy và Chuyển giao hoạch định chiến lược cấp công ty

• Chuyển giao hoạch định sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp
• Chuyển giao xác định và phân tích mô hình kinh doanh của doanh nghiệp
• Chuyển giao hoạch định chiến lược cấp công ty

2. Chuyển giao cấu trúc trung tầng doanh nghiệp
a. Chuyển giao hệ thống nhân sự

• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập sơ đồ tổ chức, danh sách vị trí, danh sách nhân sự đồng bộ với chuỗi giá trị doanh nghiệp
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập mô tả chức năng nhiệm vụ phòng ban, mô tả trách nhiệm và mô tả công việc từng vị trí
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập hệ thống mục tiêu cho từng vị trí
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập hệ thống KPI đồng bộ với mô tả trách nhiệm theo mô hình RACI và SPACE
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để lập cơ chế lương theo nguyên tắc 3P
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để xây dựng khung năng lực cho từng vị trí đồng bộ với mô tả trách nhiệm
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để xây dựng cơ chế thưởng
• Chuyển giao ứng dụng phần mềm BOS để tính lương hàng tháng
• Chuyển giao lập một số quy trình nhân sự thường gặp
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập kế hoạch nhân sự

b. Chuyển giao hệ thống marketing

• Chuyển giao quy trình hoạch định chiến lược marketing
• Chuyển giao phương pháp và hướng dẫn cách điều nghiên thị trường, phân khúc và lựa chọn phân khúc khách hàng, cách xây dựng bộ nhận diện thương hiệu, cách xây dựng định vị thương hiệu
• Chuyển giao phương pháp và hướng dẫn lập chiến lược sản phẩm
• Chuyển giao phương pháp và hướng dẫn lập chiến lược giá bán
• Chuyển giao phương pháp và hướng dẫn lập chiến lược kênh phân phối
• Chuyển giao phương pháp và hướng dẫn lập kế hoạch marketing
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập hệ thống mục tiêu cho các vị trí phòng marketing
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập hệ thống KPI đồng bộ với mô tả trách nhiệm theo mô hình RACI và SPACE cho các vị trí phòng marketing
• Chuyển giao và ứng dụng phần mềm BOS để kiểm soát chi phí marketing theo văn bản giao khoán

c. Chuyển giao hệ thống kinh doanh

• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để lập kế hoạch doanh thu theo các đối tượng: doanh thu theo đơn vị, doanh thu theo nhân viên, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo sản phẩm
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập hệ thống mục tiêu cho các vị trí phòng kinh doanh
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS lập hệ thống KPI đồng bộ với mô tả trách nhiệm theo mô hình RACI và SPACE cho các vị trí phòng kinh doanh
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để phân tích, đánh giá kết quả doanh thu bằng dashboard đa chiều, đa tầng: đánh giá doanh thu đơn vị, doanh thu nhân viên kinh doanh, doanh thu khách hàng, doanh thu sản phẩm, so sánh với kế hoạch
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để phân tích tỷ suất lợi nhuận từng dòng sản phẩm
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để lập cơ sở dữ liệu khách hàng, sản phẩm với phân cấp quản lý sản phẩm nhiều tầng
• Chuyển giao lập và ứng dụng phần mềm BOS để tính toán giá bán theo lợi nhuận mục tiêu
• Chuyển giao và ứng dụng phần mềm BOS để kiểm soát chi phí bán hàng theo văn bản giao khoán của từng đơn vị kinh doanh

d. Chuyển giao hệ thống tài chính

• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để phần bổ hạn mức ngân sách cho các đơn vị phòng ban
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để lập mô hình tài chính – mô hình KQKD
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng mô hình tài chính trên phần mềm BOS để xác định điểm hòa vốn
• Chuyển giao ứng dụng mô hình tài chính trên phần mềm BOS và hệ thống mục tiêu để giao khoán cho các đơn vị phòng ban
• Chuyển giao ứng dụng mô hình tài chính trên phần mềm BOS để xác định hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị kinh doanh
• Chuyển giao ứng dụng mô hình tài chính trên phần mềm BOS trên phần mềm BOS
• Chuyển giao phương pháp ứng dụng mô hình tài chính trên phần mềm BOS trong việc xây dựng các kịch bản doanh thu, chi phí để dự phòng và quản trị rủi ro
• Chuyển giao phân tích và ứng dụng phần mềm BOS để phân tích báo cáo kết quả kinh doanh bằng dashboard đa chiều, đa tầng
• Chuyển giao phân tích và ứng dụng phần mềm BOS để phân tích bảng cân đối kế toán bằng dashboard đa chiều, đa tầng
• Chuyển giao phân tích và ứng dụng phần mềm BOS để phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ bằng dashboard đa chiều, đa tầng
• Chuyển giao ứng dụng phần mềm BOS để phân tích các bộ chỉ số tài chính: bộ chỉ số thanh toán, bộ chỉ số chất lượng doanh thu và lợi nhuận, bộ chỉ số đánh giá hiệu suất đầu tư & sử dụng vốn, bộ chỉ số cấu trúc vốn & thanh toán lãi vay, Bộ chỉ số hiệu quả quản lý tài sản
• Chuyển giao phương pháp và ứng dụng phần mềm BOS để lập mô hình dòng tiền
• Ứng dụng mô hình dòng tiền để xác định nhu cầu huy động vốn tại các thời điểm theo các kịch bản về doanh thu, các kịch bản về thu hồi công nợ, các kịch bản về đầu tư mua sắm tài sản, các kịch bản về huy động và trả vốn vay, vốn chủ

e. Chuyển giao hệ thống kế toán

• Hướng dẫn tổ chức dữ liệu trên phần mềm kế toán để có dữ liệu đồng bộ với phần mềm BOS
• Hướng dẫn đồng bộ dữ liệu từ phần mềm kế toán lên phần mềm BOS

3. Chuyển giao cấu trúc hạ tầng
a. Giới thiệu về mô hình 4 lực của doanh nghiệp
b. Hướng dẫn nguyên lý tăng NHÂN LỰC bằng văn hóa doanh nghiệp

HÌNH THỨC CHUYỂN GIAO

1. Thông qua hệ thống các bài giảng online trên website elearning: https://e-learning.bos.edu.vn/ kết hợp tư vấn, thực hành từ xa
2. Thông qua các khóa đào tạo trực tiếp tại học viên BOS: https://bos.edu.vn/
3. Thông qua hợp đồng tư vấn và chuyển giao: nếu doanh nghiệp bạn muốn thúc đấy nhanh hơn nữa quá trình chuyển giao, chúng tôi có các gói tư vấn và chuyển giao hệ thống quản trị

KẾT QUẢ SAU CHUYỂN GIAO

1. Nhân sự quản lý có tư duy hệ thống
2. Hệ thống quản trị chuyên nghiệp, bài bản với đầy đủ các cấu phần KINH DOANH – TÀI CHÍNH – NHÂN SỰ – CUNG ỨNG. Mỗi cấu phần có đầy đủ các chức năng từ chiến lược – kế hoạch – tổ chức thực thi – báo cáo – cải tiến theo mô hình SPACE
3. Hệ thống được tích hợp trên nền tảng phần mềm BOS đồng bộ dữ liệu với dữ liệu kế toán, hoạt động với dữ liệu online trên cloud, phân quyền, bảo mật