Khi bước chân vào lĩnh vực kinh doanh, ai trong chúng ta đều nhận thức rất rõ tiền là máu huyết của doanh nghiệp. Trong đó, kế toán luôn được ví như “ngôn ngữ kinh doanh”, là cơ sở để đo lường, bằng chứng để chứng minh hiệu quả hoạt động. Dù quan trọng và mang tính chất trụ cột với công ty nhưng thực tế, kế toán chưa nhận thức được sự quan trọng một cách nghiêm túc và cẩn trọng từ chủ doanh nghiệp. Điều này tạo nên sự rối ren, hỗn loạn khi sử dụng kế toán và sổ sách. Bài viết dưới đây của BOS sẽ giới thiệu với bạn đọc ý nghĩa quan trọng của sổ kế toán và rủi ro của doanh nghiệp khi quản lý, ghi chép sổ sách kế toán bằng sổ chợ.       

Sổ Kế Toán Là Gì?

Sổ kế toán là những giấy tờ, sổ sách được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ  kinh tế theo đúng chuẩn mực kế toán.

Ghi chép sổ sách kế toán bài bản cần phải theo thông tư 200/2014/TT-BTC hay thông tư 133/2016/TT-BTC. Có thể chia sổ kế toán thành hai loại lớn là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Mỗi loại sổ kế toán sẽ được quy định kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ. 

Khi ghi chép sổ kế toán một cách bài bản, kế toán không chỉ đơn thuần ghi lại nội dung tiền thu, tiền chi mà còn phải phân định bút toán đó thuộc hàng tồn kho, chi phí trả trước, công nợ phải thu, nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu. Nội dung sẽ bao gồm các mục thời gian, ký hiệu chứng từ, tài khoản nợ, tài khoản có, diễn giải, mã khoản mục, chi phí chi tiêu. Ngoài ra, sổ kế toán còn có thể có một số thông tin quản trị theo yêu cầu của giám đốc như thông tin vùng miền, nhân viên kinh doanh, khách hàng hay nhà cung cấp.

Trên thực tế, nếu ghi chép đúng thì chi phí thuê mặt bằng trong 06 tháng đầu năm sẽ thuộc chi phí cố định, phát sinh định kỳ và không phụ thuộc vào doanh thu. Đây sẽ là chi phí trả trước nên tuy chi tiền trong tháng 1 nhưng sẽ được chia đều cho 6 tháng để ra chi phí của mỗi tháng. 

Phân chia và định khoản rõ ràng như vậy, doanh nghiệp mới có thể “đối thoại” cùng những con số, từ số liệu mà nhìn ra được tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp để điều chỉnh và ra quyết định chính xác.

Rủi Ro Khi Quản Lý Và Ghi Chép Sổ Sách Kế Toán Bằng Sổ Chợ

Doanh thu bán hàng chỉ có thể hạch toán được khi đủ 5 điều kiện sau:

• Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro cũng như lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua
• Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hay quyền kiểm soát hàng hóa
• Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
• Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
• Doanh nghiệp cần xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu dịch vụ chỉ có thể hạch toán được khi có đủ 4 điều kiện:

• Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
• Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ
• Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm lập báo cáo
• Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch cũng như chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó

Song, các doanh nghiệp SMEs chỉ hạch toán theo sổ chợ dẫn đến việc phản ánh không đúng thực chất doanh thu, chi phí, không phán đoán chính xác lời lỗ của doanh nghiệp. Do ghi chép bằng sở chơ, không có định khoản và phân chia chi tiết, gắn mã cho từng khoản mục nên doanh nghiệp SMEs dễ bị lầm tưởng mình có tiền trong khi thực tế đó là “tiền ứng trước của khách hàng” chứ không phải là “thực có” của doanh nghiệp.

Với các công ty sản xuất hoặc làm dịch vụ theo hợp đồng, sẽ có trường hợp hợp đồng kéo dài trong một năm, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Doanh thu ghi nhận nhầm trong tháng đó thực chất lại là tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng.

Ví dụ một công ty về sản xuất ký hợp đồng cung cấp 120 sản phẩm cho khách hàng theo định kỳ hàng tháng trong vòng một năm. Tổng giá trị của hợp đồng là 120 triệu đồng, khách hàng thanh toán ngay. Chi phí để sản xuất một sản phẩm như này là 500 nghìn đồng. Nếu như ghi chép sổ chợ, bạn sẽ thấy doanh thu của tháng ấy là 120 triệu, trong khi chi phí sản xuất 10 sản phẩm cung cấp/ tháng cho khách hàng là 5 triệu đồng. Như vậy, khoản chênh lệch giữa doanh thu và chi phí là cực kỳ lớn. Trong khi đó, những tháng khác, chi phí phải bỏ ra để sản xuất 10 sản phẩm vẫn là 5 triệu đồng còn doanh thu các tháng ấy lại bằng 0, khiến doanh nghiệp tưởng chừng như đang bị lỗ.

Nếu ghi chép theo đúng sổ kế toán, doanh nghiệp sẽ phân bổ doanh thu từng tháng bằng tổng giá trị của hợp đồng chia cho 12 tháng là 10 triệu/tháng, chi phí sản xuất mỗi tháng là 5 triệu, tổng hợp cùng với các chi phí khác như quản lý, nhân sự,… doanh nghiệp mới có được kết quả doanh thu và lợi nhuận chính xác. Nếu như doanh thu và chi phí có chênh lệch quá lớn hạn chế những rủi ro về tài chính. Hơn nữa, nhà đầu tư sẽ không bao giờ yên tâm rót vốn vào một doanh nghiệp thiếu hệ thống kế toán chuẩn chỉ.

Có thể thấy, việc quản lý và ghi chép sổ sách kế toán bằng sổ chợ sẽ khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng sổ chợ thì cần thay đổi bằng cách tuyển dụng một cách kế toán có kinh nghiệm ghi chép sổ kế toán bài bản, để số liệu có thể phản ánh chính xác tình hình tài chính thực tế của mình.