Trong bất kỳ Doanh nghiệp nào, kinh doanh là người làm ra tiền, kế toán là người giữ tiền. Nếu chỉ làm ra tiền mà không giữ được tiền thì khác gì ghi được bàn nhưng vẫn về tay trắng, thua vẫn hoàn thua. Thật vậy, nếu ví kinh doanh như hàng công, thì quản trị tài chính và kiểm soát nội bộ như hàng thủ! Đừng để thất thủ! Là kế toán trưởng đúng nghĩa, bạn phải luôn thấm nhuần chân lý đó.

Chức năng, nhiệm vụ, và kỹ năng cần có của Kế toán trưởng

1. Chức năng Phòng kế toán 

Chức năng của phòng kế toán

Vị trí kế toán trưởng giữ một vai trò quan trọng và chủ chốt trong các doanh nghiệp và cũng là vị trí mà rất nhiều bạn kế toán mơ ước và phấn đấu. Bạn dễ dàng nhận thấy rất nhiều cấp độ kế toán trưởng trong các Doanh nghiệp hiện nay, tôi xin phép được nêu 1 số cấp bậc điển hình như sau:

• Kế toán trưởng cấp 1: là người có khả năng phát hiện và đưa ra quy trình kiểm soát phòng ngừa rủi ro, tối ưu thuế cho Doanh nghiệp.
• Kế toán trưởng cấp 2: ngoài khả năng kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro, ở cấp độ này có khả năng hoạch định kế hoạch tài chính kinh doanh và dòng tiền.
• Kế toán trưởng cấp cao: ngoài khả năng phân tích, lập kế hoạch tài chính, vận hành dòng tiền, vị trí này có am hiểu sâu rộng về biến động thị trường, kinh tế vĩ mô, chiến sỹ chống lãng phí, bậc thầy về đo lường, kiến trúc sư về quản trị linh hoạt, nhà phân tích và tư vấn.

Vậy, bạn thử nghĩ xem bạn đang ở cấp độ kế toán trưởng nào? Tại sao cũng cùng chức danh kế toán trưởng nhưng có người thì chỉ ở mức lương 10 triệu đồng/tháng, có người hàng nghìn đô? Để đạt được mức lương hàng nghìn đô như mơ ước thì bạn cần đảm nhiệm những chức năng, nhiệm vụ gì? Bạn có vai trò như thế nào với DN của mình và bạn cần hội tụ những kỹ năng gì? Hãy xuất phát từ cái gốc là chức năng của phòng tài chính kế toán và hiểu rõ khái niệm chức năng, nhiệm vụ, vai trò là gì? Những khái niệm tưởng như đơn giản nhưng tôi tin rằng không phải ai cũng hiểu rõ đâu nhé!

• Chức năng của phòng ban: là một nhóm hoạt động, công việc chủ yếu mà bộ phận phải đảm trách và có khả năng thực hiện.
• Nhiệm vụ: được phân rã từ chức năng, cụ thể những công việc phải làm để thực hiện chức năng đó.
• Trách nhiệm: với nhiệm vụ trên, bạn phải trả về kết quả gì? Những gì bạn phải tuân thủ?
• Quyền hạn: với kết quả đó, bạn cần quyền gì, cần quyết định gì để hoàn thành chức năng?
• Vai trò: thể hiện sự đóng góp, thúc đẩy của trưởng bộ phận để hoàn thành các chức năng của phòng.

Chức năng của Kế toán trưởng – Mảng tài chính

Từng kinh qua vị trí kế toán trưởng hơn 10 năm và cùng đúc kết kinh nghiệm từ các chuyên gia tư vấn, tôi tin rằng, nếu bạn thực hiện đúng và đủ ít nhất 5 chức năng dưới đây thì bạn sẵn sàng từ chối đảm nhận vị trí kế toán trưởng với mức lương dưới 1500 $. Tin tôi đi! Và nếu bạn chưa hội tụ đủ 5 chức năng dưới đây thì hãy học ngay nhé!

​Kế toán trưởng đúng nghĩa phải là cầu nối giữa tài chính và kế toán! Chính vì vậy, tôi phân ra 2 nhóm chức năng là các chức năng thuộc mảng tài chính và các chức năng thuộc mảng kế toán.

Các chức năng mảng tài chính được hiểu như này nhé: Sau có định mức, hạn mức, có kế hoạch dòng tiền có nghĩa là thứ nhất, tất cả chi phí phải trong định mức, có kế hoạch, thứ hai là mọi khoản chi tiêu phải có kế hoạch. Khi bạn ký, bạn phải kiểm tra khoản đó có trong kế hoạch không, nằm trong định mức, hạn mức hay không? Đó mới là chất lượng của kế toán trưởng, của người quản lý doanh thu chi phí và hạch toán. Bạn đừng nghĩ đơn giản kế toán trưởng chỉ cần kinh nghiệm ghi sổ, ghim kẹp chứng từ thôi đâu. Đó chỉ là công việc của người làm thợ, của kế toán viên. Hiện nay, các Doanh nghiệp đưa ra KPI 100% nghiệp vụ phải được hạch toán đúng, tôi nghĩ đó là sai lầm vì biết thế nào là hạch toán đúng?

• Ở chức năng thứ 1: ​Bạn cần vận hành dòng tiền để công ty không lâm vào tình trạng mất cán cân thanh toán vì bạn là khâu cuối cùng để tiền đi về mà bạn không chặn khi nó đi ngoài luồng thì vai trò của bạn làm gì còn? Khi bạn ký chứng từ, bạn biết lúc nào cần stop, biết khoản nào không được cho đi? Lúc ấy, vai trò của bạn mới được phát huy. Hãy luôn đặt ra câu hỏi chúng ta làm thế nào để quản trị chi phí?
• Ở Chức năng thứ 2: Bạn phải quản cho được kết cấu chi phí, tỉ lệ chi phí và định mức chi phí để giữ cho bằng được tỉ suất lợi nhuận sau thuế.

Nếu cứ bán hàng tăng trưởng doanh thu mà không quản trị chi phí thì bán hàng để làm gì?

Chức năng của Kế toán trưởng – Mảng kế toán

​Với các chức năng thuộc mảng kế toán thì ở góc độ quản lý, một kế toán trưởng thực thụ sẽ tham mưu và định hướng xây dựng thành phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính cho doanh nghiệp của họ như sau:

​

Một kế toán trưởng thực thụ sẽ tham mưu và định hướng xây dựng hệ thống quản lý tài chính cho DN

Nhiều công ty làm ISO rồi, có hệ thống kiểm soát nội bộ rồi nhưng biểu mẫu nhân sự đưa ra không phù hợp với tài chính, kinh doanh đưa ra quy chế thưởng nhưng lại không có sự tham gia của kế toán, không đủ hồ sơ. Kinh doanh ký đơn hàng bằng mọi giá! Phiếu giao hàng, giãn tiến độ thanh toán, đổi trả hóa đơn thì kinh doanh có xu hướng dễ với khách hàng, đến khâu của kế toán thì kế toán không làm được. Đó là lỗi của kế toán trưởng, lỗi không gắn kết và truyền thông cho các phòng ban hiểu được, đừng bao giờ để các bộ phận khác ngồi ngoài cuộc. Khi các bộ phận khác xây dựng quy chế, kế toán phải tham gia để hệ thống quy chuẩn hỗ trợ nhau. Điều đó dẫn đến kết luận, quản lý tài chính không chỉ việc riêng của kế toán, nó cần hỗ trợ về hồ sơ, tiến trình thực hiện, kỷ luật tài chính. Bạn là người cầm cân, muốn cân được phải có kế hoạch tài chính dòng tiền, định mức, thống nhất phương thức nghiệm thu công việc với các bộ phận.

​ Chỉ có như vậy, kế toán trưởng mới được nhìn nhận và coi trọng từ phía lãnh đạo!

3. Quyền hạn của Kế toán trưởng 

Từ đầu bài đến giờ, tôi mới chỉ nói đến trách nhiệm, chắc hẳn các bạn sẽ thắc mắc rằng: trách nhiệm nhiều thế, mà chưa thấy quyền hạn đâu? Quyền hạn trong tay kế toán trưởng cũng không nhỏ đâu bạn nhé:

Quyền hạn của kế toán trưởng

4. Mô tả công việc của Kế toán trưởng 

Để giúp bạn dễ hình dung công việc chi tiết của kế toán trưởng, Học Viện Quản Trị BOS xin phép được chia sẻ danh sách công việc rất cụ thể của vị trí kế toán trưởng. Chi tiết theo biểu mẫu đính kèm.

Dựa trên 1 số gợi ý này, bạn có thể xây dựng bảng nhiệm vụ chi tiết hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của mình. Căn cứ vào từng công ty & yêu cầu tổ chức cụ thể, bạn có thể chi tiết hơn nữa và rút gọn tùy ý.

Và nên nhớ rằng trong thời đại ngày nay, hãy xóa bỏ chuyên môn hóa ở mức cơ bản. Là kế toán trưởng, bạn hãy bố trí với những công việc cơ bản thì ở bất kỳ vị trí nào trong phòng cũng làm được, đó gọi là kiêm nhiệm bắt buộc. Đây là cách xóa bỏ bệnh ngôi sao và có trách nhiệm chung, trong mô tả công việc nên yêu cầu kiêm nhiệm bắt buộc.

5. Tiêu chuẩn công việc của Kế toán trưởng 

Tiêu chuẩn công việc của kế toán trưởng được thể hiện chi tiết theo hình ảnh Mindmap sau:

6. Điều kiện cần và đủ để trở thành một Kế toán trưởng thực thụ

Là kế toán đơn thuần đã vất vả, là kế toán trưởng lại càng vất vả hơn, đòi hỏi bạn phải rất khéo léo, nguyên tắc nhưng phải linh hoạt. Đây là câu đầu tiên trong cuộc họp sếp nói với mình khi nhận vị trí kế toán trưởng. Vừa khó lại vừa dễ, phải không bạn ? Nào là vừa phải hết lòng phục vụ các phòng ban giúp hoạt động kinh doanh vận hành trơn tru nhưng vẫn trên trên nguyên tắc, nào là cân đo, đong đếm tài chính, tối ưu thuế,… Nhưng hãy lạc quan để giải quyết vấn đề, mọi việc đều có thể giải quyết được nếu bạn hội tụ các điều kiện cần và đủ dưới đây nhé:

Thứ nhất: Đạo đức nghề nghiệp

Đạo đức nghề nghiệp kế toán bao gồm những phẩm chất nghề nghiệp kế toán theo nguyên tắc kế toán cơ bản: Độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn, tính bảo mật, tuân thủ pháp luật, chuẩn mực kế toán, kiểm toán…

• Bạn là người luôn bảo vệ cái đúng, từ chối giao dịch / hoặc nghiệp vụ tiềm ẩn rủi ro pháp lý.
• Độc lập tiếp cận số liệu & yêu cầu cung cấp số liệu để thực hiện đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện từng phần của KHTC-KD
• Từ chối / hoặc tạm dừng giao dịch ngoài định mức, hạn mức, chi phí không được trừ để xin ý kiến hoặc giải pháp xử lý bổ sung

Thứ hai: Tâm huyết với nghề

Kế toán trưởng trước hết phải là người yêu nghề, tâm huyết với nghề, không những vậy, bạn cần phải làm cho nhân viên và đồng nghiệp cũng yêu nghề kế toán thông qua việc tuyên truyền, hướng dẫn về quy trình, về thủ tục giấy tờ và công việc hàng ngày của Phòng kế toán. Nghề nào cũng vậy, có yêu nghề mới có động lực làm việc, mới vượt qua thách thức, gian nan (đặc biệt trước mỗi kỳ thanh kiểm tra, quyết toán thuế) và như vậy mới mang lại hiệu quả, có hoài bão, định hướng và mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng.

Thứ ba: Luôn cập nhật kiến thức và trau dồi nghiệp vụ chuyên môn

• Bạn cần luôn cập nhật kiến thức, trau dồi nghiệp vụ tự đào tạo mình để trở thành người có chuyên môn sâu để đáp ứng mọi yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
• Bạn phải nắm rõ được mục tiêu hàng năm của DN, từ đó xây dựng mục tiêu theo tiêu chí SMART của phòng kế toán theo BSC phù hợp với mục tiêu công ty.
• Bạn nên tránh sa đà vào công việc sự vụ hàng ngày: ký giấy tờ nhỏ, lẻ,…hãy ủy quyền cho cấp phó xử lý và báo cáo, bạn kiểm soát lại sau.
• Bạn nên tập trung vào nghiên cứu phân tích số liệu kế toán, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị đưa ra quyết định quản lý phù hợp
• Thường xuyên tuyên truyền phổ biến chính sách kinh tế, tài chính, kế toán, đào tạo bồi dưỡng kiến thức và kinh nghiệm cho cán bộ cấp dưới.

Thứ tư: Tầm nhìn vào Sếp

Trên thực tế ở nhiều Doanh nghiệp, lãnh đạo vẫn chưa hiểu đúng về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng. Họ cho rằng: Bạn chỉ là người quản lý bộ phận ghi chép sổ kế toán, tổng hợp sổ liệu, chế biến số liệu lỗ thành lãi, lãi thành lỗ, … và vai trò của bạn không được phát huy. Nếu vậy, cho dù bạn có xây dựng một hệ thống các quy chế, quy định, quy chuẩn tốt đến đâu, phù hợp đến mức nào nhưng thiếu những hành động quyết liệt cho áp dụng Chủ doanh nghiệp thì vai trò của bạn dường như vô nghĩa.

Thật khó nếu chủ doanh nghiệp của bạn mong muốn trốn thuế nhưng không hiểu ro quy định của pháp luật về thuế. Hãy tư vấn cho sếp của bạn hiểu rằng: Không có 1 công ty niêm yết lên sàn làm 2 sổ! Hãy lành mạnh hóa tài chính, chỉ chừng nào lành mạnh hóa tài chính, DN của bạn mới bắt đầu lớn, còn hơn mãi nhỏ để không có tiền để nộp thuế!

Như vậy, để trở thành một kế toán trưởng thực thụ, ngoài chuyên môn giỏi, bạn cần có đạo đức nghề nghiệp, tâm huyết với nghề và tư duy, tầm nhìn chiến lược của Sếp.

Còn nhiều lắm, nhưng tôi sẽ chia sẽ tiếp trong các bài viết tiếp theo trên Học Viện Quản Trị BOS. Hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp ích cho bạn, chúc bạn thành công với cương vị kế toán trưởng, đó là khởi đầu tạo bước đệm giúp bạn trở thành CFO tương lai!

XEM THÊM: 5 TỬ HUYỆT Làm Mất Tiền Của Doanh Nghiệp